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在收貨、向前工序反饋情報、不良品追蹤和反饋、品質改善再確認須用到合格證時，查看本細節。合格證是指跟隨材料一起，并證明材料身份的文件。有些工廠也稱之為“檢查合格證”、“出廠合格證”。
一、合格證的信息
一張合格的合格證里至少要包含以下信息：品名、編號、制造日期、數量、供應商和檢查結果等。這是物料管理不可缺少的一條重要數據。
二、合格證的作用
* 識別實物的憑證
當某材料第一次收貨，若沒有合格證附在實物上，倉管人員肯定拿著實物到處詢問，一會問技術人員，一會問采購，可能要浪費很多時間，才能弄清楚材料的真實身份。
* 核對數量的憑證
每一個最小包裝的數量是多少？總的加起來又是多少？如有合格證的話，收貨時倉管員就不必重新清點一次。
* 進行不良品的追蹤和反饋
如果出現不良品，可依合格證提供信息給供應商，便于供應商最快速的改善品質。如果什么時候制造的的、數量是多少等等最基本的情況都不能提供的話，供應商便無法著手調查、分析和改進。
* 品質改善的再確認
對供應商改善品質具體是從哪一批開始，可通過合格證來找到答案。
三、合格證使用與管理要點
* 與供應商約定合格證的事項
1、合格證的格式依供應商的不同而有所不同，但一定要包含最基本的信息，至于格式只要認可即可。
2、有的前道工序（供應商）在每一最小包裝單位（盒、箱、袋）上都附有合格證；有的則以每一批次為單位附設一張“合格證”，如果該批數量龐大，合格證卻只有一張，那么倉庫分細發給生產現場時，可用復印件代替原件一起出庫，直到該批材料使用完畢為止。
3、向供應商訂貨時，應在合同里規定合格證的格式、張數，以免雙方日后有口舌之爭。
對于無合格證的零件一律不予接收，更嚴禁投入使用。
4、作為供應商必須在其產品上貼附合格證，以證明其產品的來龍去脈。
5、有的供應商（前道工序）頭幾次送貨時都附有合格證，并且記錄也很規范，但時間長了就慢慢忽視了，要么沒有，要么記錄不全，而后道工序也以材料正常為由，懶得追究。其實，這是品質下降的第一個信號，一定要注意防范此種情形出現。
* 現場管理
1、開包者應確認，其上記述的內容與實物是否一致，格式有無新的變化。
2、發現異常時立即報告上司，正常時分類收集好，定期交給管理人員，管理人員判定完畢后便可廢棄，作業人員通常是第一個開包者。他在看完合格證之后，若沒有明確的擺放要求，總是擺放在自己認為找得到的地方，如果桌墊下面或輸送帶架子上，或者扔進垃圾箱里，這不僅會造成現場5S活動混亂，甚至還會失去一個追蹤線索。
3、反饋不良品情況時，將合格證附在實物上，一起退還給前道工序（供應商）。有的工廠（后道工序）在提供情報給供應上（前道工序）時，只提供不良樣品，而不提供合格證，供應商收到不良樣品后，往往還要花費大量時間去翻查以前的生產記錄，使得改善對策工作不能及時的展開。
