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撰寫不符合項報告是審核員的基本功。這項基本功打不好，寫出的不符合項報告將會誤導被審核組織，并被人所嗤笑，降低認證委托方的聲譽。
此項工作對資深審核員來說，看似是小事一樁。但對實習審核員和組織的內審員來說，卻一直是個難題。
本文按照國際慣例以及有關審核標準要求，談一下在質量管理體系審核過程中開具不符合項報告的基本要求及對標原則，供大家參考并提出批評意見。
一、不符合項報告編寫應滿足的基本要點
所謂的不符合項就是指那些違背審核準則的事實和證據。所謂的審核準則在審核中一般包括法律法規要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求。不符合項報告包括對不符合項事實的描述、不符合理由的陳述和不符合項性質的判定三部分內容。
不符合項事實內容描述的基本要求可歸納為四條：以客觀事實為依據、以審核準則為準繩、通過審核組內溝通，提出有深度的問題、得到受審核方的確認。
1、以客觀事實為依據
不符合事實必須是審核員親眼看到的、當事人親口陳述的，以及審核員稽查受審核方的文件和記錄時查到的。這與司法機關“辦案子”有點類似。
審核員應把不符合項報告必須辦成“鐵案”，經得起相關方的質詢。這件事說起來簡單，但是必須與受審核方產品和服務的特點相結合，才有深層次的意義。
2、以審核準則為準繩
所謂的“以審核準則為準繩”，就是必須按照法律法規要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求，檢查體系實施過程的符合性，而不能想當然。
對于這種事實，還應查組織的質量管理體系文件中，有沒有不能用赤手拿印制板的要求。還有的審核員以自己的工作經歷和自己所在企業的做法，去考評受審核方體系運行情況，開具的不符合項報告搞得受審核方莫名其妙。
再者，如果單體系質量審核時，發現了涉及環境和安全的不符合項，可以給受審核方提出口頭交流，而不應開具不符合項，因為您的審核準則是質量管理體系認證標準，而不是環境、安全體系認證標準。
3、提出有深度的問題
所謂的“提出有深度的問題”，可以從兩個方面去理解。
一個方面是對一些偶然發生的文件簽字不全、記錄編號斷續、必要的標識漏寫等問題，雖然是不符合項，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運行和產品質量，當面給受審核方提出，讓他們糾正就行了，不必開具不符合項報告。
另一方面是要求您應針對表象的問題，進行適當的追溯，看看問題產生的直接（初步）原因或普遍性。
如果多處審核場所都存在沒有標識的問題，性質就變成嚴重不符合項了。
4、得到受審核方的確認
所謂的“得到受審核方的確認”，表面上好理解。但在事實過程中就存在一些問題。
表現在審核員開出了不符合項報告，或者是受審核方不認可；或者是受審核方代表雖然在報告上簽字了，但心里卻覺得委屈。
要做好這件事，最簡單的方法就是在審核現場發現不符合項后，應當即給受審核方的陪同人和當事人說清楚。
必要時，也可給人家時間，讓人家拿出否定這個不符合項的證據。如果他們拿不出否定的證據，就能做到使受審核方心服口服。
二、文字描述的基本要求
不符合項事實描述中，除了以上的基本要求之外，還要在講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。
1、文字描述必須是確鑿的事實
經過受審核方確認，不會引起爭議。要做到這一點，除了滿足前面講的基本要求之外，還應關注審核記錄問題。審核員一定要在審核現場及時形成記錄。俗話說：好記性不如爛筆桿。有些同仁自持記憶力強，不及時進行記錄，現場審核結束后才補充記錄并寫不符合項報告，那樣很可能出錯。
2、文字記錄的事實必須有可追溯性
要達到這個目標，就應在不符合事實描述中關注五個關鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。
3、語言應簡潔、清楚、問題突出
這也是個別審核員容易犯錯的地方。一張不符合項報告，光是事實描述就寫了半頁紙，讓人看不懂，或者看著頭疼。一般講，用四號字體打三行字就足夠進行事實描述了。你不是寫論文、寫書，也不是寫“審核情景分析”，用不著長篇大論。
4、事實的描述必須與不符合理由
一是審核員必須十分熟悉審核標準的要求。受審核方必須按規定進行檢驗，適用于對錯漏撿事件的對標。而沒有檢驗記錄，不一定人家就沒有檢驗，要判標準的這句話，除非檢驗員承認自己漏檢了。
二是不符合項事實描述一定要為對標打下“鋪墊”，不能讓人感覺到描述的事實與不符合理由沒有聯系，前后不連貫
三、不符合理由的陳述
指明該事實不符合認證標準的那一條哪一句話，這是不符合項報告十分重要的組成部分。
對標的“學問”最大，對標的準確性最根本的因素是基于審核員對認證標準深刻理解。
同時，按照國際通行的慣例，還有五條基本原則可供遵循。
四、不符合項性質分為兩大類
即嚴重（major）不符合項和一般（minor）不符合項。按照國際通行的做法，嚴重不符合項主要包括以下四點
1、體系出現系統性不符合
比如，某一個過程或關鍵子過程多處重復性出現不符合項，或體系的關鍵績效指標KPI（可理解為受審核方質量目標）未完成，也未采取積極的糾正措施等等。
2、體系運行出現區域性的不符合
比如，某一個部門所主管的過程均出現或多個過程出現不符合項，且未采取有效的糾正措施等等
3、對產品質量具有重大影響的不符合
比如，用失準的計量器具對最終產品進行檢驗和試驗；產品的重要出廠檢驗項目沒有按規定實施檢驗和試驗就出廠；某武器裝備（如飛機）采購的重要采購產品未經入廠檢驗就直接裝機，造成使用（如飛行）事故……等等。
4、存在嚴重違反法律的行為
比如，在食品中添加國家明令禁用的添加劑；鍋爐等易燃易爆產品未按要求送國家規定的監測機構監督檢驗就放行；盜用別人的知識產權設計和生產產品并銷售……等等。
對于不同認證標準或行業的認證機構，嚴重不符合項的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項可以界定為一般不符合項。
審核員對不符合項性質的劃分一般都是清楚的。但是，在實施過程中往往存在著兩種人為錯誤。
一是出于照顧情面或其他因素的考慮，將嚴重不符合項大事化小，甚至不將其納入不符合項報告范疇。
二是不良心態作祟，小事化大，把一般不符合項演化成嚴重不符合項。這些都是十分錯誤的做法，違背了審核員的行為準則，應予以糾正。
