審核是為獲得審核證據以確定滿足審核準則的程度所建立的系統的、獨立的并形成文件的過程,旨在驗證質量活動的符合性、有效性,并為質量改進提供依據。
相對于產品檢驗和質量監督抽查而言,審核不是質量監控和質量考核的手段,而是企業質量管理體系改進機制的組成部分。
但是,在貫徹標準的過程中,部分企業的內部審核并未達到預期的效果,究其原因,主要存在以下問題。
一、從管理思路上看
問題主要表現在三個方面:
一是企業把內部審核作為質量考核的手段,把審核中的不合格項作為考核獎懲的依據,從而使審核方和受審核方在利益上對立,審核人員不愿得罪受審核方,受審核人員也千方百計掩蓋問題,造成內部審核難以發現問題,實現質量改進;
二是把內部審核當成是應付外部認證審核需要,使內部審核“扎扎實實搞形式,認認真真走過場”;
三是企業領導對內部審核員缺乏有效管理;對審核人員的重大審核發現缺少鼓勵措施,使審核人員因怕得罪人而不愿意參加內部審核工作。
二、從審核策劃角度看
問題主要表現在3個方面:
一是內部審核程序中對內部審核的時間間隔規定不正確,沒有明確規定兩次審核時間間隔不超過12個月;未制定年度審核計劃或審核方案,也未根據上年度審核報告確定本年度內部審核工作重點、審核次數、審核時間和審核方式(即滾動審核還是集中審核)。
二是未能按照規定的進度和時間間隔開展內部審核,審核延期無正當理由,且不能提供授權領導批準延期審核的書面證據。
三是內部審核范圍未能覆蓋企業的產品范圍,以及企業的所有部門和標準的所有條款,也未按文件規定的要求對體系的適宜性進行專題審核。
三、從審核的組織與準備角度看
主要存在5個方面問題:
一是內部審核實施計劃未經授權批準,也未提前下發至受審核部門,使審核活動與受審核部門在工作時間上有沖突。
二是審核準備不充分,未能按照4:4:2間比例合理安排審核準備、審核實施和審核報告,這不利于實現發現問題改進工作的審核目的。
三是審核人員未經過審核知識的專門培訓和資格授權,或審核員審核本部門,使審核只能發現管理中的一些“皮膚病”,而不能發現質量活動中的深層次問題和管理隱患。
四是審核檢查表未覆蓋審核計劃所規定的部門和條款,檢查表照抄標準條文,與企業文件規定和實際情況不符,從而影響審核效果。
五是各審核員之間缺乏溝通,各組織、技術接口之間的審核內容出現重復和遺漏。
四、從審核實施過程看
主要存在10個方面問題:
一是審核人員把審核中的調查取證與行政領導檢查工作混淆,對受審核方進行嘲諷和訓斥,甚至發生沖突。
二是審核記錄內容和審核計劃、審核檢查表的安排不對應;未按照審核計劃、審核檢查表規定的內容和“過程方法”的審核思路進行審核。
三是審核中不是由審核員隨機抽樣,而是讓受審核方選取作為審核樣本。
四是審核中不以客觀事實作依據,而是以道聽途說和審核員自己的主觀推斷作為不合格判定的依據。
五是審核脫離標準要求和文件規定,以審核員的個人經驗和外單位做法作為審核準則進行不合格判定,審核結論不能使受審核方心悅誠服。
六是審核記錄對不合格事實的細節描述不充分,無法準確撰寫不合格報告和對不合格原因進行追溯。
七是審核中只注意質量記錄的完整性,對記錄中相關數據實施情況缺乏分析,導致內部審核不能對質量活動的改進發揮增值作用。
八是審核中發現的不合格事實未及時與受審核方確認,雙方在審核結果溝通時,受審核方往往提出異議。
九是審核員不守時,審核中沒把握好審核節奏,不能按時完成審核任務或使審核時間延長。
五、從審核結果報告看
主要存在的問題是:
不合格事實描述不具體、不準確,導致不合格報告因事實依據不充分而被受審核方推翻;
不合格項的判定依據超出標準要求,審核結論不能被受審核人員所接受;
不合格項的判定標準條款引用不準確,誤導受審核方的改進方向;
不合格報告中未明確不合格項的類型和嚴重程度,不利于對質量管理體系實施效果的分析評價;
審核報告中未對不合格項的分布情況進行矩陣量化分析,未對質量管理體系實現質量目標的程度做出評價,未明確體系運行中存在的主要問題、審核結論和改進建議,不能為領導決策和下階段審核策劃提供有價值的參考意見。
六、從對糾正措施的驗證角度看
主要存在的問題有:
一是糾正措施無不合格原因分析或分析不到位,或糾正措施與所分析的原因不對應,或未規定糾正措施的實施責任人和完成期限。
二是把糾正和糾正措施相混淆,未針對不合格原因采取糾正措施,不能從根本上消除存在問題的內在原因。
三是對不合格的糾正就事論事,未對其他類似的不合格進行排查和整改,未能達到舉一反三的整改效果。
四是糾正措施未付諸實施,或未按規定的要求實施,或未按期完成。
五是糾正措施和驗證結論未能對不合格事實是否得到有效糾正,和能否防止同類不合格再次發生做出評價。
六是對行之有效并且具有共性特點的糾正措施未及時納入相關文件,以防止以上同類不合格的再次發生。
上述問題的存在,輕則影響內部審核的有效性和可信性,重則影響企業自我改進機制的完善和管理體系認證事業的信譽及成敗,應引起企業質量工作者的關注和重視。