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生產(chǎn)作業(yè)記錄是生產(chǎn)工藝和操作指導(dǎo)書的延續(xù)，是生產(chǎn)工藝和操作指導(dǎo)書的細(xì)化；
生產(chǎn)作業(yè)記錄作為可追溯性依據(jù)，分析生產(chǎn)操作中存在的問題，確定某一件產(chǎn)品的質(zhì)量問題或某一設(shè)備存在問題；
生產(chǎn)作業(yè)記錄對某一批產(chǎn)品在一定時期內(nèi)的生產(chǎn)記錄進(jìn)行綜合分析，掌握產(chǎn)品質(zhì)量情況、設(shè)備運(yùn)行情況，為采取糾正和預(yù)防措施、完善工藝提供依據(jù)。
在實際的生產(chǎn)過程中，由于對生產(chǎn)作業(yè)記錄的作用認(rèn)識不夠，僅僅將其用于作業(yè)或安全管理事件的記載，以及出現(xiàn)問題后查證事情的依據(jù)。
因此在記錄管理方面出現(xiàn)了很多問題：
1、重理論，輕實踐。
在管理中，我們對記錄的設(shè)置非常重視，對相關(guān)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)記錄，在各行業(yè)都設(shè)計了大量的范本表格，幾乎無所不包。
對單位規(guī)模、人員多少、環(huán)節(jié)繁簡、工藝流程差異等方面因素全然不顧，只是一味地下發(fā)記錄，而在記錄內(nèi)容、記錄整合等方面沒有要求或要求不多，造成記錄設(shè)置、內(nèi)容與實際情況差距很大，記錄數(shù)量過多、內(nèi)容填寫重復(fù)，形成了“為記錄而記錄”的局面，客觀上也造成了記錄的混亂。
2、重運(yùn)行，輕檢查。
在實際管理中，對記錄運(yùn)行我們是比較重視的，“有沒有，填沒填”是我們最關(guān)注的問題，而對記錄“是否有涂改，字跡是否清楚，是否有填寫人簽字”幾乎是我們檢查的全部內(nèi)容，符合這幾個標(biāo)準(zhǔn)的記錄就是好記錄，對記錄填寫“內(nèi)容是否符合實際，內(nèi)容真實性”等關(guān)鍵因素幾乎不檢查或檢查不充分，從而掩蓋了很多管理的隱患。
3、重結(jié)果，輕過程。
記錄是作業(yè)過程的真實反映。在現(xiàn)今管理過程中，我們更多地關(guān)注結(jié)果，很少關(guān)注作業(yè)過程。表現(xiàn)為只要作業(yè)不出大的問題，工作也就結(jié)束了，記錄也就束之高閣，沒人再去關(guān)注，超過一定保管周期就銷毀。
缺少人員對記錄進(jìn)行匯總、檢查、分析的過程，不利于發(fā)現(xiàn)管理中的隱患，以及進(jìn)一步改進(jìn)作業(yè)環(huán)節(jié)，提高工作效率的途徑。
4、重作業(yè)，輕填寫。
由于大多數(shù)人員沒有認(rèn)識到記錄的作用、記錄設(shè)置上的不符合實際、記錄過多等問題，導(dǎo)致人員愿意干活，內(nèi)心不愿意而又不得不填記錄的狀況，表現(xiàn)為：
填寫不及時，經(jīng)常將記錄當(dāng)成回憶錄；
“造”記錄；
敷衍了事等問題，影響作業(yè)過程信息的收集。
5、重執(zhí)行，輕參與。
管理人員設(shè)計記錄，作業(yè)人員只負(fù)責(zé)作業(yè)和填寫記錄，不填記錄就處罰，無權(quán)過問作業(yè)規(guī)范的制定和記錄的設(shè)置，影響了人員安全責(zé)任感和工作積極性的發(fā)揮，在一定程度上阻礙了管理方法的改進(jìn)和管理水平的循環(huán)提高。
這就要求我們對作業(yè)記錄的作用進(jìn)行重新認(rèn)識并進(jìn)行有效的管理，從而最大限度地發(fā)揮其對管理的作用。
1、對作業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)作用
記錄是由管理規(guī)程、技術(shù)規(guī)范等得來的，人員在作業(yè)前如果能夠認(rèn)真準(zhǔn)備記錄、瀏覽記錄內(nèi)容，實際上為他們提供了重溫作業(yè)流程、管理規(guī)程的機(jī)會，喚起他們對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的記憶，相當(dāng)于進(jìn)行了一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也為作業(yè)打好心理和技術(shù)基礎(chǔ)。
2、對作業(yè)人員的監(jiān)督指導(dǎo)作用
作業(yè)中，通過填寫記錄指導(dǎo)作業(yè)人員按標(biāo)準(zhǔn)的要求規(guī)范操作，防止按經(jīng)驗?zāi)：僮�，并將作業(yè)實際產(chǎn)生的結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容比對，做到及時發(fā)現(xiàn)、及時提醒、及時糾錯，為安全作業(yè)提供有力支持。
3、對作業(yè)人員的激勵作用
