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雖然有了各種控制措施，但是不合格品的出現仍然是難以避免的。這時候就要根據不合格的性質、對最終產品的影響程度、供應商的信譽等因素對不合格品進行必要的評審，然后采取適當的處置措施，以防止不合格品的非預期使用或交付。當出現不合格品之后，要分析產生不合格品的因素，采取糾正和預防措施，防止不合格再次發生。對于異常因素導致發生的不合格品，要求供應商采取相應的措施，消除這些異常因素。
強勢供應商非常重視不合格品的處理，因為這不僅涉及到費用，還涉及到供應商本身的聲譽。所以，如何進行不合格品的判定分析和處置是強勢供應商品質管理的一個難點。
一、一致的技術標準和抽樣方案
在產品的開發設計階段企業與供應商的相關部門（設計、采購、管理、生產）就要開始進行各項標準的策劃、起草和修訂。這些文件，包括對采購物資的檢驗方案，如是否進行抽樣，如何抽樣等等，應該與供應商達成共識，在這些方面，決不能有模棱兩可的描述，否則今后供應商很難按照一致的標準向企業提供產品或服務，發生不合格的情況時也很難分清責任。
對抽樣方案的規定也應與供應商協商一致，不能簡單地規定“按有關標準進行抽樣檢驗”。因為國家規定的抽樣檢驗標準不止一個，就是一個標準，其合格質量水平、檢驗水平、檢驗的嚴格度與轉移規則、抽樣方案類型也是不一樣的，這些內容在雙方的文件中都應規定清楚，以便在后續的工作中共同遵守。
只要做到了一致的技術標準和抽樣方案，產品的不合格判定、分析和處置就有了依據，就為下一步的工作奠定了基礎。沒有這個前提，不合格處置就成為無源之水、無本之木。
二、不合格品的品質責任
當供應商來料出現超出技術規范界限的不合格時，企業和供應商應在協商的原則下確定不合格產品的原因、商定解決產品質量問題的辦法，并據此進行改進。
當企業與供應商對不合格的認定分歧很大，雙方無法協商解決，需要訴諸法律時，不合格產品質量責任的性質就發生了變化，必要時不排除需要追究某一方的法律責任，所以對產品技術要求和其它相關信息，企業一定要表達清楚、完整、準確，并經過授權人員評審后再與供應商溝通，在與供應商達成一致的前提下再簽訂合同，并妥善保存采購、檢驗文件和記錄。
供應商提供的來料不合格，大致有如下幾種情況：
1、少量不合格品，其價值也占總采購量的比例不大。
對于這種不合格，一般雙方可以比較容易協商解決。即便是這樣，如果超出正常波動的范圍，也應分清責任，特別是供應商有不同意見時，應主動征求供應商的意見，借此機會檢查企業的采購文件、技術標準、檢驗方法等是否存在問題。如果企業沒有問題，應要求供應商查清原因，采取糾正措施，防止不合格的再次發生。
2、不合格品數量比較大，價值也比較高。
應查明原因，分清責任，如果是企業提供的采購文件有問題，應及時改進。否則，應鄭重通知供應商，并暫停供應商繼續提供產品，待查明原因后，可以對供應商再進行評價，合格后恢復供應商向企業供貨。如果供應商短期內難以達到企業的要求，可以另外選擇新的供應商。
如果是強勢供應商提供的關鍵零部件出現這種問題，則是非常嚴重的品質事故，需要召集雙方相關部門人員召開緊急會議，協商處理方法。因為一般來說提供這種關鍵零部件的強勢供應商是唯一的，再次尋求新的供應商的成本太大，一般不作考慮。
3、不合格品在顧客使用過程中發現，造成顧客索賠。
有時，企業的產品在顧客的使用過程中出現故障并給顧客造成了較為嚴重的人身傷害或是財產損失，會導致顧客索賠。此時，分清產品質量責任是很重要的。
產品出現故障的原因是企業產品設計或制造問題，還是供應商提供的零部件質量問題往往決定了產品質量責任的劃分。
三、不合格品的處置
當來料的進貨檢驗中發現不合格品時，應按照企業《不合格品處理程序》的要求對不合格品進行標識和處置，防止不合格品的非預期使用。因為不合格品的處置很重要，所以企業首先應制定專門的程序，并形成文件，一旦發現不合格，工作人員能夠按照程序文件規定的職責、過程和方法有條不紊的實施控制。
對于關鍵零部件的不合格品處置，企業要更為慎重，必要的時候可以單獨設置關鍵零部件的不合格品處理程序。在處理的過程中，有幾點需要特別注意的：
1、不合格的確定
不合格的確定就是根據文件（一般是檢驗文件）要求，檢查產品是否符合要求，對不符合要求的產品判定為不合格的過程。
