其實不然！從事采購工作的人員或許每天都在和“供應(yīng)商欺詐”打交道，只是我們沒有意識到或者沒有特別在意。

 

 

       要認識到什么是“欺詐”，舉例來說，我們可能遇到過這樣的供應(yīng)商。為了取得訂單，承諾了一個明知達不成的交貨期，等時間臨近了，再采用軟磨硬泡的方法迫使采購員接受事實。

 

       這類事件算不算“欺詐”？還有一些供應(yīng)商，為了獲得供應(yīng)準入資質(zhì)，提供虛假的ISO認證證書。

 

       雖然沒有因此而給公司造成實質(zhì)損失，但這算不算“欺詐”呢？更有甚者，打著低價的旗號進行競價，中標(biāo)后卻屢屢編織各種理由要求提價，導(dǎo)致采購方無法按照預(yù)算完成項目。這又算不算“欺詐”呢？

 

       要區(qū)分是否為欺詐，前提是判斷供應(yīng)商是否故意為之。然而，在現(xiàn)實情況中，我們往往很難進行判斷。

 

       一是因為供應(yīng)商不會主動告訴我們這是否是他們的故意行為。他們會以各種借口來推卸規(guī)避責(zé)任，迷惑采購方；另一個原因是，假如不是涉及到金額特別大的損失，作為采購人員，誰愿意承認自己遭遇到了“供應(yīng)商欺詐”呢？

 

       因此，這類事件往往最終會被歸入到“供應(yīng)商履約能力不足”的范疇里而沒有被深究。

 

       在我們的日常工作中類似的事情層出不窮，除了上面所說的“時間欺詐”，還有“價格欺詐”、“數(shù)量欺詐”、“質(zhì)量欺詐”、“服務(wù)欺詐”、“財務(wù)欺詐”、“合同欺詐”等“花樣繁多、種類各異”的情況。

 

       套用范偉在小品“賣拐”里的一句話，叫做“防不勝防”！

 

       以最常遇見的“價格欺詐”為例。我國《價格法》第十四條第四項規(guī)定，經(jīng)營者不得利用虛假或者使人誤解的價格手段，誘騙消費者或者其他經(jīng)營者與其進行交易。

 

       在國家計委出臺的《禁止價格欺詐行為的規(guī)定》里，已經(jīng)明確認定了十三種價格欺詐行為。

 

       以上這些欺詐行為更多地是由供應(yīng)商一方所為，而另外有一些欺詐卻是供應(yīng)商一方單獨所無法完成的。它需要與采購方或采購方的合作伙伴進行配合，通過內(nèi)外勾結(jié)來實現(xiàn)。

 

       例如，由于合作伙伴有意或無意的信息披露，導(dǎo)致供應(yīng)商獲取了采購方的敏感信息，最終造成采購方的損失。

 

       或者，供應(yīng)商采用賄賂的方式，甚至是采購方主動索賄，合謀出賣公司的利益。這一類型的欺詐在我們的日常工作中也偶有發(fā)生。

 

       由此看來，供應(yīng)商欺詐并不遠離我們?nèi)粘５墓��?yīng)管理工作。相反，我們似乎無時無刻不在面臨著“被欺詐”的風(fēng)險，隨時隨地都要準備著與“欺詐”進行斗爭。

 

       很遺憾的是，日常工作中大部分的“供應(yīng)商欺詐”都被簡單地歸入了“供應(yīng)商履約能力不足”的范疇。

 

       我們知道，“供應(yīng)商履約能力不足”與“供應(yīng)商欺詐”的處理方式是截然不同的。前者要求采購方根據(jù)供應(yīng)商的能力差距，在適當(dāng)時候提供輔導(dǎo)和幫助，以提升其履約能力；而對后者的處理，無論是由于供應(yīng)商一方的故意所為，或是內(nèi)外勾結(jié)、串通合謀，凡是欺詐行為，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取的態(tài)度都是“零容忍”的。

 

       “一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理”是許多跨國企業(yè)的通行做法。

 

       因此，錯誤地將“供應(yīng)商欺詐”歸類為“供應(yīng)商能力問題”，既無法杜絕該類事件的再次發(fā)生，更嚴重的后果是，供應(yīng)商會抱著被姑息、僥幸的心態(tài)一而再、再而三地觸碰道德底線。

 

       例如，缺乏經(jīng)驗的采購員在遇到供應(yīng)商交期延誤或價格上浮時，對供應(yīng)商提供的理由沒有深究，而是在一通訓(xùn)斥后，被動地予以接受。

 

       對于供應(yīng)商而言，這樣的“違法成本”是極低的，因此他們會不斷地嘗試使用類似的方法來追求利益的最大化，甚至變本加厲！

 

       由于發(fā)達國家法律法規(guī)比較健全，跨國企業(yè)已經(jīng)適應(yīng)了這些嚴格的控制要求，并在內(nèi)部建立了一系列規(guī)章制度以使企業(yè)避免遭受到“供應(yīng)商欺詐行為”的損害。

