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工作怎樣復盤,質量人要學習一下

放大字體  縮小字體 發布日期:2022-09-05  來源:食品安全與質量管理
核心提示:工作怎樣復盤,質量人要學習一下
   “復盤”原是圍棋術語,本意是對弈者下完一盤棋之后,重新在棋盤上把對弈過程“擺”一遍,看看哪些地方下得好,哪些下得不好,哪些地方可以有不同甚至是更好的下法,等等。這個把對弈過程還原并且進行研討、分析的過程,就是復盤。
 
  復盤被認為是圍棋選手增長棋力的最重要方法。通過復盤,棋手們可以看到全局以及整個對弈過程,了解棋局的演變,總結出適合自己和不同對手的套路,或找到更好的下法,從而實現自己棋力的提升。
 
  把復盤概念引入企業管理領域,作為一種管理方法來使用,最早在國內是由聯想的創始人柳傳志先生開創的。在2000年前后,柳總就開始在聯想公司內部提出復盤,并且以身作則,通過言傳身教,讓聯想的各級干部,其實都掌握和了解了復盤這種方法,形成了習慣,而且寫入聯想文化中。并且形成了:沙盤推演——執行——復盤,這樣的一個完整過程。
 
  這樣的工作方法,會讓管理能力越來越強,而沙盤推演的水平也會越來越高,甚至到最后,執行的步驟可以與沙盤推演中預想的步驟基本一致。這就對我們準確、高效地達成既定目標提供了本質的保障。
 
  一、為什么要復盤?
 
  復盤的本質是從過去的經驗中學習!
 
  組織學習大師彼得·圣吉(Peter Senge)曾講過,從本質上看,我們人類只能通過“試錯法”進行學習。大衛·庫伯(David Kolb)提出的“經驗學習”模型也是成人學習領域最主要的基礎理論之一。
 
  成年人最主要的學習來源仍是過去的經驗,而復盤就是從自己過去的經驗中進行學習的結構化方法。
 
  所謂學習,指的是獲得一些啟發、見解,提升自己的見識和能力,從而提高個人的有效行動能力。
 
  復盤不僅僅是對過去的成功經驗和失敗教訓的總結,也不只是對過去的推演,而是要落實到行動中,提高人們未來行動的能力與績效表現,這才是學習的出發點和落腳點,是學習的根本目的。這才是檢驗復盤質量的關鍵要素。
 
  復盤的好處,歸納如下:
 
  1、 知其然,知其所以然
 
  在全盤當中,存在著各個環節,這些環節環環相扣,最終導致了結果。復盤的過程,也是將細節重新回顧的過程。知道了哪些地方是有效的,哪些地方有可能更好,哪些地方做得不盡如人意,原因是客觀還是主觀。這樣才能在下一次實踐中迭代和升級。這是復盤的第一層目標。
 
  2、 團隊配合,合理分工
 
  復盤,到底在復什么?其實就是人和事,兩者缺一不可。
 
  每個人都有自己的強弱項,如果分工合理,長板效應會更突顯。復盤追求的第二層次的目標,在于了解團隊中的每個人,了解每個人的優勢和短板,實現合理分工,優勢互補。
 
  3、 知己知彼,磨煉內心
 
  復盤一件事情的來龍去脈,跟下一盤棋一樣,也是一個斗智斗勇的過程。復盤過程中自己面對困難、挑戰、沖突、成功、合作等情況時,內在心理上的成長和錘煉,是復盤第三層次的目標,也是個人和團隊在這其中獲得的最大收獲,也能更大地促進團隊的信任和融合。
 
  4、 總結規律,固化流程
 
  VUCA時代,企業面臨的市場環境越來越復雜多變,越是重大的事件,涉及的面越廣,參與者越多,即使是是事件的負責人和統籌者,也會存在著不同程度“摸著石頭過河”的不確定性。復盤,可以很好地發現事件背后的原理和規律,將個體經驗、事件經驗轉化為組織經驗和能力,形成相對固定的標準和流程,從而更好地應對未來。
 
  二、如何做一場有效率、有效果的復盤?
 
