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不論食品制造商的規模如何，都需要尋找、核準和維護原輔料供應商，這些過程實施的程度可能會受到企業內現有資源的影響。本文旨在為讀者提供一個廣泛的視角，了解供應商認證過程中涉及的步驟，以及充分實施這些過程需注意的地方。
一、原輔料風險評估
在理想情況下，企業應配備充足的資源，用于開發原料規格，并評估原料存在的風險。企業還應配備一名微生物學家，來領導風險評估的過程，并引入相關微生物標準。此外，質量保證（QA）部門應配備原料類別經理，其應具備蛋白質、乳制品和谷物等特定原料領域的專業知識。
企業應組建一個研發小組，配備食品科學家，促進原輔料規格的開發。最后，企業的采購代理人應與QA類別經理一樣，具有關于特定原料領域的經驗，并能專注于這些原料的采購過程。質量保證員、研發員和采購員這三個團體都應為開發不同類別原輔料采購規格負責。
然而，現實情況往往是，企業往往并不具備上述的所有資源。但無論人力資源如何，企業都需要采取一些步驟來確保原料采購規格的順利開發，進而確保成品的質量和安全。原料規格開發的第一步是徹底了解成品所需的屬性以及創建這些屬性的過程。
了解原料中存在的潛在危害以及原料的儲存和處理是否會導致潛在危害增加，這一點也很重要。這就是為什么在HACCP計劃制定過程中進行徹底的危害分析至關重要的原因。危害分析完成后，則可確定原料規格的要求。
二、原輔料規格
開發原料采購規格有兩種方式，一是采用供應商的原料規格，這些規格包含所有可以讓企業生產安全、優質產品的信息。第二個選擇是由企業的研發團隊和質量保證部門聯合開發采購規格，每個成員基于各自專業領域知識提供意見。
也就是說，研發團隊負責確定最終產品性能中重要的屬性，而質量保證員應確定微生物和食品安全標準。
根據企業的具體業務和資源，供應商的規格也可為企業開發自己的原料規格提供一個起點或借鑒。通常當某一產品對原料有非常具體的屬性要求時，這種借鑒是非常必要的，并且有可能企業還需要多家供應商。
在開發原料采購規格時，至少要包含以下標準：
1、物理標準
包括原輔料的尺寸、顏色等。尺寸例如，卷餅奶酪的切片尺寸或卷餅的切片長度。當對最終產品的外觀有要求時，另一種物理特性可能是原料的顏色。如果胡蘿卜的橙色、甜椒的綠色或草莓的紅色，這些在最終產品中是顯而易見的，因此企業需要在原料規范中確定要求。這些要求可以通過使用描述性術語或通過比色評估來實現。
2、化學標準
這些可能包括在牛肉或豬肉中的脂肪含量、調味料中的鹽含量、調味料混合物中的水分含量、pH值或營養成分含量，或者也可能包括香料或辣椒的熱量。
3、微生物標準
包括一般微生物或病原體微生物。所關注的具體微生物體類別應依照具體的原料，所需進行處理的步驟也將隨之變化。
4、溫度標準
確定原料是否可以在室溫下保存，或者是否必須冷凍保存。確定特定原料的最高和最低儲存溫度也很重要。例如，將奶酪置于40°F以下可能對維持原料穩定性很重要，凍結則可能導致破碎和粉碎。
5、保質期標準
即在特定溫度下，原料保持可食用水平的最長時間。了解原料貯存穩定性的時間長度也有助于企業確定所接收的原料的新鮮程度。
三、供應商的選擇
一旦完成成分風險評估并制定了原料采購規格，接下來就應選擇一個可以滿足企業期望的供應商，以確保所提供原料的質量和安全。生產商常使用的一個工具是關于潛在供應商的問卷調查，收集供應商食品安全和質量計劃信息。該調查問卷由質量保證部門開發并發送給供應商質量檢查部門，該問卷應包括但不限于以下方面的信息：
蟲害控制
HACCP、衛生標準操作程序和先決條件程序
食品安全
質量管理
入庫原料檢驗
存儲和處理實踐
此外，供應商可能需要由第三方進行審核。有些企業也許還需要確定是否要求供應商進行“全球食品安全倡議”基準審核，以及是否希望供應商提供實際審核報告、糾正措施，還是僅提供審核分數或審核證書。
供應商問卷的回答將有助于企業判斷供應商是否合格。例如，若供應商的回答不可接受則將此供應商排除，或者可接受但需要采取額外的步驟進行審核來達到試用狀態。
這些問卷還能幫助企業確定是否需要進行供應商年度或定期審核，具體取決于原料被使用或加工的方法，以及在加工過程中是否有相關的步驟能減少或消除食品安全危害。
四、供應商審核
企業還需要確定的是，企業的質量保證部門應何時及如何對供應商進行審核。根據企業對供應商的調查問卷的審核、企業的人力資源、預算和供應商的位置，選擇性地進行供應商審核。在這種情況下，企業應配備審核方案和經過培訓的審核人員。審核人員不僅應掌握如何開展審計，有時還需要了解基礎統計過程控制、根本原因分析和持續改進等分析方法等。
五、持續驗證
現在，企業已經確定了與成分相關的風險，選擇了供應商并通過審核過程確定了它們合格，企業應希望繼續驗證供應商，以使它們符合原料規格和食品安全要求。持續驗證可以通過以下兩種方法來實現。
第一種是要求供應商提交“分析證書”，即COA證書。
應提前確定COA證書中所需包含的分析，并將此納入到發送給供應商的原料規格中。并且，判斷是否是每次出貨的都需COA證書，還是基于較少的頻率。如果需要COA證書的頻率較低，那么通常將此稱為一致性證書。
第二種驗證方法是進行入庫原輔料檢驗。
鑒于資源有限，對所有原料每批材料進行逐批檢驗并不現實。對首批原輔料進行的危害分析可為之后的原料檢驗頻率提供參考和指導。例如，對鹽的原料檢驗頻率不應比每半年檢驗一回更頻繁，可能僅需要年度檢查即可。然而，諸如新鮮水果或蔬菜等易腐食品可能需要逐批檢查，以確保不存在變質或受感染情況，因為這些情況將損害食品的安全性或破壞成品質量。
當收到不符合工廠期望或要求的原輔料時，企業應將不合格信息反饋給供應商。這通常是以“糾正措施報告”（CAR報告）的形式反饋，其中描述了不合格情況，并要求供應商就該結果提供回應，以防止同類情況再次發生。通過持續提供供應商CAR報告，工廠還可以了解供應商的長期績效，也是終止與某些不合格供應商合作關系的理由。
無論企業規模大小或可用資源多少，企業都有有必要并且能夠對其原料進行評估、制定原料采購規格并選擇相應的供應商。而供應商審核和驗證計劃則是確保原輔料符合食品安全和質量要求不可或缺的要素。
