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01 目的
為了做好公司外部審核、檢查的接待工作，明確相關(guān)人員在外部審核、檢查時(shí)的行為規(guī)范，特制定本工作指引。
本工作指引適用于管理體系外審、客戶(hù)審核、政府部門(mén)檢查、評(píng)級(jí)等相關(guān)工作。
02 定義
審核員：客戶(hù)、審核機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)派來(lái)的體系審核、檢查、 評(píng)級(jí)人員;
接待人員：本公司負(fù)責(zé)接待審核員的人員；
陪同人員：審核、檢查、評(píng)級(jí)過(guò)程中本公司的陪同人員；
現(xiàn)場(chǎng)人員：審核、檢查、評(píng)級(jí)過(guò)程中，審核員在現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)到的人員。
03 職責(zé)
3.1 接待人員工作職責(zé):
（1）事先將審核員的工作目的、范圍、時(shí)間等傳達(dá)給相關(guān)部門(mén);
（2）根據(jù)審核員工作內(nèi)容，制定本公司各部門(mén)的工作計(jì)劃；
（3）負(fù)責(zé)安排審核員的往來(lái)接送、飲食、住宿、其它活動(dòng)的日程安排等。
3.2 陪同人員工作職責(zé):
（1）正確理解審核員的問(wèn)題，并恰當(dāng)?shù)亟獯稹⒒貜?fù)；
（2）提供審核員所需的文件資料；
（3）帶領(lǐng)審核員到達(dá)所需的審核現(xiàn)場(chǎng)；
（4）審核員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前對(duì)其進(jìn)行必要的安全教育，并確保其已配置足夠的防護(hù)用品。
3.3 現(xiàn)場(chǎng)人員工作職責(zé):
（1）正確理解審核員的問(wèn)題，并恰當(dāng)?shù)鼗貜?fù)；
（2）提供審核員所需的文件資料。
04 人員選擇
4.1 接待人員的資格要求:
（1）職務(wù)級(jí)別滿(mǎn)足審核員的要求；
（2）人際交往能力較強(qiáng)；
（3）溝通表達(dá)能力較好；
（4）對(duì)審核員有一定認(rèn)識(shí)或已有業(yè)務(wù)往來(lái)的。
4.2 陪同人員的資格要求:
（1）職務(wù)級(jí)別滿(mǎn)足審核員的要求；
（2）對(duì)公司或本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程熟悉；
（3）溝通表達(dá)能力較好；
（4）反應(yīng)快，應(yīng)變能力強(qiáng)。
4.3 現(xiàn)場(chǎng)人員的資格要求:
現(xiàn)場(chǎng)人員通常不能事先確定，盡可能安排操作熟練的老員工或班組長(zhǎng)去應(yīng)對(duì)。
05 活動(dòng)程序
5.1 準(zhǔn)備
5.1.1 接待人員收到審核員的工作計(jì)劃后，制定本公司的工作計(jì)劃，并將其傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)；必要時(shí)可組織各部門(mén)開(kāi)會(huì)討論；
5.1.2 各部門(mén)收到接待人員的信息后，及時(shí)準(zhǔn)備審核所需的文件、資料；
5.1.3 各部門(mén)在審核前需對(duì)本部門(mén)進(jìn)行自查，重點(diǎn)是審核員關(guān)注的問(wèn)題、內(nèi)容、項(xiàng)目等；
5.1.4 針對(duì)自查出的問(wèn)題，各部門(mén)盡可能在審核員到達(dá)前完成整改；對(duì)于不能完成的整改項(xiàng)目，應(yīng)事先做好應(yīng)對(duì)措施；
5.1.5 各部門(mén)指定陪同人員；
5.2 接待
5.2.1 接待人員要確定好審核員到達(dá)時(shí)間、人員名單等，視情況擺設(shè)“歡迎 XX 光臨指導(dǎo)” 之類(lèi)標(biāo)語(yǔ)或標(biāo)牌；
5.2.1 接待人員要確定好接待地點(diǎn)，并準(zhǔn)備好相關(guān)設(shè)施（會(huì)議室、電腦、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、接待用安全帽、飲料等）；
5.2.2 陪同人員要攜帶好相關(guān)文件、資料，提前進(jìn)場(chǎng)；
5.2.4 雙方人員到齊后，由接待人員介紹公司狀況及各陪同人員姓名、職務(wù)。
5.3 審核
陪同人員及時(shí)提供審核員所需的文件資料并解答審核員提出的問(wèn)題，特別注意事項(xiàng)：
（1）提供給審核員的文件事先要檢查過(guò)，有問(wèn)題的資料（如：內(nèi)容不完整的，問(wèn)題點(diǎn)未改善的，糾正措施不具體的等）不要提交給審核員；
（2）審核員若無(wú)特別要求，不要提供整個(gè)資料夾的文件；
（3）與本次審核內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件、記錄盡可能不要給審核員看到；
（4）不要帶審核員到與審核內(nèi)容或其產(chǎn)品無(wú)關(guān)的車(chē)間、部門(mén)、場(chǎng)所；
（5）公司FTP共享資料夾不能打開(kāi)給審核員看到；
（6）個(gè)人郵箱里的郵件不能打開(kāi)給審核員看到；
（7）所用的U盤(pán)只能存放與本次審核有關(guān)的電子檔文件；
（8）認(rèn)真聽(tīng)取審核員的意見(jiàn)，耐心地有禮貌地回答審核員的問(wèn)題，避免爭(zhēng)吵；
（9）不知道如何回復(fù)時(shí)向上級(jí)或其它陪同人員請(qǐng)教；
（10）如果發(fā)現(xiàn)有回答錯(cuò)誤或資料提供錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)在審核結(jié)束前向?qū)徍藛T提出更正；
（11）現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，必須保證每個(gè)審核員身邊都有人陪同，不可以讓審核員單獨(dú)與現(xiàn)場(chǎng)員工交談或單獨(dú)在現(xiàn)場(chǎng)查找問(wèn)題；
（12）現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，若陪同人員先于審核員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)私下知會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人；
（13）現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)人員回答不清楚或錯(cuò)誤時(shí)，陪同人員要及時(shí)提示、糾正；
（14）審核員要求帯走產(chǎn)品技術(shù)性文件（如：圖紙、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等）時(shí)應(yīng)委婉地拒絕，并請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；
（15）審核過(guò)程中不要提及與審核方同行或其競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有關(guān)的信息。
5.4 總結(jié)
總結(jié)會(huì)議時(shí)，各部門(mén)陪同人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取審核員的總結(jié)發(fā)言，尊重審核員的意見(jiàn)，針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)要做好記錄。
5.5 問(wèn)題點(diǎn)回復(fù)
5.5.1 審核方有要求時(shí)，按審核方要求的格式回復(fù)問(wèn)題點(diǎn)的整改措施，并提供相關(guān)證據(jù)；
5.5.2 審核方無(wú)要求時(shí)，按本公司的格式回復(fù)問(wèn)題點(diǎn)的整改措施，并提供相關(guān)證據(jù)；
5.5.3 注意事項(xiàng)：
（1）容易實(shí)施的整改措施要盡可能按審核員的意見(jiàn)和方法去實(shí)施；
（2）整改措施實(shí)施難度大的，完成期限可以定遲一些，或者只整改少部分容易完成的內(nèi)容；
（3）整改措施成本太高或條件不具備，暫無(wú)法實(shí)施的，應(yīng)注明無(wú)法實(shí)施的原因；視情況可設(shè)定一個(gè)較遠(yuǎn)的預(yù)計(jì)實(shí)施日期。