通過對作業(yè)記錄中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計形成相關(guān)的信息。比如對人員、班組的工作量進(jìn)行統(tǒng)計，形成了一定的目標(biāo)值，將這些目標(biāo)經(jīng)常列在顯眼的地方，對人員是一種無形的召喚，也就在其內(nèi)心形成了一種“要超越目標(biāo)”的潛在動力，從而自發(fā)地去完成任務(wù)，提高他們的崗位自豪感。
4、促進(jìn)作業(yè)環(huán)節(jié)及人員持續(xù)改進(jìn)
通過對記錄中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，形成相關(guān)的信息，在同等工作不同作業(yè)人員間形成的差異比較，分析產(chǎn)生這些差異的原因，從而自發(fā)地查找存在問題，改善作業(yè)環(huán)節(jié)，提高工作效率，并相應(yīng)地提高自身業(yè)務(wù)技能水平，以適應(yīng)高效率的工作需要。
同時，配合管理人員，共同對作業(yè)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行改進(jìn)完善，為安全作業(yè)提供可靠保證。
作業(yè)記錄對管理的作用，某種程度上屬于隱性的，而非顯性的，這就是說，這些作用如果不靠一定的系統(tǒng)管理方法，就達(dá)不到它的作用。
為有效發(fā)揮作業(yè)記錄對管理的促進(jìn)作用，應(yīng)做好以下幾項工作：
1、做好記錄制定是發(fā)揮作業(yè)記錄對管理促進(jìn)作用的前提
記錄制定好壞、內(nèi)容的多少、格式的合理直接影響記錄的填寫效果，所謂好的開始是成功的一半。記錄制定應(yīng)遵循以下幾項原則：
1.1以“環(huán)節(jié)并行模式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤傲鞒棠Ｊ健痹O(shè)置作業(yè)記錄，提高作業(yè)效率
將各個獨(dú)立作業(yè)單元或管理環(huán)節(jié)統(tǒng)一到以生產(chǎn)作業(yè)流程為主線，從作業(yè)開始到結(jié)束，盡量將與之相關(guān)的各崗位的工作內(nèi)容集中起來，包含在一種記錄中，采用菜單式的記錄，這樣做：
一是可以避免工作內(nèi)容的重復(fù)，使工作環(huán)節(jié)更加緊湊，節(jié)約作業(yè)時間，提高工作效率。
二是通過填寫和瀏覽記錄，可以對作業(yè)人員進(jìn)行本崗位以外的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，實現(xiàn)人員一崗多能，便于團(tuán)隊協(xié)作，也在一定程度上促進(jìn)了作業(yè)人員對崗位重要性的認(rèn)知。
三是便于隨后對整個作業(yè)過程進(jìn)行分析，通過一本記錄就可以一目了然地看到作業(yè)過程的每個環(huán)節(jié)，而無需查找很多記錄，便于找出存在問題，并據(jù)此改進(jìn)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。
1.2 用作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求設(shè)計記錄內(nèi)容，指導(dǎo)人員規(guī)范操作
盡量將與作業(yè)有關(guān)的操作規(guī)程內(nèi)容融入作業(yè)記錄中：
一是通過瀏覽記錄內(nèi)容，對人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
二是借助填寫記錄的過程，再次對人員進(jìn)行指導(dǎo)，喚起他們對業(yè)務(wù)知識的記憶，防止出錯；
三是可以明確工作內(nèi)容，防止“偷懶”意識，杜絕操作“能少一步是一步，不出問題就完成”的思想；
四是便于管理者掌握作業(yè)的進(jìn)程，分析存在的問題。
1.3 將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)列入記錄中，做到提醒人員，及時糾正的作用
作業(yè)過程中，需要記錄很多的現(xiàn)場數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)來判定作業(yè)正常與否。
如果數(shù)據(jù)在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的范圍內(nèi)，作業(yè)就是安全的，就可以繼續(xù)進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)，如果超標(biāo)，就要立即停止，查找問題。
以往都是靠人的記憶與現(xiàn)場數(shù)據(jù)進(jìn)行比對的辦法，一旦人員作業(yè)時忘記標(biāo)準(zhǔn)或者粗心，就會在作業(yè)中產(chǎn)生安全隱患。如果把標(biāo)準(zhǔn)列入記錄中，就可以起到及時提醒的作用。
1.4 記錄的格式設(shè)計上應(yīng)涵蓋各種情況，盡量用選擇的方法來完成記錄的填寫。
