一、相關要求如下

 

　　1、應建立文件、記錄管理制度，對文件進行有效管理，確保各相關場所使用的文件均為有效版本。

 

　　2、應真實記錄食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關產品的名稱、規(guī)范、數(shù)量、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內容。

 

　　3、應如實記錄食品加工過程（包括工藝參數(shù)、環(huán)境監(jiān)測等）、產品貯存情況及產品的檢驗批號、檢驗日期、檢驗人員、檢驗方法、檢驗結果等內容。

 

　　4、應如實記錄出廠產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期、生產批號、購貨者名稱及聯(lián)系方式、檢驗合格單、銷售日期等內容。

 

　　5、應如實記錄發(fā)生召回的食品名稱、批次、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)生召回的原因及后續(xù)整改方案等內容。

 

　　6、食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關產品進貨查驗記錄，食品出廠檢驗記錄應由記錄和審核人員復合簽名，記錄內容應完整。保存期限不得少于2年。

 

　　7、應建立客戶投訴處理機制。對客戶提出的書面或口頭意見、投訴，企業(yè)相關管理部門應作記錄并查找原因，妥善處理。

 

　　8、鼓勵采用先進技術手段（如電子計算機信息系統(tǒng)），進行文件管理。

 

二、實施要點

 

　　文件管理制度是對文件的制定、審核、批準、發(fā)放、培訓、使用、更改、標識、回收、作廢、存檔等活動進行管理的依據(jù)。

 

　　文件是信息及其承載媒體，記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準等均可以采用電子計算機信息系統(tǒng)進行管理。文件可以是計算機磁盤、光盤、軟件系統(tǒng)或其他電子媒體，或它們的組合。

 

　　食品生產企業(yè)實施食品生產活動時應有相應的計劃作為指引，計劃應當有書面文件，執(zhí)行應當有記錄。記錄是一種特殊的文件，是提供活動、產品（或服務）符合相關要求、管理體系有效運行、能夠進行有效追溯的客觀證據(jù)，也是驗證、預防和糾正措施的證據(jù)。

 

　　記錄是反映實際生產活動實施結果的書面文件，食品生產的所有環(huán)節(jié)，從采購、生產、檢驗、倉儲、物流到銷售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實、準確、完整，體現(xiàn)生產過程中的實際情況。食品企業(yè)在符合相關法律法規(guī)要求的前提下，可根據(jù)自身實際情況作出相應的規(guī)定，記錄可以是紙質文件或電子記錄。

 

　　企業(yè)應建立客戶投訴處理機制，根據(jù)規(guī)定的客戶投訴處理程序，對客戶提出書面或口頭意見、投訴做好記錄，通知企業(yè)內部相關部門查找原因，給出妥善處理意見，對客戶及時反饋和答復，保留相應的記錄，包含企業(yè)內部糾正措施的記錄。

 

　　1、文件管控要求一般包括：

 

　　①有制定、審核、修改程序，明確文件發(fā)放部門；

 

　�、诋斂陀^情況發(fā)生變化，如組織機構變化、產品變更、相關法律法規(guī)變化時，應對文件進行審核，必要時進行修改；

 

　�、蹜獙ξ募�修訂狀態(tài)進行標識，即版本號、修訂狀態(tài)、修訂一覽表等；

 

　�、艹�現(xiàn)行有效版本外，其他版本不得出現(xiàn)在文件應用場所，以免混淆，收、發(fā)文登記表、受控文件清單等應有詳細記載；

 

　�、菸募�字跡應清晰、有編號，易于識別；

 

　�、夼c產品（或服務）有關的外來文件，如與產品有關的標準、法律法規(guī)等，應有單獨標志或單獨存放，應有保管和使用措施等的規(guī)定；

 

　　⑦作廢文件要及時收回，如需保存應加注“作廢”字樣，保存期限不得少于2年；

 

　�、辔募�的歸檔、查詢、作廢等應由專人管理。

 

　　2、記錄管控要求一般包括：

 

　　①記錄進行標識、編號、登記（記錄清單）；

 

　�、谟涗浶枰�保存在適宜的場所，以防損壞和丟失；

 

　�、垡�(guī)定記錄的保管、借閱要求；

 

　�、苡涗洃�易于檢索和查找；

 

　�、萦涗洷４嫫谙薏坏蒙儆�2年；

 

　　⑥規(guī)定記錄處置和銷毀的要求；

 

　　⑦記錄不得隨意更改和更新，因記錄有誤等確有必要更改和更新時應當遵循相應的規(guī)程操作。