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認(rèn)證有效性是保證認(rèn)證工作質(zhì)量的關(guān)鍵，是認(rèn)證的生命。國(guó)家認(rèn)監(jiān)委在2006年工作會(huì)議上也特別提出“規(guī)范工作，提高認(rèn)證有效性”的工作要求，并出臺(tái)多項(xiàng)措施加強(qiáng)監(jiān)督管理以提高認(rèn)證有效性。筆者認(rèn)為，要從根本上保證和實(shí)現(xiàn)認(rèn)證有效性，關(guān)鍵在于不斷提高審核員綜合素質(zhì)、規(guī)范的認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)。
充分的審核準(zhǔn)備是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的前提
接受委派的審核任務(wù)后，在進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審核前，做好充分的審核準(zhǔn)備，是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的前提，而在審核準(zhǔn)備階段，下述幾個(gè)環(huán)節(jié)尤為重要。
首先，識(shí)別并熟悉相關(guān)法律法規(guī)
識(shí)別法律法規(guī)，不僅是各個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，也是審核員現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)對(duì)受審核方的守法情況作出判斷的先決條件。必須識(shí)別和熟悉與受審核方、受審核產(chǎn)品最密切相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章和行業(yè)要求等，這對(duì)于陌生行業(yè)的審核尤其必要。識(shí)別法律法規(guī)的途徑很多，可以查閱的審核作業(yè)指導(dǎo)書，請(qǐng)教專家，也可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行搜索查詢并下載。
第二，文件審核要認(rèn)真
隨著審核閱歷的增加，審核員往往疏于對(duì)文件的認(rèn)真審核。常常是在現(xiàn)場(chǎng)審核的同時(shí)完成文件審核，無(wú)形中縮短了現(xiàn)場(chǎng)查閱、驗(yàn)證、溝通的時(shí)間。因此，在現(xiàn)場(chǎng)審核前，必須對(duì)體系文件中的關(guān)鍵章節(jié)、組織特有的部分，認(rèn)真仔細(xì)地審核，以便合理安排審核計(jì)劃，這樣也可使提前獲得對(duì)受審核方的理性認(rèn)識(shí)。
第三，合理安排審核計(jì)劃
一份合理而詳盡的審核計(jì)劃，猶如現(xiàn)場(chǎng)審核的作業(yè)指導(dǎo)書。因此，審核計(jì)劃不能過(guò)于簡(jiǎn)單，而應(yīng)該為現(xiàn)場(chǎng)審核提供必須的信息和提示。審核組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)文件審核獲得的信息和審核組的成員組成，合理安排審核計(jì)劃，既充分發(fā)揮專業(yè)的特長(zhǎng)，又兼顧審核組內(nèi)的分工和整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第四，審核前的專業(yè)培訓(xùn)
審核員并非都對(duì)受審核方的產(chǎn)品特點(diǎn)、工藝流程、關(guān)鍵過(guò)程等非常熟悉。因此，在現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組需要完成與受審核方產(chǎn)品和過(guò)程相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，確保具備與審核相關(guān)產(chǎn)品和過(guò)程的基本知識(shí)。
現(xiàn)場(chǎng)審核的控制是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的關(guān)鍵
認(rèn)證實(shí)施有效性集中體現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)審核階段，應(yīng)重點(diǎn)把握兩個(gè)環(huán)節(jié)。
一是要靈活運(yùn)用各種審核方法和現(xiàn)場(chǎng)審核技巧。審核員應(yīng)在深刻理解標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，緊緊圍繞審核目的，綜合運(yùn)用各種審核方法和技巧，全面、準(zhǔn)確、客觀地尋求審核證據(jù)。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中的策劃部分，應(yīng)關(guān)注管理者的管理思路是否順暢；對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中實(shí)施的部分，應(yīng)關(guān)注生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的效果，抓住重點(diǎn)，有的放矢。另外，應(yīng)時(shí)刻保持對(duì)體系的整體性認(rèn)識(shí)，關(guān)注接口活動(dòng)的審核。就某一質(zhì)量活動(dòng)或事實(shí)，善于運(yùn)用正向、反向的追蹤方法，發(fā)現(xiàn)體系接口方面存在的不足。
二是恰當(dāng)作出現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)論，突出體系有效性的評(píng)價(jià)。現(xiàn)場(chǎng)審核完畢，審核組在對(duì)體系的符合性做出結(jié)論的同時(shí)，更應(yīng)對(duì)受審核方體系的有效性做出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)，重點(diǎn)評(píng)價(jià)體系實(shí)施后對(duì)受審核方的內(nèi)部管理、作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)、產(chǎn)品質(zhì)量、顧客關(guān)系、自我完善機(jī)制等方面的影響，并就如何進(jìn)一步增加有效性為受審核方提出體系改進(jìn)和努力的方向。
