當(dāng)一個(gè)組織從零開(kāi)始建立質(zhì)量管理體系，或者推翻既有體系重建一個(gè)全新的質(zhì)量管理體系時(shí)，往往需要一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的質(zhì)量經(jīng)理來(lái)確保工作順利有效。

 

　　如下四項(xiàng)基本原則可以幫助質(zhì)檢經(jīng)理在空白“畫(huà)布”上描繪質(zhì)量管理體系的宏偉畫(huà)卷。

 

1、簡(jiǎn)化程序

 

　　簡(jiǎn)化程序如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求？最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會(huì)把盡量多的要求納入到一個(gè)程序中。不少因程序過(guò)多而夭折的新組織，其程序的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了法律法規(guī)的要求。

 

　　“出于一致性、符合性、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒(méi)有必要。比如，如果公司對(duì)雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，公司程序就走向了極端。

 

　　對(duì)于那些創(chuàng)建了過(guò)多程序的質(zhì)量經(jīng)理，我有3條建議：

 

　　第一，識(shí)別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序；

 

　　第二，識(shí)別必備程序中哪些可以歸并到一起，比如，完全沒(méi)必要對(duì)糾正活動(dòng)（CA）和預(yù)防活動(dòng)（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合并為“糾正和預(yù)防”（CAPA）這一道程序；

 

　　最后，評(píng)估經(jīng)過(guò)上述步驟選出的程序，識(shí)別哪些將真正簡(jiǎn)化組織程序。另外，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了，還是增加了他們的工作量。

 

　　質(zhì)量經(jīng)理還要遵守這樣的規(guī)則：如果必須要建立一個(gè)看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。

 

　　比如，要是非得建立一個(gè)澆花“標(biāo)準(zhǔn)化操作程序（SOP）”，就不要規(guī)定什么時(shí)候澆、怎么澆，僅僅簡(jiǎn)化為：保持辦公室綠植不死。買(mǎi)些仙人掌之類(lèi)的綠植放在辦公室。要是不小心連仙人掌都養(yǎng)死了，那就再買(mǎi)些絲綢布花，最后給自己寫(xiě)份糾正和預(yù)防程序（CAPA）。

 

2、避免法律法規(guī)條款堆砌

 

　　法律法規(guī)通常寫(xiě)得很寬泛。盡管有詳細(xì)的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對(duì)法律法規(guī)的解釋，而簡(jiǎn)單地將條款復(fù)制粘貼到自己的工作程序中。在政府監(jiān)管者看來(lái)，廠商把程序文件寫(xiě)成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么，所以打算原封不動(dòng)復(fù)制粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”

 

　　很多組織在建立質(zhì)量管理體系時(shí)花費(fèi)了大量資源，比如從別的項(xiàng)目調(diào)配人員、雇用咨詢顧問(wèn)等。也有的組織直接拿來(lái)別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進(jìn)行了同義詞的替換，就像不想被認(rèn)定為“剽竊”的大學(xué)生如法炮制自己的學(xué)期報(bào)告一樣。

 

　　程序語(yǔ)言的簡(jiǎn)化是實(shí)施一致性的最佳戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒(méi)有清楚指出如何實(shí)施工作任務(wù)，那就需要重新編寫(xiě)SOP。SOP無(wú)需通過(guò)堆砌法律法規(guī)條文來(lái)給合作伙伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致、簡(jiǎn)單易懂、一步接一步的程序。

 

3、突破質(zhì)量術(shù)語(yǔ)縮寫(xiě)困境

 

　　質(zhì)量術(shù)語(yǔ)的宣貫和理解是非常麻煩的事情。一個(gè)好的辦法是，為每位員工提供一份包括術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確釋義的縮寫(xiě)詞備忘單放在他們的辦公桌上，以便隨時(shí)查看。

 

　　這個(gè)工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個(gè)縮寫(xiě)的釋義，那么最好簡(jiǎn)化一下程序，刪除這個(gè)拗口的縮寫(xiě)。

 

4、文件流轉(zhuǎn)“加速跑”

 

　　想象一下這樣的情形：你花費(fèi)了數(shù)周建立起了一套CAPA程序，在你眼里，它不止完美，簡(jiǎn)直是一件藝術(shù)品。你填好文件變更控制表，把打印的文件送入審核批準(zhǔn)程序。你相信在這套審批流程中，運(yùn)營(yíng)經(jīng)理會(huì)把你的文件及時(shí)送給監(jiān)管經(jīng)理，再送給工程經(jīng)理。可兩周過(guò)去了，音訊皆無(wú)，最后你發(fā)現(xiàn)，文件依然還在運(yùn)營(yíng)經(jīng)理桌上，被壓在一堆其他文件下面。你意識(shí)到，為了加快獲得批準(zhǔn)，你需要挨個(gè)跑部門(mén)盯流程。

 

　　對(duì)于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強(qiáng)大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡(jiǎn)化流程最有效的辦法。工作的所有需求都能在這套操作性很強(qiáng)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)——生成審批郵件、監(jiān)控流程關(guān)鍵點(diǎn)、找出差距等。人們?cè)僖膊恍枰�去尋找可笑的紙質(zhì)文件。建設(shè)一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴，但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，為了高效、省時(shí)，投資這樣的系統(tǒng)無(wú)疑是值得的。

 

　　然而，即使組織可承擔(dān)巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取。比如，在一個(gè)以盡快建立實(shí)施質(zhì)量管理體系為目標(biāo)，且文件審批人員集中在一起辦公的組織，無(wú)紙化辦公就不實(shí)用。當(dāng)組織首次建立質(zhì)量管理體系時(shí)，并不是越強(qiáng)大、越快、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實(shí)際情況，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來(lái)的麻煩比獲得的增值更多。要根據(jù)組織的規(guī)模、對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)的預(yù)期來(lái)確定。

 

　　在急急忙忙建立體系和程序之前，質(zhì)量經(jīng)理應(yīng)該問(wèn)一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎？審核員要經(jīng)過(guò)多少道程序才能驗(yàn)證系統(tǒng)的符合性？如果體系運(yùn)行一年之后失敗了怎么辦？

 

　　不急于行動(dòng)，多問(wèn)幾個(gè)為什么，堅(jiān)持以簡(jiǎn)單的方式做事，就能簡(jiǎn)化工作程序，創(chuàng)建更好的工作流程。而關(guān)注如上四項(xiàng)基本原則會(huì)幫助我們做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。