  做好一場有效率、有效果的復盤,其實有很多技巧。
 
  1. 復盤始于回顧
 
  復盤的第一步就是回顧目標,從當初制定的目標出發,對照如今的結果,列出哪里做得好,哪里做得不到位。
 
  這里要注意,一般我們以為回顧目標輕而易舉,但是在后續復盤中會發現,往往問題在一開始就埋下了伏筆,這些伏筆包括以下四個方面。
 
  第一,沒有目標或目標不清晰;
 
  復盤中常見的問題是目標制定得比較籠統。比如說“帶好團隊”、“完成銷售任務”,這樣將很難精確評價實際結果,也很難充分復盤。
 
  所以,在目標制定方面,一定要符合SMART原則:
 
  明確具體
 
  可衡量
 
  有挑戰但可實現
 
  相關可控
 
  有時限
 
  如果無法量化目標,也要盡量細致地進行分解,或制定出一些關鍵里程碑。
 
  否則在復盤時,容易出現“公說公有理,婆說婆有理”的情況,各執一詞,僵持不下。
 
  第二,目標缺乏共識;
 
  針對目標,另一個常見問題是團隊成員對目標的理解不一致,導致大家對同一件事的理解、評價不一致,繼而發生分歧或沖突。
 
  這通常是事先未充分溝通或目標不清所致。
 
  如果在復盤中發現大家對目標缺乏共識,要么終止復盤,要么組織必要的研討。否則在后續的復盤中,往往會進入各自的理解范圍,而導致交流難以繼續。
 
  這里也反過來提醒我們,事前應確保團隊成員對任務目標與成功標準的準確理解,否則,就失去了評價和甄別差異的基礎。
 
  同時,在日常工作中,團隊可以將目標與計劃明確地展示出來,讓每一個參與行動的人都能看到。
 
  第三,報喜不報憂;
 
  很多人參與復盤時,害怕暴露自己的不足。
 
  原因包括但不限于:
 
  對復盤的結果是否牽涉到自身利益,心存疑慮;
 
  坦誠自己不足,影響到自身權威;
 
  或者自我感覺良好。
 
  解決方案也要對癥下藥,明確復盤的目的在于學習,讓大家樹立開放心態,坦誠表達;
 
  尤其領導者要以身作則,主動反思自我,不遮掩,不護短,為大家樹立榜樣。
 
  第四,報流水賬,或糾纏于細節。
 
  在回顧工作過程中,很多人容易分不清輕重,報流水賬,或者糾纏于細節,引發不必要的討論。
 
  一方面會讓討論變得冗長、拖沓,另一方面也可能沒有抓住重點,無法產生有價值的學習。
 
  那么,如何應對這一誤區?
 
  首先,需要復盤主持人根據復盤目的、主題來設計復盤會議程。
 
  要么讓大家提前準備、事先同步信息,要么在會議開場,提醒大家聚焦目標,簡明扼要。
 
  其次,如果在復盤過程中有人長篇大論,主持人要善意插入,提示重點。
 
  綜上,我們看到,復盤一定是針對明確且可衡量的目標進行的,很多人目標定得模糊,工作開始得匆忙,這樣的復盤不僅難度很高,而且很難達成共識,失去有效學習的價值。
 
  2.分析原因
 
  有了清晰的目標和步驟,找到了亮點與不足,就可以分析導致成功或失敗的關鍵要素。
 
  找到那些團隊做得最好或最不好的具體點之后,回答這幾個問題:
 
  亮點是由哪些原因造成的?其中主觀原因有哪些?客觀原因有哪些?真正起作用的關鍵成功因素是什么?
 
  造成不足的原因有哪些?主觀原因、客觀原因是哪些?最重要的根本原因是什么?
 
  分析原因是復盤最主要的環節之一,直接影響到我們能夠從中學到什么,學到多少。
 
  但是在分析原因時,也要注意以下三個方面:
 
  第一,分析時浮于表面,顯得一團亂麻;
 
  很多問題受多方面因素的影響,彼此之間相互干擾,使得分析原因時顯得一團亂麻、莫衷一是。
 
  這時可以運用一些復盤時常用的工具,來幫助我們進行結構化思考。
 
  比如,豐田常用的 “5個為什么”法。
 
  豐田的精益生產使得它屢奪新車銷售冠軍,但豐田創始人豐田佐吉、大野耐一更愿意提及豐田的“五個為什么”法。
 
  “五個為什么”指的是面對生產過程中發現的問題,要通過連續追問五個(或者更多)為什么,找到其背后的真正原因。
 
  一個最有名的例子是:有一次,生產線上的機器總是停轉,雖然修過多次但仍不見好轉。于是,大野耐一與工人進行了以下的問答:
 
  一問“為什么機器停了?”
 
  答“因為超過了負荷,保險絲就斷了。”
 
  二問“為什么超負荷呢?”
 
  答“因為軸承的潤滑不夠。”
 
  三問“為什么潤滑不夠?”
 
  答“因為潤滑泵吸不上油來。”
 
  四問“為什么吸不上油來?”
 
  答“因為油泵軸磨損、松動了。”
 
  五問“為什么磨損了呢?”
 
