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第一步 熟悉流程文件
企業(yè)的流程文件一般有以下四階：
質量手冊（一階）， 程序文件（工作流程類）（二階），指導書、作業(yè)規(guī)范類文件（三階），記錄類（四階）。
重點先看二階，先把整個公司的運作流程熟悉了再說。
熟悉完二階，再去看三階的。
公司的具體事務事情該怎么做（流程），做到什么程度（規(guī)范）在你心里要有一個大致的框架。
這么多資料當然不可能一下子都記到腦子里。
但是你必須在心里有一個印象，出現問題了之后，你們能第一時間找到相應的二階和三階文件查閱具體要求。
第二步 熟悉公司的實際運作
可以對照二階、三階文件看實際的運作。這么做可以加快你入職初期學習的效率。
正常情況下文件怎么規(guī)定實際的運作就要怎么做。
但是有很多公司里面不是這樣的，多少都會背離要求，按照標準里面有規(guī)定不執(zhí)行就是不符合項了。但是這個時候不要傻傻的急著冒頭指責別人不按要求執(zhí)行，先了解情況再說。
在自己站穩(wěn)腳跟之前，低調學習。但是不管怎么樣，碰到問題一定要先記錄下來。在熟悉公司運作的時候別忘了最重要的人--你的上司。碰到疑問，要及時向他請教。一定要珍惜你的新手期，過了這個新手保護期，你再去問一些公司基本運作的事情，會被貼上“混日子”，“啥都沒學會”等標簽。
第三步 了解各部門負責人的做事方式
一定要清楚他們的避諱，如果可以，了解他們的喜好。
最好的方式是找人事主管聊天請教。
為了更好的開展工作，先熟悉各部門負責人的性格特點，你只要提出要求，人事主管必然會幫你。一開始就和各部門主管打好關系是后面工作能夠順利開展的前提。
第四步 向各部門負責人請教約在他們方便的時候找他們聊天。
請教他們工作流程方面的事情，然后前面發(fā)現的實際工作和規(guī)定要求不一致的地方，也要告訴他們。
問他們知不知道？為什么會存在這種現象。很多前面碰到問題都能在這個環(huán)節(jié)得到解答。
第一步到第四步都是前期的學習和熟悉的部分，最好在一個月內能夠完成。向各部門主管請教這種拜碼頭、秀存在感的事情，最好在前兩周就能完成。在此期間，上司安排做什么，你就做什么。
接下來講講進入工作狀態(tài)該做什么？
第五步 和上司明確你的工作職責要求
在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作環(huán)境。
但是要注意工作職責的界定，臨時指派給你的非職責范圍的工作不要一不小心成為你的專職。
如果你有多余的精力還好說，就怕真正忙起來了，這些工作甩不掉。
除了職責的界定，還要清楚上司對你職責范圍內的要求。
明確要求之后，你要先了解這么做的話需要什么樣的權限，需要哪些資源，適時的向上司提出資源需求。
質量體系專員這個職位很特殊，如果是有專門的體系部門，那崗位權限就很清楚。
但是沒有體系部門的公司就很多樣化了，有向質量經理匯報的，有向質量總監(jiān)、副總匯報的，甚至由直接向總經理匯報的。
有些歸質量部管，有些歸總經辦管。
所以正式開展工作前一定要先弄清楚公司對你這個崗位的定位。
如果要推動的事情超出你的權限范圍，一定要申請更高的權限。
第六步 梳理工作計劃（年度、月度、周計劃）
1、年度計劃：每年的什么時候做什么事
如果過去就有，自然最好，如果沒有的話。一定要做一個出來。
什么時候內審、什么時候管理評審這是最基本的。
我喜歡按4M1E的方式展開，避免遺漏，我列舉的不一定全。
人：培訓計劃--年度就要定好
崗位技能評定計劃--針對在職人員評估的
