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1、目的
對采購過程進(jìn)行有效控制，確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的要求。
2、適用范圍
公司對原輔材料的采購過程，包括對相應(yīng)供應(yīng)商的選擇評價。
3、職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對合格供應(yīng)商的批準(zhǔn)。
3.2采購部負(fù)責(zé)采購管理：
3.2.1對供應(yīng)商的選擇、調(diào)查、評價及編制合格供應(yīng)商名錄；
3.2.2負(fù)責(zé)采購合同的簽署及訂單的下發(fā)；
3.3質(zhì)量部對采購商品的質(zhì)量驗(yàn)證。
3.4相關(guān)部門配合上述各部門開展此項(xiàng)工作。
4、定義
無
5、工作流程
5.1供應(yīng)商的分類
A類供應(yīng)商——原料和輔料、與食品接觸材料的工業(yè)品和經(jīng)加工的農(nóng)產(chǎn)品的供應(yīng)商。
B類供應(yīng)商——其他供應(yīng)商。
5.2供應(yīng)商的選擇與評價
5.2.1 A類供應(yīng)商由相應(yīng)采購部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。
A類供應(yīng)商要調(diào)查及收集資料的內(nèi)容包括但不限于以下方面：
a） 營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)的許可證如衛(wèi)生證等；
b） 主要產(chǎn)品類型以及產(chǎn)能、報價；
c） 人員、技術(shù)、設(shè)備設(shè)施的現(xiàn)狀；經(jīng)營歷史和市場信譽(yù)、企業(yè)形象等。
d） 質(zhì)量、食品安全管理體系認(rèn)證證書（必要時或顧客有需求時）；
e） 其他資格能力證明；
f） 樣品。
B類供應(yīng)商調(diào)查其是否有固定的農(nóng)產(chǎn)品來源或生產(chǎn)基地，固定經(jīng)營地址，并且在過往的供貨歷史中沒有不良記錄。
5.2.2 供應(yīng)商資料收集齊全后，由采購負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門（如運(yùn)營部、運(yùn)營部）等進(jìn)行評價，評價結(jié)果填入《供應(yīng)商評價/再評價表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后成為合格供應(yīng)商。
評價方式可以采用以下一種或多種方法進(jìn)行：
a） 對供方的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行評價；
b） 對供方的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨情況及品質(zhì)處理情況進(jìn)行評審；
c） 對供方管理體系進(jìn)行審核驗(yàn)證其按要求提供所需產(chǎn)品的能力；
d） 調(diào)查供方的顧客滿意度；
e） 調(diào)查供方的財(cái)務(wù)狀況、服務(wù)和支持能力。
5.2.3選擇供應(yīng)商的基本原則
a） 供應(yīng)商須是所供應(yīng)產(chǎn)品的生產(chǎn)商戶或其指定的代理商。
b） 供應(yīng)商須提供一定時限的合理的保持服務(wù)，并有能力提供保證。
c） 對長期一直品質(zhì)良好，交貨期穩(wěn)定準(zhǔn)時，信譽(yù)良好，服務(wù)優(yōu)良的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇。
d） 在相同條件下，優(yōu)先選擇獲得HACCP、ISO9001、ISO14000認(rèn)證的供應(yīng)商。
e） 選擇3家以上的相同采購對象的供應(yīng)商，對其物資的質(zhì)量、價格、服務(wù)等進(jìn)行綜合比較。
f） 提供必要的售后服務(wù)，大型系統(tǒng)解決方案應(yīng)提供上門安裝調(diào)試、培訓(xùn)等服務(wù)，否則應(yīng)有相關(guān)的等價補(bǔ)償包括退換貨等。
5.2.4所有評價合格的供應(yīng)商都列入《合格供應(yīng)商名錄》，在有采購需求時使用。
5.2.5 采購部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展的需要，不斷擴(kuò)大供應(yīng)商隊(duì)伍，為采購提供更大選擇空間。