  再答“因為沒有安裝過濾器,混進了鐵屑等雜質。”
 
  所謂連續追問,其實針對的是做事情“差不多就行”、淺嘗輒止、糊弄一時的態度。只有真正逼近問題的根源,邏輯才會清晰浮現。
 
  這也是工作中精益求精態度的體現。
 
  第二,歸罪于外,相互指責;
 
  在討論問題時,很多人會將原因歸咎于外部,對自己的責任避而不談。這樣既失去了客觀公正,也是防衛性心態。
 
  同時,由于聚焦于失敗,也會讓復盤會成為批斗會,加劇大家的防備心理。
 
  這時,就需要領導者首先站出來,以身作則地反思自己的不足,作為表率,影響他人。
 
  同時,我們應該意識到,復盤會不是批斗會,要以學習為導向,堅持“對事不對人”。
 
  主持人要及時打斷針鋒相對,將焦點引回具體的事件中,維護客觀、平等、開放的氛圍。
 
  第三,面面俱到,拖沓冗長。
 
  有時候,復盤時暴露出的問題很多,領導者容易揪住每個問題,什么都要進行分析,從而導致會議冗長,同時難以駕馭。
 
  這時就要注意:貪大求全,不如講透一點。
 
  必要時,復盤會的主持人要進行控場,打斷無休止的拖沓,聚焦主題,抓住重點問題進行分析。
 
  3. 提煉經驗
 
  輸贏都要進行復盤。
 
  贏的人要反思,我們僥幸在哪里;輸的人要反思,我們輸在哪里,是哪些事情我們做好了,我們就會贏。
 
  這樣做的目的,是為了提煉出經驗,鞏固優勢,改善劣勢,這樣才有接下來的勝利。
 
  這一點上,軍隊的做法也值得借鑒。
 
  美軍在海地執行維和任務時,由于復雜多變的環境,遭遇很多不熟悉的挑戰。對此,他們對每一件事都進行AAR(行動后反思)。
 
  關鍵是,他們在復盤后,將本次事件中所獲得的經驗教訓上報,并將這項經驗列入以后執行這類任務的標準作業程序。
 
  比如,在遭遇當地武裝分子襲擊后,他們在一次復盤中發現,那個地區沒有狗,當地人對軍用德牧非常恐懼。他們建議應該配備更多的警犬,從而達到更大的震懾作用。
 
  一開始,士兵們發現很多領域需要加以改進,但隨著經驗的積累和迅速普及,問題越來越少,各部門都形成了一系列“工作指引”,將自己的最佳實踐記錄下來,很多最佳實踐被寫入軍隊紀律,同時被美軍經驗學習中心用來為新任務做準備。
 
  學習型組織的標準之一就是不要犯過去曾經犯過的錯誤,避免“重復交學費”。
 
  那些沒辦法將經驗轉變為能力的人,則是在這三個方面出了問題:
 
  第一,過快得出結論;
 
  復盤時我們喜歡總結規律,但我們也很容易輕易得出“規律”,對于只出現過一次的偶然因果,誤以為是規律。
 
  這時,我們就要問自己:
 
  復盤的結論是否排除了偶發性因素?能否適用于大多數情況?
 
  復盤結論是否涉及了一些關鍵要素及其內在關系?他人是否可以準確理解并執行?
 
  復盤的結論,是否經得住連續追問“為什么”?涉及的是根本問題,還是停留于具體時間?
 
  是否有類似的事件可以進行交叉驗證?
 
  第二,過于抽象、空洞;
 
  有時候大家又容易總結出一些高度概括的原則。
 
  比如“項目成功的關鍵在于準確把握用戶需求”、“這件事必須是一把手工程”……
 
  這些結論可能并不錯,確實容易將一些干貨不經意地忽略掉。
 
  而且,由于經驗教訓只存在于個人的頭腦中,未被清晰識別、梳理出來,可能模糊不清,難以被傳播和共享。
 
  為此,需要復盤主持人在參與者總結出一些經驗和教訓時,引導參與者將其“具象化”。
 
  也就是補充這一經驗使用的場景、達到的目的、具體的動作、以及相關注意事項(比如,做到什么程度,關鍵要素或風險是什么)。
 
  第三,不切實際,超出可控范圍。
 
  在總結經驗教訓環節,一些人也會把焦點指向上級、外部或不切實際的期望。
 
  例如,“下次,要是某位領導能夠如何如何就好了”。
 
  這也是一種受害者心態,寄希望于自己不可控等因素,并不利于自身能力的提升。
 
  對此,復盤參與者應該關注自己可控制的范圍,想一想,在有限條件下,我們如何能夠做得更好?
 