對比較明顯的不合格，企業和供應商之間的分歧不會很大，因為技術規范很清楚、實際測得的資料也很清楚，是非分明，不合格就比較容易判定。但是對“擦邊球”或供應商故意做了手腳的產品，有時判別起來就需要檢驗人員特別注意，防止喬裝打扮的不合格品蒙混過關。
企業的檢驗人員在履行檢驗職能的活動中，對可疑的產品或交驗批，必須認真加以鑒別。一般情況下出現下列情況時需考慮是否可疑：
(1)極限值。不論量具儀器精度如何，都應再行測定。
(2)不合理的均值。有時檢驗方法對一些質量特性規定以平均值為判定目的物，但有時候均值在規范范圍內，而有的測得值卻分散程度較高，檢驗人員應考慮這種均值的可信性。
(3)抽樣方案。當供應商提供的產品所采用的抽樣方案不合理時，如：采用百分比抽樣，且批量較小時；采用計數調整型抽樣，可接受質量水平、檢驗水平、檢驗嚴格度、抽樣方案類型的取值不合理時，應考慮供應商的檢驗結果是否可信。
(4)不良趨向。有時一系列的測得資料均從不同角度展示某項質量特性不良或有變壞的趨向，應視為可以，不能以分別測得的資料進行判定。
企業中有經驗的檢驗人員可以從檢驗結果的微小變化中發現疑點，追溯出潛在的不合格問題。
2、標識、溝通與記錄
在進貨檢驗時，一旦發現不合格品應及時進行標識，必要時進行隔離處理，并做好記錄。
對于非正常的不合格現象，應按照文件規定的程序及時通知供應商，協商解決的辦法。
3、處置
對來料中的不合格品，一般由供應商進行處置，處置辦法有：返工、返修、報廢、讓步接受。但是當企業與供應商形成伙伴關系或戰略聯盟時，或者供應商愿意付出報酬、企業認為有利時，也不排除企業進行處置的可能性。
應根據不合格品評審的結果來處置不合格品，并進行記錄。
4、返工
返工是不合格品處置的一種方法，是指為使不合格品符合要求而對其所采取的措施。如有的產品未達到規定要求，經過加工有可能達到規定的要求。
但是要注意，經過返工的不合格品要再次進行檢驗，合格后可以判為合格品。
5、返修
返修與返工不同，返修是指為使不合格品滿足預期用途而對其所采取的措施。
所謂返修產品是指產品實物發生不合格現象已超出規定的要求，對其采取補救措施，只能達到預期使用要求，不能判定為合格產品。
返修后的產品也要求再次進行檢驗，以確定是否滿足預期用途要求，這種預期用途一般是讓步使用。
6、讓步使用
超出規定要求的不合格品，但是仍能滿足預期使用要求，可以不需要采取返修補救措施，而被直接讓步接收。
讓步接收僅適用于在商定的時間或數量內，對含有不合格特性的產品的接收，要經過授權的人員批準，使用時經過顧客的批準。
需要注意的是，強勢供應商所提供的是產品的關鍵零部件，如果是不合格品，不到非用不可的情況下，不要啟動讓步使用。因為這對整個產品的最終質量有極大的影響，倘若因此損害顧客利益，那么最終的受害者會是企業和供應商本身。
有的企業對讓步接收的概念把握不準，隨意讓步放行、讓步接收，這是不符合質量管理基本要求的，也會對最終產品的質量特性造成影響。
7．報廢
對超出規定要求，沒有返工、返修價值的不合格品，判定為報廢處置。
五、糾正措施
經過進貨檢驗，對供應商提供的物料質量進行了判定，如果發現在不合格品是偶然的、個別的，在抽樣方案允許在范圍內，不合格可能是由于供應商產品實現系統的偶然波動引起的。那么，供應商為了持續改進、追求卓越可以進一步實施改進措施，進一步減少不合格品、降低不合格率。
這里講的糾正措施，是指供應商提供的產品不合格的性質超過了標準的要求，這種不合格就不能認為是供應商產品實現系統的偶然波動引起的，應認為供應商的產品實現過程中發生了異常波動，對這種異常波動，應該查明原因，根除產生不合格的原因，必要時修訂有關文件，防止不合格的再次發生。
這里要注意，“糾正”和“糾正措施”是不同的，糾正措施是指為消除已發現的不合格或其它不期望情況的原因所采取的措施；糾正是為消除已發現的不合格所采取的措施。兩者的區別就在于，糾正措施需要查找產生不合格的原因并消除之，“糾正”的對象是不合格，“糾正措施”的對象是不合格的原因。
糾正措施完成以后，供應商應進行跟蹤驗證，確保所采取的糾正措施的有效性。必要時，可以請企業的代表參與分析不合格產生的原因，參與糾正措施的制定和驗證，這樣可以使企業對糾正措施的有效性進行確認，有利于提高供應商的信譽度和美譽度，方便今后開展工作。