……
機：設備維護保養(yǎng)計劃
工裝維護保養(yǎng)計劃
計量器具的第三方外部校準計劃
……
料：供應商年度評鑒計劃
法：外審安排（去年什么時候審，今年就定在什么時候）
內審計劃
管理評審計劃
過程審核計劃
產品審核計劃
不符合整改計劃
年度新產品開發(fā)計劃
環(huán)：主要是安規(guī)類、環(huán)保類。
消防演練安排
產線區(qū)域劃分調整、維護安排
基本上相當于把每個部門的年度工作計劃整合成你的工作計劃。
這么做的目的是方便跟蹤，事情不是你來做，但是你要跟，有沒有違反質量體系的要求。
以上工作跟總經辦的內容是重合的，如果總經辦有做，那要過來補充就行，如果沒有，推動他們和你一起做。
這就是為什么有些公司把體系專員歸口到總經辦的原因。
2、月度計劃：把年度計劃分解成月度
年度計劃制定的時間是估算，那月度計劃的時間就應該是精確到天的。
每月的KPI績效（產銷量、不良率、設備維護保養(yǎng)情況質量成本核算等等）必須及時收集。
3、周計劃：自己的工作計劃年度月度都是公司層面的計劃，是你需要去跟蹤執(zhí)行情況的。
而周計劃則是你自己要做的事。
工作計劃的制定很重要，“如果你沒有計劃，那你的時間都會被別人計劃掉”。
很多人入職時候很苦惱，明明不是我的工作職責，領導還要一直交給我來做。
那是因為領導眼中你是閑的。
尤其是體系專員，你的工作都是監(jiān)察類的，事情都是別人在做，貌似你什么都不用做。
一旦公司內部有事情忙不過來，第一時間就想到你。
所以養(yǎng)成計劃的習慣，每周上班第一件是把計劃發(fā)給你領導。
他再要安排工作的時候，就會好好的思量一番。
正常周計劃的工作量排到80%就可以，另外的20%預留給變化和領導的指派工作。
第七步 日常的工作開展
開展工作的第一步，就是把去年的外審不符合項，客戶審廠的不符合項匯總出來。
逐項落實問題的整改完成情況，確保所有問題關閉，并證據充分。
接著就是每周都要確定各部門工作計劃的執(zhí)行情況，隨機抽查的方式，跟蹤執(zhí)行效果。
如果不符合要求，應該及時開出不符合項報告。
如果放任不管，問題會累計的越來越多。
如果所在公司是實打實的推行質量管理體系，那體系專員的工作量還是很大的。
80%的時間都要耗費在流程梳理和完善的工作上。
公司各方面運作良好無異常，那體系專員會相對輕松，這個時候就要有計劃的去逐部門的去審核他們的運作情況，對照流程規(guī)范和記錄表單，看有沒有問題。
等到外審了再去臨時去挑毛病補資料，很可能會到導致公司的運作受影響，如果是這樣的話，你就等著挨罵吧。
事實上公司運作是不可能不出現問題的，產品出現重大或頻次不良，生產到期交付付出來，設計的樣品不符合客戶要求被退回，幾乎所有的問題，歸根結底都是體系流程不嚴密，存在缺失。這個時候就要補充完善了。
這個過程對體系專業(yè)來說才是最煎熬的，尤其是職責不明確的時候，技術說這事該質量管，質量說該生產做，經常會鬧的不可開交。
要是碰到兩個部門負責人相互挑刺、掐架的時候，夾在中間是非常痛苦的。
這就是為什么要求體系專員要有良好的溝通協調能力，為什么要更高的授權。
很多公司由于資源配備不足，體系工作是脫離實際的，那作為體系專員的工作經歷更多的是耗費在文件資料的一致性上。
那日常的記錄審核就非常關鍵了。
脫離實際的情況下，很多員工都會忘了流程文件的規(guī)定是什么，做出來的記錄和要求是不相符的，所以除了記錄審查之外，還要不斷的給員工做培訓，客戶、審核機構來審核的時候要怎么來回答。
要提供什么樣的記錄表單。
雖然我一直不提倡這么做，但這是特定時期的特殊現象，一時半會是沒有辦法杜絕的。