  如果確實有組織層面改善的必要,可以將這個發現作為專門的《管理改進建議書》,進行留存與提交。
 
  不要讓受害者心態拖累自己的發展。
 
  4. 實踐應用
 
  只有將學到的經驗教訓付諸實施,轉化為未來的行動改進,才算完整的學習。因此,在復盤時,要制定學習轉化與后續應用計劃,落實到行動中。
 
  保持優勢,補上劣勢,將今天的峰值變成明天的常量,這就是復盤帶來的巨大價值。
 
  考慮后續行動時,需要兼顧以下三個方面:
 
  開始做什么?基于復盤中學到的經驗教訓,可以開始做哪些事情。
 
  繼續做什么?找到團隊表現良好,需要保持下去的領域,讓成功可以復現或強化。
 
  停止做什么?
 
  需要注意的是,在后續實踐中,要明確負責人和時限,并列出明確時間表,防止復盤會后出現虎頭蛇尾,缺乏行動,從而讓大家的時間和精力都白白浪費。
 
  因此,復盤的主持人需要重視會前的策劃準備、會議過程中的引導,以及會后的推進。其次,是引起領導者重視,將復盤及后續計劃納入工作任務與考核中。
 
  三、不是只有年底和大事需要復盤
 
  成功需要復盤,失敗更需要復盤,復盤應該像我們吃飯一樣,成為日常的一部分。
 
  如果能夠從失敗中找到原因和改善措施,這種失敗值得寬容。相反,如果成功了,但是不知道為什么會成功,那么這種成功是不可復制的,也是沒有意義的。
 
  芒格喜歡復盤別人的失敗,他認為“只有知道自己將在哪里摔倒,你才能知道避開哪些坑。”
 
  任正非重視復盤,華為的復盤提倡“對事不對人”。
 
  很多公司一復盤就是找誰的責任,但華為認為,復盤是為了發現深層次的原因,而不是追究個人責任。
 
  復盤最主要的任務是找出問題的應對方法,以便在制定新戰略的時候拿出措施,不要再重蹈覆轍。
 
  阿里也認為,無論做什么事,都要及時復盤。
 
  因為公司的存在本身就是為了解決問題,而不是追求完美。解決問題的前提是快速試錯,快速試錯的成立條件就是及時復盤。
 
  更多人認為,復盤應該像吃飯一樣日常。并不是只有大事才需要復盤,復盤可能只需要5分鐘,也可能需要一個晚上,它是一個時時刻刻都需要進行的動作。
 
  四、復盤中的重要角色
 
  在一場好的復盤中,除了目標清晰,各方坦誠之外,還有一個很重要的角色,就是復盤的主持人。
 
  因為復盤是一個微妙的團隊對話過程,不可避免地會引起一些敏感話題,如誰應該對“未達預期目標”承擔責任,是否存在決策失誤等,因此,主持人要有熟練的團隊引導技巧,可以提高對話和復盤的質量。
 
  一個好主持人的工作并不輕松,需要做到:
 
  第一,設計團隊復盤會議,并進行相應的組織和準備;
 
  第二,使團隊成員以適宜學習的心態參與復盤的研討;
 
  第三,采取恰當的干預措施,讓所有人員全心投入;
 
  第四,通過提問,激發與會者思考的熱情,為團隊提供必要的反饋;
 
  第五,將沖突、不一致的意見轉化為建設性的創造;
 
  第六,及時澄清,總結、提煉并記錄形成共識的觀點;
 
  第七,提高對話質量,兼顧主張與探尋,引發深入思考;
 
  第八,為團隊研討提供必要而合適的工具與方法,以及信息等方面的支持,提高團隊工作效率;
 
  第九,負責或協助團隊領導做好復盤的記錄及后續推進。
 
  復盤時看起來一團和氣,則沒有人愿意揭示問題;而相互指責、歸罪于外,也無法真正解決問題。
 
  所以,一個合格的主持人就像催化劑一樣,有助于促進團隊研討中發生化學反應。
 
  五、結語
 
  一個組織的能力,從來都體現在自身的不斷迭代與不斷成長中。
 
  任正非認為:將軍不是教出來的,而是打出來的。為此,在華為的戰略預備隊中,復盤做到了100%全覆蓋。
 
  每一個成功都源自各方面都做到位,而每一個失敗,則各自踩了各自的坑。
 
  應對任何不確定性,不僅要快速采取行動,也需要及時復盤;不僅要復盤自己,還要復盤別人。
 
  復盤,不僅是組織的高效學習方法,也是組織的高效免疫系統。
編輯:foodqm

 
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