不斷提高素質(zhì)和能力是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的根本
審核員的素質(zhì)和能力是決定認(rèn)證有效性的根本條件，認(rèn)證的效果需要通過(guò)審核員的具體工作來(lái)表達(dá)和轉(zhuǎn)換。一個(gè)合格的審核員需要具備必要的專業(yè)知識(shí)以及應(yīng)用知識(shí)與技術(shù)的能力。在ISO19011標(biāo)準(zhǔn)中，審核員能力中的“技術(shù)”部分已有明確要求。但是，如何成為“好”的審核員，與個(gè)人綜合素質(zhì)直接相關(guān)，而恰恰是這些“軟條件”，應(yīng)成為必須關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)。筆者認(rèn)為，以下幾方面是必須具備并應(yīng)不斷加強(qiáng)和提高的。
一是職業(yè)道德。作為一個(gè)，公正、誠(chéng)實(shí)、謹(jǐn)慎是最基本的道德要求，沒(méi)有這些必須做到的為人處世的基本道德行為，就不可能有效地完成任何承擔(dān)的任務(wù)，更談不到“以事實(shí)為依據(jù)、以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩”的第三方認(rèn)證工作了。
二是職業(yè)精神。審核是一項(xiàng)高強(qiáng)度的勞動(dòng)，因此需要審核員有較強(qiáng)的毅力，堅(jiān)持不懈地實(shí)現(xiàn)審核目的，而這種毅力便來(lái)自于審核員的職業(yè)精神和責(zé)任感。審核員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)認(rèn)證的意義，這將有利于增強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和職業(yè)精神，而此種精神會(huì)在審核過(guò)程中自然而然地體現(xiàn)出來(lái)。
三是能力要求。隨著認(rèn)證行業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)審核員的能力要求越來(lái)越高。“活到老、學(xué)到老”的終生學(xué)習(xí)觀是這一行業(yè)從業(yè)人員應(yīng)該樹(shù)立的，這也是不斷掌握新知識(shí)、適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的惟一法寶。除了必須的知識(shí)技能外，在審核過(guò)程中，要能夠快速適應(yīng)各種不同的環(huán)境，要善于觀察、判斷和分析受審核方的活動(dòng)，還需要具有較強(qiáng)的溝通能力，能夠有效引導(dǎo)受審核方向利于體系自我完善的方向不斷發(fā)展。
提高認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)的有效性，是每個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)和每位審核員時(shí)刻需要關(guān)注的問(wèn)題，只有在審核過(guò)程中不斷提煉和總結(jié)，并注重個(gè)人綜合素質(zhì)和能力的提高，才能在審核過(guò)程中真正做到游刃有余、教學(xué)互長(zhǎng)，積累起寶貴經(jīng)驗(yàn)，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)公司提供增值服務(wù)的承諾，我國(guó)的認(rèn)證事業(yè)才能健康蓬勃發(fā)展。
充分的審核準(zhǔn)備是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的前提
接受委派的審核任務(wù)后，在進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審核前，做好充分的審核準(zhǔn)備，是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的前提，而在審核準(zhǔn)備階段，下述幾個(gè)環(huán)節(jié)尤為重要。
首先，識(shí)別并熟悉相關(guān)法律法規(guī)
識(shí)別法律法規(guī)，不僅是各個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，也是審核員現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)對(duì)受審核方的守法情況作出判斷的先決條件。必須識(shí)別和熟悉與受審核方、受審核產(chǎn)品最密切相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章和行業(yè)要求等，這對(duì)于陌生行業(yè)的審核尤其必要。識(shí)別法律法規(guī)的途徑很多，可以查閱的審核作業(yè)指導(dǎo)書，請(qǐng)教專家，也可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行搜索查詢并下載。
第二，文件審核要認(rèn)真
隨著審核閱歷的增加，審核員往往疏于對(duì)文件的認(rèn)真審核。常常是在現(xiàn)場(chǎng)審核的同時(shí)完成文件審核，無(wú)形中縮短了現(xiàn)場(chǎng)查閱、驗(yàn)證、溝通的時(shí)間。因此，在現(xiàn)場(chǎng)審核前，必須對(duì)體系文件中的關(guān)鍵章節(jié)、組織特有的部分，認(rèn)真仔細(xì)地審核，以便合理安排審核計(jì)劃，這樣也可使提前獲得對(duì)受審核方的理性認(rèn)識(shí)。
第三，合理安排審核計(jì)劃
一份合理而詳盡的審核計(jì)劃，猶如現(xiàn)場(chǎng)審核的作業(yè)指導(dǎo)書。因此，審核計(jì)劃不能過(guò)于簡(jiǎn)單，而應(yīng)該為現(xiàn)場(chǎng)審核提供必須的信息和提示。審核組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)文件審核獲得的信息和審核組的成員組成，合理安排審核計(jì)劃，既充分發(fā)揮專業(yè)的特長(zhǎng)，又兼顧審核組內(nèi)的分工和整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第四，審核前的專業(yè)培訓(xùn)