作業(yè)記錄要求作業(yè)人員在作業(yè)過程中邊干邊填，由于時間原因和人員素質(zhì)的差異，如果記錄設(shè)置過于簡單，要求不明確，需要書寫的內(nèi)容又太多，就會出現(xiàn)人員敷衍了事、字跡潦草、工作內(nèi)容填寫不全等問題。如此一來，就不能真實反映作業(yè)過程，無法對作業(yè)進(jìn)行分析，也使作業(yè)人員對記錄產(chǎn)生厭煩心理。
一個好的記錄應(yīng)該是在反映作業(yè)狀態(tài)的情況下，人員書寫的字越少越好。
因此，記錄格式設(shè)計要求內(nèi)容要全面，必須涵蓋所有可能出現(xiàn)的情況，人員只需用打“√”或打“×”的方法予以確認(rèn)即可，而無需填寫具體做法。并且對涵蓋所有情況的列舉其本身就是對作業(yè)過程和可能出現(xiàn)情況的再分析。
實踐證明，填寫字跡越少的記錄越受作業(yè)人員歡迎。
2、做好記錄填寫工作是發(fā)揮作業(yè)記錄對管理促進(jìn)作用的基礎(chǔ)
真實的記錄是對管理有效性的監(jiān)督。為保證記錄的真實，應(yīng)做好以下三項工作：
2.1 制定記錄填寫規(guī)定，確保記錄填寫規(guī)范
要求人員按規(guī)定填寫記錄，包括記錄涂改次數(shù)不得過多；字跡要清晰整潔；填寫內(nèi)容要齊全，不得有空缺項；要按操作步驟填寫，干一項填一項，嚴(yán)禁作業(yè)后補(bǔ)填記錄等。
2.2 做好記錄填寫方法的培訓(xùn)工作
要及時對作業(yè)人員進(jìn)行記錄填寫方法的培訓(xùn)，尤其是使用新的記錄時，更要加強(qiáng)培訓(xùn)，確保記錄按規(guī)定填寫。
2.3 做好記錄填寫的保障措施
2.3.1 在記錄的設(shè)置、填寫和分析過程中，必須做到全員參與。
只有作業(yè)人員參與記錄的設(shè)置，充分聽取他們的意見，才能使記錄更切合工作實際，也無形中給了他們責(zé)任，使其更自覺地填寫記錄；
只有作業(yè)人員認(rèn)真填寫記錄，才能確保作業(yè)信息的準(zhǔn)確性和完整性，才能做好記錄分析工作；
只有作業(yè)人員參與記錄分析，才能自覺發(fā)現(xiàn)作業(yè)過程中存在的問題，并配合管理人員對現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行改進(jìn)。
2.3.2 對記錄填寫完成后，要避免無人關(guān)注的情形，及時檢查講評，發(fā)現(xiàn)問題及時更改，對記錄本身出現(xiàn)的問題把它看作是安全隱患采取一定的行政措施進(jìn)行處理。
3、做好記錄收集、統(tǒng)計和分析工作是發(fā)揮作業(yè)記錄對管理促進(jìn)作用的關(guān)鍵
記錄收集回來，如果不匯總統(tǒng)計，不分析，實際上就是一堆廢紙，更談不上對管理的促進(jìn)作用，為充分發(fā)揮其作用，應(yīng)該：
3.1 建立記錄收集、統(tǒng)計和分析制度，并嚴(yán)格執(zhí)行
建立收集、統(tǒng)計和分析制度，及時收集，定期對記錄進(jìn)行統(tǒng)計分析，確保記錄的循環(huán)改進(jìn)。
3.2分析記錄填寫問題，完善記錄設(shè)計
對記錄填寫問題進(jìn)行匯總分析，是格式問題、人員問題，還是設(shè)計問題等等，針對問題改進(jìn)完善，從而使記錄更加合理，更切合實際工作。
3.3統(tǒng)計作業(yè)量，發(fā)揮人員激勵作用
統(tǒng)計記錄中每個班組、每個人員的工作量，按一定的時間間隔進(jìn)行排名公布，無形中就產(chǎn)生了激勵作用，排在前面的受到鼓勵，更加有信心，繼續(xù)努力，排在后面的，鼓足勇氣，要在下一次超越對方，從而形成了你追我趕的熱潮，工作積極性顯著提高；
同時，也因作業(yè)量的統(tǒng)計，在作業(yè)人員心中產(chǎn)生了被關(guān)注、被重視的感覺，自豪感油然而生，從而自覺尋找自己工作中的存在問題和薄弱環(huán)節(jié)，積極提高業(yè)務(wù)技能，參與管理的改進(jìn)完善，這樣不僅提高了自己的工作成績，也促進(jìn)了整體安全管理水平的提高。
4、采用PDCA模式管理記錄是發(fā)揮作業(yè)記錄對管理促進(jìn)作用的保障
記錄是否是合理的、切合實際的，只有在實際運(yùn)用中才能得以驗證。
因此，必須對記錄進(jìn)行PDCA管理（略），經(jīng)過從實際中來再到實際中去的循環(huán)使用過程，才能制定更合理的記錄，才能繼續(xù)對人員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、激勵。
記錄的作用就在這動態(tài)的優(yōu)化循環(huán)中得以有效發(fā)揮，安全管理水平也就在這動態(tài)的優(yōu)化管理模式中得以提高。
綜上所述，對作業(yè)記錄的統(tǒng)計分析是對管理過程的評價，是發(fā)現(xiàn)問題和隱患的主要來源，是創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)。可以說，作業(yè)記錄是管理中不可缺失的重要環(huán)節(jié)，做好作業(yè)記錄管理工作對管理有極大的促進(jìn)作用。