5.2.6已有的供應(yīng)商應(yīng)在適當(dāng)時機(jī)保持再評價，填寫《供應(yīng)商再評價記錄》，確保其持續(xù)合格的供應(yīng)能力：
a） 每年應(yīng)進(jìn)行一次再評價；
b） 當(dāng)出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量不合格時進(jìn)行。
c） 如果連續(xù)二次出現(xiàn)供應(yīng)不合格，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。
5.2.7 C類采購品的供應(yīng)商根據(jù)了解樣品或?qū)嵨铮约皥髢r單、品牌效應(yīng)在采購前對其進(jìn)行能力、質(zhì)量和價格方面評價比較，不做資質(zhì)評價。
5.2.8 顧客供料或由顧客指定的采購不作供方評價，但應(yīng)將供方表現(xiàn)及時反饋給顧客。
5.3 采購計(jì)劃和實(shí)施
5.3.1 A類供應(yīng)商：每周由物資需求部門編制《采購單》，交采購部門，由其審核匯總并咨詢其他相關(guān)部門和倉庫情況，確定采購需求，經(jīng)副總經(jīng)理以上管理人員批準(zhǔn)后，集中采購。
5.3.3應(yīng)急采購：對于急用物資，由需求部門編制《采購單》并附錄請購報告，經(jīng)副總理批準(zhǔn)后，由采購部門按要求采購。
5.3.4填寫《采購單》須充分表述采購對象的信息，如產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、價格、交付方式、質(zhì)量要求。
5.3.5 A/B類采購品只能選用《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商提供，如果不能從《合格供應(yīng)商名錄》選取擇合格供應(yīng)商，應(yīng)執(zhí)行5.2條的規(guī)定，或由副總經(jīng)理批準(zhǔn)選用其他供應(yīng)商。
5.3.6 A類采購品的采購，應(yīng)與供方正式簽訂《采購合同》編制訂購單由供方確認(rèn)并出具送貨清單。適用時，合同應(yīng)明確采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、產(chǎn)品或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程或規(guī)范、圖樣及交貨方式和地點(diǎn)。
5.3.7 實(shí)施采購前，應(yīng)向多個供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品調(diào)查才能決定采購。
5.3.8 每次采購活動結(jié)束，供應(yīng)商均要出具發(fā)票和相應(yīng)報銷憑證和質(zhì)量保證書。
5.4采購商品的檢查和驗(yàn)收
5.4.1采購員和質(zhì)量部主管按《過程及產(chǎn)品監(jiān)視與測量程序》要求共同對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。合格的，由倉庫按《倉庫管理規(guī)定》的要求，對照請購單記載事項(xiàng)驗(yàn)收入庫并出具入庫單，倉管和質(zhì)量檢驗(yàn)人員同時在入庫單上簽名。入庫單應(yīng)記錄
a） 產(chǎn)品的名稱；
b） 規(guī)格/型號/顏；色
c） 數(shù)量；
d） 批號和生產(chǎn)日期或保質(zhì)期等信息。
5.4.2 對于驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的不合格，應(yīng)標(biāo)識并隔離后，通知采購部門與供方溝通處理，并記錄處理方式。處理方式包括退貨必要時進(jìn)行應(yīng)急采購和讓步接收。讓步接收應(yīng)由生產(chǎn)廠長以上人員批準(zhǔn)。
5.4.3當(dāng)物料、工具、設(shè)備需在供方貨源處進(jìn)行驗(yàn)收時，由采購部組織相關(guān)人員按采購合同的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)證。
5.4.4即使經(jīng)過顧客驗(yàn)證或在供方進(jìn)行驗(yàn)證，不能免除上述驗(yàn)證責(zé)任。
5.5 采購記錄的保持
采購記錄按《記錄控制程序》要求予以保持。
6、相關(guān)文件
過程及產(chǎn)品監(jiān)視與測量程序
倉庫管理規(guī)定
7、相關(guān)記錄
供應(yīng)商調(diào)查表
供應(yīng)商評價表
合格供應(yīng)商名錄
采購單
進(jìn)貨驗(yàn)收單
