采購對產品制造和服務的組織是一項重要的活動，如：制造業組織，產品上使用的原材料、設備上使用的配件采購。服務業組織，如：賓館客房需要的臥具、洗滌用品，餐廳需要的食品原料、餐具等，都需要通過采購來滿足要求。采購物資的質量直接影響到產品和服務的質量，如所采購的鋼材質量達不到規定的要求，直接影響到加工件的質量，而這種影響是無法用后續的技術改善來彌補的，餐廳采購的食品本身就不新鮮，廚師技藝再怎么高，也無法做出美味佳肴。任何組織都不可能具備生產產品或服務所需的全部物資的制造能力，因而采購物資的質量是保證產品和服務質量的關鍵，也是組織是否能持續穩定向顧客提供合格產品和服務的關鍵。因此組織不僅要對供方進行評價，更重要的是幫助供方健全質量管理體系，使其具有穩定的產品質量保證能力，這樣才能持續穩定地向顧客提供合格的產品。

對采購的要求主要反映在以下方面：

一、供方的評價
 

    組織所需要的物資是由供方提供的，而供方提供物資的質量與其質量管理和質量保證能力有直接關系，這種能力通過管理基礎、人員素質和技能、技術的先進性、設備的保障性、制造過程的控制程度等方面體現，而這種體現最終的表現是向組織也就是他的顧客提供的是什么質量的產品或服務。作為組織要相信他的供方能持續穩定地向自己提供滿足要求的產品或服務，就應了解供方是否具備這種能力，最直接的了解方法是對供方進行評價。評價的標準是組織對提供產品或服務的質量要求，評價的方式可根據組織的需要進行，如：實地考查、問卷調查、現場評審、樣品試用、同行業反映等，而無論哪種方式，要真正將供方的能力了解到，而不是走過場，更不能通過每次的退貨、罰款來促進了解。
    對供方評價的方式和程度，取決于供方提供的產品或服務對組織的產品或服務質量的影響程度，如果影響是至關重要的，則要考慮實地考查、現場評審、樣品試用的評價方式。
    如果采用現場評審的評價方式，組織的相關部門與供方的相關部門應對口進行，如組織的檢驗部門到供方的檢驗部門檢查檢驗文件是否完善；是否按文件要求進行檢驗；檢驗記錄是否保持；檢驗標識是否正確；檢驗人員是否具備能力；檢驗器具的數量、測量范圍、測量精度等是否滿足要求；對檢驗中發現的不合格品如何處理；何種情況可以緊急放行等等。組織的技術部門到供方的技術部門檢查產品或服務的質量要求依據何種標準？標準是否為最新文本？如果將國家或行業標準轉換為企業標準，其技術要求是否高于國家或行業標準；企業標準是否在當地質監部門備案；直接指導生產或服務的是何文件？該文件與相關標準的技術要求有無矛盾之處？技術要求是否有操作性？如：規定了粘土沙的含水量不得超過5％，是否規定了用什么方法測量，規定了澆注的時間，如何保證在規定的時間內完成澆注等；關鍵的質量特性在技術文件中是否予以注明；對關鍵的質量特性采用什么方式進行重點控制；圖紙上是否清楚地注明了加工件各部位的技術要求；工藝流程圖上是否清楚地描繪出產品的加工順序；是否確定了特殊工序，是否進行了能力確認；技術人員的能力，工作條件是否滿足產品或服務創新的要求等等。如果單純采取現場評審的評價方式，即使組織滿意了，也只能證明供方的軟件即材料符合要求。
     如果采用實地考查的評價方式，則要以人、機、料、法、環為主線，以關鍵活動為重點，開展實地考查。如：關鍵、特殊工序的操作者是否經過培訓，取得了相應的資質；關鍵、特殊工序的設備是否按規定的周期進行了保養，設備的運行狀況是否正常；加工的零部件所使用的原材料是否經過了合格檢驗；實際操作是否符合技術要求；工作環境是否滿足產品或服務的質量要求等。對服務業的實地考查重點是服務的流程是否清楚；是否按規定的流程進行；服務是否達到了規定的標準；服務人員的素質和態度；服務中發生問題如何處理等等。實地考查的評價方式，只能證明供方的基本狀況符合要求，不能證明所提供的產品符合要求。

