對公司內(nèi)的內(nèi)外部活動溝通的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通，以促進(jìn)有效的實(shí)施管理體系。

 

2、適用范圍

 

　　本程序適用于公司內(nèi)對管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員內(nèi)外部溝通活動的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定。

 

3、職責(zé)

 

　　3.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)行政主管部門的外部信息與公司內(nèi)部信息交流的歸口管理，負(fù)責(zé)將公司相關(guān)的信息歸檔和傳遞。

 

　　3.2銷售部、供應(yīng)鏈部負(fù)責(zé)公司外部與顧客、市場方面、各類物料供應(yīng)商等有關(guān)信息的溝通。

 

　　3.3各部門/人員負(fù)責(zé)本部相關(guān)的信息歸檔，如需要也可傳遞質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理。

 

4、控制程序

 

　　4.1信息交流

 

　　4.1.1信息的分類

 

　　4.1.1.1外部信息

 

　　（1）立法和執(zhí)法主管部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)等檢測或檢查的結(jié)果及反饋的停息。

 

　　（2）政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類停息，如國家、國際、行業(yè)和地方的食品安全保護(hù)法律法規(guī)及其他要求。

 

　　（3）其他外部信息，如顧客使用產(chǎn)品方面的信息、供應(yīng)商產(chǎn)品信息、相關(guān)部門直接從外部獲取的有關(guān)技術(shù)、食品鏈中的安全危害方面的信息。

 

　　4.1.1.2內(nèi)部信息

 

　　（1）常規(guī)信息，如食品安全目標(biāo)和指標(biāo)的檢測記錄，內(nèi)審和管理評審報告以及體系正常運(yùn)行的其他記錄等。

 

　　（2）不符合信息或潛在的不符合信息。

 

　　（3）緊急信息，如出現(xiàn)重大食品安全、環(huán)境污染事故，出現(xiàn)水災(zāi)、洪澇、召回等情況的信息及記錄。

 

　　（4）其他內(nèi)部信息。

 

　　4.1.2信息的收集與處理

 

　　（1）信息傳遞方式可采用書面記錄，資料交流，電子媒體，通訊等方式予以傳遞。

 

　　（2）外部信息的收集與處理：

 

　　① 質(zhì)量管理部、銷售部負(fù)責(zé)執(zhí)法主管機(jī)關(guān)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、海關(guān)、產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)等檢測或檢查結(jié)果及反饋停息的收集，并傳遞到公司各相關(guān)部門。當(dāng)檢測或檢查結(jié)果不符合時，按《糾正及糾偏措施管理程序》的要求處理；

 

　　②政策、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息由質(zhì)量管理部及相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新及處理，見《文件控制程序》；

 

　　③供應(yīng)鏈部對物料供應(yīng)商、廢物的收購方、運(yùn)輸公司等相關(guān)方進(jìn)行信息溝通，并在需要時對其施加影響。

 

　　對來自上述投訴處理詳見《糾正及糾偏措施管理程序》，一般般情況下在對方有要求時，應(yīng)在一周內(nèi)予以解決和答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的信息，可由對應(yīng)部門以《信息處理反饋單》的形式傳遞到相關(guān)部門/人員。

 

　　（3）產(chǎn)品安全信息的處理：主管職能部門在收到與下述方面有關(guān)的食品鏈中食品安全危害相關(guān)變更信息時，應(yīng)及時傳遞到產(chǎn)品安全小組，產(chǎn)品安全小組負(fù)責(zé)更新和評價產(chǎn)品安全危害信息：

 

　　①產(chǎn)品或新產(chǎn)品；

 

　　②原料、輔料和服務(wù)；

 

　　③生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；

 

　　④生產(chǎn)場所，設(shè)備位置，周邊環(huán)境；

 

　　⑤清潔和衛(wèi)生方案；

 

　　⑥包裝、貯存和分銷系統(tǒng)；

 

　　⑦人員資格水平和（或）職責(zé)及權(quán)限分配；

 

　　⑧法律法規(guī)要求；

 

　　⑨與食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識；

 

　　⑩組織遵守的顧客、行業(yè)和其他要求；

 

　　⑪來自外部相關(guān)方的有關(guān)問詢；

 

　　⑫表明與產(chǎn)品有關(guān)的食品安全危害的抱怨；

 

　　⑬影響食品安全的其他條件。

 

　　4.1.3信息庫的建立和應(yīng)用

 

　　各部門負(fù)責(zé)建立部門的信息庫，不斷匯集各方面反饋的信息；按照信息載體的不同提供相應(yīng)適宜的工作環(huán)境，分別存放、保管并整理分類，制成索引便于查閱，確保已經(jīng)獲取信息的完整性和可用性。

 

　　4.2內(nèi)部溝通

 

　　公司的最高管理者應(yīng)確保在不同層次和職能之間，就管理體系的過程，包括產(chǎn)品安全、控制要求，以及實(shí)施的有效性，進(jìn)行溝通，達(dá)到相互了解、相互信任，實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。對于溝通的方式，應(yīng)予以確定。

 

　　內(nèi)部溝通分為：

 

　　4.2.1自上而下的溝通

 

　　公司總經(jīng)理或授權(quán)人主持召開公司相關(guān)例會，討論生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量安全、顧客反饋、相關(guān)方等方面的情況及時采取相應(yīng)的措施，以確保管理體系的正常運(yùn)行。

 

　　4.2.2自下而上的溝通

 

　　各部門應(yīng)建立報告制度，在定期或不定期的公司例會上向公司最高管理者報告部門產(chǎn)品安全、生產(chǎn)管理運(yùn)行情況以作為最高管理者決策的依據(jù)。

 

　　4.2.3部門內(nèi)部的溝通

 

　　各部門由部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)溝通，討論部門產(chǎn)品安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況及存在的總是，以便及時采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對管理過程的監(jiān)視和測量。

 

　　4.2.4各部門之間的溝通

 

　　（1）對于跨部門之間需要協(xié)調(diào)、溝通的事宜，應(yīng)由總經(jīng)理主持進(jìn)行溝通。對于日常事務(wù)的溝通，可以采用部門間傳遞《信息處理反饋單》方式溝通。

 

　　（2）填寫并保存相應(yīng)的記錄，針對問題及時在現(xiàn)場糾正或發(fā)出《糾正措施處理單》限期糾正，執(zhí)行《糾正及糾偏措施管理程序》的有關(guān)規(guī)定。

 

　　4.2.5其他方式的溝通

 

　　公司管理體系有關(guān)的各種信息溝通，也可采用產(chǎn)品安全簡報、QQ、微信、電子郵件、各種會議、布告欄、內(nèi)部刊物及各種媒體等。

 

5、相關(guān)文件

 

　　5.1《糾正及糾偏措施管理程序》

 

　　5.2《文件控制程序》

 

6、相關(guān)記錄

 

　　6.1《信息處理反饋單》

 

　　6.2《糾正措施處理單》