審核員并非都對(duì)受審核方的產(chǎn)品特點(diǎn)、工藝流程、關(guān)鍵過(guò)程等非常熟悉。因此，在現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組需要完成與受審核方產(chǎn)品和過(guò)程相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，確保具備與審核相關(guān)產(chǎn)品和過(guò)程的基本知識(shí)。
現(xiàn)場(chǎng)審核的控制是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的關(guān)鍵
認(rèn)證實(shí)施有效性集中體現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)審核階段，應(yīng)重點(diǎn)把握兩個(gè)環(huán)節(jié)。
一是要靈活運(yùn)用各種審核方法和現(xiàn)場(chǎng)審核技巧。審核員應(yīng)在深刻理解標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，緊緊圍繞審核目的，綜合運(yùn)用各種審核方法和技巧，全面、準(zhǔn)確、客觀地尋求審核證據(jù)。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中的策劃部分，應(yīng)關(guān)注管理者的管理思路是否順暢；對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中實(shí)施的部分，應(yīng)關(guān)注生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的效果，抓住重點(diǎn)，有的放矢。另外，應(yīng)時(shí)刻保持對(duì)體系的整體性認(rèn)識(shí)，關(guān)注接口活動(dòng)的審核。就某一質(zhì)量活動(dòng)或事實(shí)，善于運(yùn)用正向、反向的追蹤方法，發(fā)現(xiàn)體系接口方面存在的不足。
二是恰當(dāng)作出現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)論，突出體系有效性的評(píng)價(jià)。現(xiàn)場(chǎng)審核完畢，審核組在對(duì)體系的符合性做出結(jié)論的同時(shí)，更應(yīng)對(duì)受審核方體系的有效性做出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)，重點(diǎn)評(píng)價(jià)體系實(shí)施后對(duì)受審核方的內(nèi)部管理、作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)、產(chǎn)品質(zhì)量、顧客關(guān)系、自我完善機(jī)制等方面的影響，并就如何進(jìn)一步增加有效性為受審核方提出體系改進(jìn)和努力的方向。
不斷提高素質(zhì)和能力是確保認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)有效性的根本
審核員的素質(zhì)和能力是決定認(rèn)證有效性的根本條件，認(rèn)證的效果需要通過(guò)審核員的具體工作來(lái)表達(dá)和轉(zhuǎn)換。一個(gè)合格的審核員需要具備必要的專業(yè)知識(shí)以及應(yīng)用知識(shí)與技術(shù)的能力。在ISO19011標(biāo)準(zhǔn)中，審核員能力中的“技術(shù)”部分已有明確要求。但是，如何成為“好”的審核員，與個(gè)人綜合素質(zhì)直接相關(guān)，而恰恰是這些“軟條件”，應(yīng)成為必須關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)。筆者認(rèn)為，以下幾方面是必須具備并應(yīng)不斷加強(qiáng)和提高的。
一是職業(yè)道德。作為一個(gè)，公正、誠(chéng)實(shí)、謹(jǐn)慎是最基本的道德要求，沒(méi)有這些必須做到的為人處世的基本道德行為，就不可能有效地完成任何承擔(dān)的任務(wù)，更談不到“以事實(shí)為依據(jù)、以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩”的第三方認(rèn)證工作了。
二是職業(yè)精神。審核是一項(xiàng)高強(qiáng)度的勞動(dòng)，因此需要審核員有較強(qiáng)的毅力，堅(jiān)持不懈地實(shí)現(xiàn)審核目的，而這種毅力便來(lái)自于審核員的職業(yè)精神和責(zé)任感。審核員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)認(rèn)證的意義，這將有利于增強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和職業(yè)精神，而此種精神會(huì)在審核過(guò)程中自然而然地體現(xiàn)出來(lái)。
三是能力要求。隨著認(rèn)證行業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)審核員的能力要求越來(lái)越高。“活到老、學(xué)到老”的終生學(xué)習(xí)觀是這一行業(yè)從業(yè)人員應(yīng)該樹(shù)立的，這也是不斷掌握新知識(shí)、適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的惟一法寶。除了必須的知識(shí)技能外，在審核過(guò)程中，要能夠快速適應(yīng)各種不同的環(huán)境，要善于觀察、判斷和分析受審核方的活動(dòng)，還需要具有較強(qiáng)的溝通能力，能夠有效引導(dǎo)受審核方向利于體系自我完善的方向不斷發(fā)展。
提高認(rèn)證實(shí)施活動(dòng)的有效性，是每個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)和每位審核員時(shí)刻需要關(guān)注的問(wèn)題，只有在審核過(guò)程中不斷提煉和總結(jié)，并注重個(gè)人綜合素質(zhì)和能力的提高，才能在審核過(guò)程中真正做到游刃有余、教學(xué)互長(zhǎng)，積累起寶貴經(jīng)驗(yàn)，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)公司提供增值服務(wù)的承諾，我國(guó)的認(rèn)證事業(yè)才能健康蓬勃發(fā)展。
