文件管理是質量管理系統的基本組成部分，能夠使企業在從事任何活動時，都能夠做到并遵循有法可依，可以最根本的滿足日常生產、日常檢驗、上市銷售等生物鏈的質量管理手段合規劃的手段。通過質量系統文件的實施來保證質量體系的有效運行。

 

　　中國 GMP(2010版) 第八章對文件管理的要求進行了描述。與中國 GMP(1998版) 相比較，增加了質量標準、批包裝記錄的具體要求; 對文件管理的基本要求、工藝規程和批生產記錄的內容進行了更為詳盡的描述。

 

1、新版GMP文件管理體系結構

 

　　生產企業的文件體系均可以按照生產管理，質量管理情況進行分類，也可以按照 SOP 文件系統的架構對文件體系進行分類，可以分為文件管理類文件、質量體系類文件、操作規程類文件和書寫記錄類。

 

　　根據公司的生產體系、質量體系、產品特性的不同，可以將公司的文件按照類別進行分，可以有公司的組織架構、崗位職責、質量標準、生產類的崗位操作規程等，也可以將質量體系文件分為兩類，一類是 QC 文件，另一類是 QA 文件; 其中 QC 文件可以將檢驗方法、質量標準分開，QA 文件可以將所有質量保證類的如偏差，變更等均統一放在一類。

 

2、文件管理的生命周期

 

　　生產車間所有使用的文件，如工藝規程、操作規程(物料類、衛生類) 、設備類等所有的文件均有生命周期。生產車間使用的工藝規程、崗位操作規程等文件，均需要滿足在整個生命周期的合規性和滿足生產需求。

 

　　在使用過程中，可以通過對生產車間的產品進行工藝驗證、驗證產品的清潔驗證、新增設備驗證等，不斷的完善 SOP 內容，細化步驟，健全內容，使文件在整個生命周期內，始終是最新的，操作性最強的，最符合法規要求的 SOP。

 

　　生產車間可以根據自身實際情況，在車間內部設置專人管理文件(文件管理員) ，負責對文件進行起草、修訂、排版等工作; 可以有效滿足生產過程中，出現修訂文件立即修訂的情況。

 

3、文件保存期限

 

　　(1) 批相關的文件。

 

　　批生產記錄和批包裝記錄均由質量管理部門專人負責管理統一保存，至少保存至產品有效期后一年，并且要有銷毀記錄。

 

　　(2) 其他類別的相關的文件。

 

　　依據 GMP 規定要求，產品的質量標準、工藝規程、操作規程、穩定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文件應當長期保存，并且需要保存原件，不得銷毀。

 

　　對于其他文件記錄 GMP 無明確規定的，生產企業的車間可以按照實際生產、產品銷售鏈條的情況特點等因素，所有與產品相關的生產記錄、臺賬、票據均需要制定相應的保存年限，保證產品生產、質量控制和質量保證等活動可以追溯。

 

4、文件種類

 

　　(1) 產品的質量標準。

 

　　產品的質量標準對于生產車間來說，在中間體和半成品的過程控制起到關鍵性意義，但是質量標準的修訂，對國家政策法規的把握與運用，則由質量管理部負責。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 物料和成品應當有經批準的現行質量標準; 必要時，中間產品或待包裝產品也應當有質量標準。

 

　　按照 GMP 條款內容要求，企業生產的所有產品的生產都必須有檢驗使用的質量標準、國標、部標或注冊標準。

 

　　企業質量部門在起草質量標準時，必須遵循國標、部標或注冊標準，企業可以在中間產品環節設定內控標準，遵循就高不就低的原則，最終目的也是嚴把質量關。

 

　　(2) 工藝規程。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 工藝規程的制定應當以注冊批準工藝為依據。工藝規程不得任意更改。

 

　　所有產品的工藝規程起草，必須遵循注冊生產工藝的內容，不得擅自變更，如若變更生產工藝，需要向國家藥監局提交申請等證明性資料，生產車間不可以隨意更改生產操作步驟，生產關鍵操作參數等內容。

 

　　(3) 批記錄。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 批記錄用于記述每批產品生產、質量檢驗和放行審核的所有文件和記錄，可追溯所有與成品質量有關的歷史信息。

 