 

       有些企業(yè)甚至為了確保自身不被卷入不必要的“欺詐事件”，不僅承諾不發(fā)生欺詐行為，還主動地規(guī)避可能產(chǎn)生“欺詐”行為的各種情況。

 

        那么，企業(yè)如何才能有效地避免此類事情的發(fā)生呢？

 

        我們可以按照時間順序分為事前、事中和事后控制這三種控制方式。

 

 

1  事前控制

 

       培訓(xùn)和教育是一種典型的事前控制手段。在很多跨國企業(yè)里，每年都要求供應(yīng)商和采購人員進行“道德和商業(yè)行為準則”的系列培訓(xùn)。

 

       每一位員工或者供應(yīng)商都需要在規(guī)定的時間內(nèi)完成培訓(xùn)，并且簽訂“道德與行為準則”承諾書。從某種程度上，培訓(xùn)不能100%杜絕問題的發(fā)生，但至少能確保供應(yīng)商和員工知道什么可為、什么不可為，并且了解行為發(fā)生的后果。

 

       除此以外，我們還應(yīng)當(dāng)關(guān)注與供應(yīng)商在契約關(guān)系上的建立是否規(guī)范合理，是否有效規(guī)避了欺詐行為的發(fā)生。

 

       作為采購人員，除了考核供應(yīng)商的履約能力外，還應(yīng)當(dāng)評估供應(yīng)商在商業(yè)道德倫理上的歷史表現(xiàn)。通過第三方了解供應(yīng)商的誠信記錄，及時掌握并控制好該類風(fēng)險。

 

 

2  事中控制

 

       事中控制對供應(yīng)管理流程提出了很高的要求。它需要供應(yīng)管理團隊建立一套條理嚴謹?shù)墓��?yīng)商管理程序和政策，確保事中控制的效率和效果。

 

       在這里，可以運用標(biāo)準，例如ISO或行業(yè)標(biāo)準、甚至是企業(yè)標(biāo)準，對供應(yīng)商的體系進行定期審核，發(fā)現(xiàn)流程中存在的風(fēng)險和漏洞，及時給予修補。

 

       某些情況下，還需要利用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析軟件等工具對問題原因進行分析。例如，筆者曾經(jīng)遇到的一個實際案例。

 

       某物流倉儲服務(wù)提供商的員工，利用客戶系統(tǒng)的漏洞，瞞報或漏報實際庫存數(shù)，從而導(dǎo)致客戶遭受到財務(wù)損失。對于此類問題，單純查看系統(tǒng)報表是無法找到根本原因的。

 

       我們通過現(xiàn)場調(diào)查、流程分析、數(shù)據(jù)比對等方法，結(jié)合“根本原因分析方法”如“魚骨圖”、“因果樹”最終鎖定了可疑的對象，找到了真正的罪魁禍首。

 

       因此，數(shù)據(jù)分析和流程的可視化在事中控制中尤為重要。單純依靠一線采購人員的自我意識和經(jīng)驗來規(guī)避“欺詐”風(fēng)險往往收效甚微，優(yōu)秀的公司往往花費大量精力制定流程，設(shè)計控制手段，以確保欺詐行為在第一時間被發(fā)現(xiàn)和有效預(yù)警。

 

 

3  事后控制

事后控制是指在欺詐事實發(fā)生后，如何減少損失并且及時修補流程，避免問題的再次發(fā)生。正如之前所述，很多企業(yè)對“欺詐行為”是“零容忍”的。

 

       小則警告處罰、取消供應(yīng)商資格，大則訴諸法律解決。對于這些問題的處理，公司需要有一套具備可操作性的流程制度或是政策。

 

       當(dāng)采購方遭遇到供應(yīng)商欺詐后，什么情況下可由采購員按照政策獨 立處理，什么情況下需要有法律部門的專家介入解決，這些都需要在流程中予以明確規(guī)定。

 

       在控制方式的選擇上，事后控制是成本最高的一種控制方式。在這一階段，往往損失已經(jīng)發(fā)生。幸運的話，企業(yè)可以通過各種手段追回損失。

 

       而更多的情況是企業(yè)不僅白白遭受了損失，而且取消與該供應(yīng)商未來的合作將增加開發(fā)后續(xù)新供應(yīng)商的成本。

 

因此，我們應(yīng)當(dāng)盡可能地將控制的重點放在事前控制階段。

 

 

       有效防止供應(yīng)商欺詐對于企業(yè)尤其是中國企業(yè)來說是一個新課題。由于全球化和競爭壓力導(dǎo)致近幾年遭受欺詐的公司數(shù)量不斷攀升，企業(yè)更應(yīng)當(dāng)把防止供應(yīng)商欺詐作為一項公司政策給予細化落實，并通過不斷完善流程和制度、加強監(jiān)督與控制來有效規(guī)避“供應(yīng)商欺詐”行為的發(fā)生。