如果采取樣品試用的評價方式，則要對所試用的樣品數量、試用周期、試用在何產品或部件上，樣品試用結束后由哪個部門對其評價等做出明確規定。如果單純采取樣品試用的評價方法，只能證明所試用的樣品符合要求，如果是供方提供樣品，只能證明該樣品符合要求，而不能證實今后提供的產品合格，如果組織從供方倉庫中隨意抽取樣品，也只能對該樣品負責，就像產品的監督抽查，只對所抽查的樣品負責一樣。

目前公認的對供方評價的科學方法，是這幾種評價方式相結合，即質量管理體系的綜合評價。只有證實了供方具有完善的、符合ISO9001標準要求的質量管理體系，才能使組織確信供方具有持續穩定地向組織提供合格產品的能力。 不管用哪種評價方式，即使評價合格的供方也不能一成不變，應定期對供方再評價，以促進供方不斷地提高供貨質量以及質量管理水平，尤其是供方供貨質量發生波動時，更要及時地再評價。

二、采購信息 “采購信息”即采購的要求。采購的要求要使組織的采購人員清楚，更要使供方的相關人員清楚，只有這樣才能保證采購的信息準確。
 

采購信息可以用各種形式表述如：采購合同、采購訂單、采購計劃、采購協議等等，也可以是電話、傳真、網絡等等，不論哪種形式，采購的要求要明確。如：物資名稱、規格、型號、數量、技術要求、圖紙要求、交貨期、交貨地點，運輸方式、驗收標準、驗收方式等等。為了達到采購要求，組織的采購信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情況，尤其是熟悉的供方，不能因為是經常采購的物資，就省去必須交待清楚的信息，特別是電話訂貨，更要將相關信息交待清楚，當然最好是以書面的形式，如果確實認為電話訂貨方便，那么采購的要求一定要讓供方理解。 采購的要求的詳略程度要根據所采購物資的重要程度決定。如果所采購的物資對組織的產品至關重要，那么采購文件中至少要包括以下內容：

1．檢驗標準的要求 要求供方對該物資從原材料檢驗到成品檢驗均從嚴要求。如增加原材料檢驗的項目和抽樣量、半成品增加必要的巡檢，以及成品檢驗的現場驗證等。這樣必然增加了采購成本，但對于重要物資的采購，控制其產品質量至關重要。
 

2. 供方采購程序的要求 要求組織的供方對提供該物資的供方嚴格執行評價程序，確保所提供的物資質量持續滿足規定要求，必要時進行現場監督該物資的生產過程。
 

3.供方生產過程的要求 要求供方提供對該物資生產過程如何控制的書面材料，組織應審查必要時進行現場考查。

4．供方的設備要求 對供方的設備能力提出要求，如：要求模具生產企業使用加工中心；指定產品委托某檢測機構的儀器檢測等。

5. 人員資質的要求 對供方生產該物資的人員資質提出要求，如必須經過培訓持證上崗；采購食品原材料，生產人員必須具有健康證。

6.質量管理體系要求 要求供方提供的產品在質量管理體系覆蓋范圍內，如建筑企業應通過GB/T50430標準認證等。 組織的有關采購要求在傳遞給供方之前，應由相關部門或人員進行審查、批準，以確保采購的要求是充分和適宜的。對不同重要度的物資，審批部門或人員可以不同，一般物資主管核實就行了，而重要物資也許要逐級審批。 綜上所述：供方提供的產品其質量直接影響到組織產品的最終質量，而組織的產品質量又直接關系到顧客的使用和顧客對組織的信任程度，因而組織應十分關注其供方的供貨質量，而要讓組織放心其供方能持續穩定地向自己提供合格的產品，則必須加強對供方的控制，這種控制不僅體現在要求上，當供方產品質量發生波動甚至下降時，幫助其分析原因，從人力、物力上給予支援。總之，供方的產品質量既然是組織產品質量的重要組成部分，組織就應象自己的企業一樣關心幫助供方，這就是八項質量管理原則中的“與供方互利的關系”。