成為采購(gòu)人，第一步就是要學(xué)習(xí)采購(gòu)流程及管理制度。

 

　　采購(gòu)人必知的8大采購(gòu)管理制度中，采購(gòu)流程管理、供應(yīng)商管理、合同管理、人員管理尤為重要。現(xiàn)整理了這幾個(gè)管理制度的要點(diǎn)和作用，小本本拿好，學(xué)習(xí)起來(lái)！

 

1、采購(gòu)流程管理制度

 

　　一個(gè)相對(duì)成熟的企業(yè)，大都有一個(gè)完整的采購(gòu)流程管理制度，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化管理，要求采購(gòu)人員按照正規(guī)的程序開(kāi)展業(yè)務(wù)。根據(jù)趨同性，大致分以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

 

　　①提出采購(gòu)申請(qǐng)：生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等需求部門將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購(gòu)需求提交到采購(gòu)部，采購(gòu)部將需求物資匯總，再分配到負(fù)責(zé)相應(yīng)品類的采購(gòu)進(jìn)行落地實(shí)施。

 

　　②制定采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查：采購(gòu)部收到申請(qǐng)以后，要制定具體的采購(gòu)工作計(jì)劃。對(duì)市場(chǎng)上的同類產(chǎn)品進(jìn)行價(jià)格對(duì)比，然后向供應(yīng)商詢價(jià)、（現(xiàn)場(chǎng)）考察，或者進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)。

 

　　③報(bào)價(jià)審批：獲得報(bào)價(jià)以后，要上報(bào)相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)審批，如果審批未通過(guò)，就要重新進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。

 

　　④確定供應(yīng)商：報(bào)價(jià)審批通過(guò)后，供應(yīng)商基本確定。

 

　　⑤簽訂采購(gòu)合同：和供應(yīng)商反復(fù)進(jìn)行磋商談判，標(biāo)的物、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、到貨、服務(wù)及風(fēng)險(xiǎn)賠償?shù)雀鞣N限制條件，最后將這些條件以合同形式明確規(guī)定下來(lái)。

 

　　⑥交貨方式：供應(yīng)商按合同要求及時(shí)交貨。采購(gòu)負(fù)責(zé)監(jiān)督交貨過(guò)程，確保按時(shí)到貨。

 

　　⑦到貨：貨品的驗(yàn)收和入庫(kù)，包括數(shù)量和質(zhì)量的檢。

 

　　⑧付款：收到貨物檢驗(yàn)合格以后就可以給供應(yīng)商付款。

 

2、供應(yīng)商管理制度

 

　　制定供應(yīng)商管理制度，應(yīng)該從以下方面去控制把握：

 

　　①在擬定制度之前，要進(jìn)行供應(yīng)商前期評(píng)估和篩選工作。

 

　　從評(píng)估內(nèi)容來(lái)看：一是要評(píng)估供應(yīng)商的能力，包括生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、服務(wù)等方面的資質(zhì)和水平以及供應(yīng)商的性價(jià)比。二是要評(píng)估供應(yīng)商的積極性，主要指供應(yīng)商對(duì)詢盤的反應(yīng)速度，對(duì)特殊要求的態(tài)度以及發(fā)貨的及時(shí)性。

 

　　從評(píng)估部門來(lái)看，或者由采購(gòu)部組織派遣相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，或者聘請(qǐng)專門評(píng)估機(jī)構(gòu)實(shí)施專業(yè)評(píng)估。

 

　　②供應(yīng)商管理制度的擬定有兩個(gè)重要方面。

 

　　第一，要擬定考核內(nèi)容。

第二，要遵照審批程序開(kāi)展工作。

考核內(nèi)容包括：

 

　　A.質(zhì)量水平

 

　　涉及供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)良品率、質(zhì)量保證體系以及質(zhì)量問(wèn)題處理能力等等。

 

　　B.技術(shù)能力

 

　　供應(yīng)商的工藝先進(jìn)程度、后期研發(fā)能力、技術(shù)問(wèn)題處理能力等。

 

　　C.交貨能力

 

　　包括交貨及時(shí)性、交貨的數(shù)量、增減訂單應(yīng)對(duì)能力等

 

　　D.價(jià)格水平

 

　　指供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)惠程度、消化漲價(jià)的能力以及成本下降空間等。

 

　　E.服務(wù)水平

 

　　包括供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度、配合售后服務(wù)能力等。

 

　　在篩選供應(yīng)商或?qū)�供�?yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)的時(shí)候，要根據(jù)上述內(nèi)容形成一個(gè)指標(biāo)體系，并給出各指標(biāo)的權(quán)重，作為對(duì)供應(yīng)商打分的標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　很多企業(yè)每年都會(huì)對(duì)庫(kù)里的供應(yīng)商評(píng)審至少一次，淘汰價(jià)格高、服務(wù)差的供應(yīng)商，評(píng)出合格供應(yīng)商，并更新合格供應(yīng)商名錄。

 

3、采購(gòu)合同管理制度

 

　　采購(gòu)部和法務(wù)部是采購(gòu)合同的對(duì)口部門，采購(gòu)部要協(xié)同法務(wù)部負(fù)責(zé)公司采購(gòu)合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改、控制等管理事項(xiàng)。主要有以下幾個(gè)方面：

 

　　采購(gòu)合同編寫：根據(jù)與選定的合格供應(yīng)商之間的談判，包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、貨款支付等方面敲定的內(nèi)容擬定合同草案，報(bào)送法務(wù)部審核后，報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)審批；根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購(gòu)合同；

 

　　采購(gòu)合同的內(nèi)容、簽訂、修改與終止、糾紛

 

　　采購(gòu)合同的執(zhí)行與控制：在一切采購(gòu)行為按照合同約束下執(zhí)行外，還要建立合同履約的管理臺(tái)賬，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

 

　　合同管理：由采購(gòu)部或法務(wù)部統(tǒng)一管理。合同簽訂人員和保管人員應(yīng)遵守合同的管理紀(jì)律，如有泄露合同內(nèi)容、私自更改合同內(nèi)容、丟失合同、簽訂和保管過(guò)程中損害公司利益的行為，須視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處理。

 

4、采購(gòu)人員管理制度

 

　　每個(gè)采購(gòu)人都有不能碰的“紅線”，要求采購(gòu)過(guò)程中要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商的回扣、紅包、禮物，以其采購(gòu)行為，預(yù)防和制止采購(gòu)活動(dòng)中的違法違規(guī)行為及其他過(guò)錯(cuò)行為。

 

　　制定采購(gòu)人員管理制度的目的就是要維護(hù)企業(yè)的利益。很多大廠還在采購(gòu)人員管理中增設(shè)獨(dú)立的內(nèi)控反腐部門以及相關(guān)制度規(guī)范，如陽(yáng)光騰訊、阿里錦衣衛(wèi)、滴滴清風(fēng)、廉潔京東、美團(tuán)重案六組、小米合規(guī)風(fēng)向標(biāo)等，以此加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員行為管理。

 

　　采購(gòu)管理的每個(gè)制度，都是采購(gòu)人員的行為準(zhǔn)則和約束規(guī)范，是加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)規(guī)范化管理，提升采購(gòu)效率的有力保障。