　　生產車間的批記錄包括: 批生產記錄、批包裝記錄。質量管理部的產品批檢驗記錄、審核結束后，由填寫放行審核記錄并將復核，該批次批生產記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄有無發生偏差，若有偏差發生，必須徹底調查清楚后，方可對本批產品給予放行。

 

　　批生產記錄、批包裝記錄和批檢驗記錄的起草必須嚴格按照已注冊批準的生產產品生產工藝進行起草，不得擅自更改工藝流程、工藝參數、工藝內容的。

 

5、記 錄

 

　　生產車間使用的記錄主要包括生產相關房間的溫濕度記錄、壓差記錄、崗位的設備點檢表、設備使用日志、設備維護保養記錄、模具管理記錄等輔助記錄。

 

　　任何書寫的記錄都是反應實際生產活動實施結果的書面文件，產品生產的所有環節，從生產到檢驗到銷售都要記錄可查證追溯。

 

6、任何部門和生產車間在編寫文件的時候，需要注意

 

　　任何部門和車間，在起草文件、修訂文件的時候，必須遵循一切內容的真實性，法規的符合性，必須遵循產品的工藝要求、生產環境要求。

 

　　文件的起草者，可以是每個使用部門指定的專人起草，并有該部門負責人對文件進行審核，當審核通過后，可由質量負責人或生產企業負責人批準生效。

 

　　所有的文件原版文件可以由質量部門負責文件的保管、復制、分發等管理。

 

　　(1) 質量標準的制定依據。

 

　　生產企業使用的原料、輔料質量標準的制定可以參照《中國藥典》、包裝材料質量標準的制定可以參考《24 號令》，中間體(半成品) 、成品均也有質量標準。

 

　　有國際法定標準的要按照國家法定標準進行編寫 (如《藥典》) ，無國家法定標準的按國家行業標準、地方標準等進行編寫。中間體( 半成品) 、成品需要制定企業內控標準，企業內控標準不得低于法定標準。

 

　　物料代碼(產品代碼) 作為企業管理的一項要求。物料代碼(產品代碼) 具有專一性，從物料采購進倉庫后，就根據企業的編訂的編碼原則，對物料進行編碼，所有物料均需要編碼。每一個產品，根據不同的劑型，編訂產品代碼，涉及產品代碼的文件、記錄都需要詳細記錄，保證產品使用文件中涉及的產品代碼與記錄保證統一性、正確無誤，以便于產品的追溯。

 

　　(2) 起草、修訂工藝規程的要求。

 

　　新產品在起草工藝規程時，所有的產品工藝步驟，操作控制要求要點均處于摸索階段，通過三批工藝驗證，最終確定工藝步驟、操作關鍵點、參數設置范圍等，而此時產品的工藝規程在工藝驗證前，可以稱之為草案，待工藝最終確定后，可以升級文件版本，稱其為某產品的工藝規程。

 

　　(3) 批記錄的分類。

 

　　生產車間使用的批記錄可以分開為批生產記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄，可以將批生產記錄與批包裝記錄合二為一，也可以單獨分開。

 

　　批生產記錄和批包裝記錄，車間可以由專人負責修訂，如車間技術員。批檢驗記錄則可以由質量管理部 QC 專人負責。

 

　　(4) 操作規程和記錄。

 

　　生產車間涉及操作規程的應當均有詳細的記錄，質量標準類的操作規程、生產過程的操作規程、工藝規程、批生產記錄管理規程、批包裝記錄管理規程、文件管理類的操作規程，均可以設計出文件表頭，需要包括文件名稱、起草者、審核者、批準者、起草日期、審核日期、批準日期、執行日期，文件編號、版本號、分發部門等，公司文件統一格式，并加注公司 Logo，可以使文件視覺上更美觀。

 

　　企業結合實際生產管理，產品特性，生產銷售量的實際情況，需要依據中國 GMP(2010 版) 要求，進行操作規程的編寫，以及日常工作的詳細記錄，按照生產計劃，科學、合理、有效的完成操作規程，及時記錄數據，并進行相關的風險評估管理。

 

7、結 語

 

　　所有文件的起草，均依據新版 GMP 來制定。文件的內容應清晰、易懂，并有助于追溯每批產品的歷史情況，所有的生產活動均需要通過文件，記錄來體現證明。

 

　　文件是保證產品生產過程的指南針，是質量保證的根本，只有科學的使用文件，制定文件，才能科學有效的保證產品質量，才能使患者使用到放心的產品。