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第八章 文件管理
檢查核心
良好的文件和記錄是質量保證系統的基本要素。實施GMP必須有良好的文件系統。文件系統能夠避免信息由口頭交流所可能引起的差錯，并保證批生產和質量控制全過程的記錄具有可追溯性。企業必須有內容正確的書面質量標準、生產處方和指令、規程以及各種記錄。
第一節 原 則
第一百五十條 文件是質量保證系統的基本要素。企業必須有內容正確的書面質量標準、生產處方和工藝規程、操作規程以及記錄等文件。
1.企業是否制定所生產品種的質量標準、生產處方和工藝規程、操作規程以及相應的記錄；
2.是否將這些文件納人文件管理體系中；
3.所制定的質量標準、生產處方和工藝規程、操作規程以及相應的記錄是否符合規范要求。
第一百五十一條 企業應當建立文件管理的操作規程，系統地設計、制定、審核、批準和發放文件。與本規范有關的文件應當經質量管理部門的審核。
1.了解企業的文件管理體系，是否明確文件的管理部門，是否在該部門打職責中體現；
2.企業是否制定有文件的管理規程，內容是否完整，是否將文件的設計、制定、審核、批準和發放的等內容納入，并有相關的管理規定；
3.是否規定所有與本規范有關的文件需經質量管理部門的審核；
4.現場檢查執行情況是否符合規定要求。
第一百五十二條 文件的內容應當與藥品生產許可、藥品注冊等相關要求一致，并有助于追溯每批產品的歷史情況。
1.所制定的文件是否與藥品生產許可證和相關備案批件的內容一致；
2.所制定的文件是否與藥品注冊批件及相關法律法規要求一致；
3.所制定的文件是否具有可追溯性。
第一百五十三條 文件的起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等應當按照操作規程管理，并有相應的文件分發、撤銷、復制、銷毀記錄。
1.是否制定有起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等管理規規程，并應明確起草人或修訂人、審核人、批準人及其職責；
2.現場抽查幾份文件，看是否按照制定的規程進行；
3.是否建立有文件分發、撤銷、復制、銷毀記錄，并按規定進行登記，能確保現場使用的是最新版本文件，不會出現過期文件；
4.現場抽查幾份文件看是否都是最新版本的；
5.文件涉及多個部門時，職責是否明確，任務分配是否清晰；
6.還可以抽杳已失效或作廢文件的管理是否符合規定。
第一百五十四條 文件的起草、修訂、審核、批準均應當由適當的人員簽名并注明日期。
1.查看相關的管理規定，看文件的起草、修訂、審核、批準人員是否按規定進行；
2.現場抽查幾份文件，查看起草、修訂、審核、批準人員的簽名、日期是否與文件要求一致。
第一百五十五條 文件應當標明題目、種類、目的以及文件編號和版本號。文字應當確切、清晰、易懂，不能模棱兩可。
1.是否制定管理規程，明確文件題目種類、目的以及文件編號和版本號方面的要求；
2.檢查各類文件的制定是否符合相關要求；
3.文件的標題是否針對文件內容提出，能清楚地說明文件的性質；
4.各類文件是否有便于識別的文件編號和版本號；
5.文件使用的語言是否確切、清晰、通俗易懂，不模棱兩可。
第一百五十六條 文件應當分類存放、條理分明，便于查閱。
查看文件的分類與存放是否滿足本條款的要求。
第一百五十七條 原版文件復制時，不得產生任何差錯；復制的文件應當清晰可辨。
l.檢查在企業從管理上是否可以確保復制文件的可控性，并可以抽查幾份文件確認；
2.查看復制的文件是否清晰可辨。
第一百五十八條 文件應當定期審核、修訂；文件修訂后，應當按照規定管理，防止舊版文件的誤用。分發、使用的文件應當為批準的現行文本，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現場出現。
1.查看相關的管理文件，看文件是否按規定進行審核、修訂；
2.現場查看所使用的文件是否為批準的最新的版本；
3.分發記錄是否舊版文件均已收回；
4.查看現場是否仍有舊版本文件。
第一百五十九條 與本規范有關的每項活動均應當有記錄，以保證產品生產、質量控制和質量保證等活動可以追溯。記錄應當留有填寫數據的足夠空格。記錄應當及時填寫，內容真實，字跡清晰、易讀，不易擦除。
1.查看所制定的文件記錄能否保證藥品生產、質量控制和質量保證等活動可以追溯；
2.有有所制定的文件是否留有足夠的空格填寫相應數據；
3.現場抽資查相關記錄，看記錄的填寫內容是否真實，字跡是否清晰、易讀，不易擦除。
第一百六十條 應當盡可能采用生產和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標明產品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人應當簽注姓名和日期。
1.是否制定有采用生產和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等的管理規程及相關人員的職責；
2.現場查看是否按規定迸行，且所打印的記錄、圖譜和曲線圖等是否注明了相關的信息，以說明記錄、圖譜和曲線圖等真實性，是否有操作人員簽名和日期。
第一百六十一條 記錄應當保持清潔，不得撕毀和任意涂改。記錄填寫的任何更改都應當簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時，應當說明更改的理由。記錄如需重新謄寫，則原有記錄不得銷毀，應當作為重新謄寫記錄的附件保存。
現場抽查記錄是否符合本條款的要求。
第一百六十二條 每批藥品應當有批記錄，包括批生產記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產品有關的記錄。批記錄應當由質量管理部門負責管理，至少保存至藥品有效期后一年。
質量標準、工藝規程、操作規程、穩定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文件應當長期保存。
1.是否有關于文件、記錄保存的相關管理規定，明確各種記錄的保存年限和保存部門；
2.查看實際保存與文件規定是否一致，確認與每批產品的生產和質量相關的記錄是否保存于質量管理部門；
3.重要的文作儲存部門和時間是否符合文件規定。
第一百六十三條 如使用電子數據處理系統、照相技術或其他可靠方式記錄數據資料，應當有所用系統的操作規程；記錄的準確性應當經過核對。
使用電子數據處理系統的，只有經授權的人員方可輸入或更改數據，更改和刪除情況應當有記錄；應當使用密碼或其他方式來控制系統的登錄；關鍵數據輸入后，應當由他人獨立進行復核。
用電子方法保存的批記錄，應當采用磁帶、縮微膠卷、紙質副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數據資料在保存期內便于查閱。
1.是否制定有關于電子數據處理系統的管理規程：
1.1 是否明確有電子文檔的保存式；
1.2 是否明確電子文檔的采集部門和采集人的職責；
I.3是否明確操作權限；
1.4是否規定出現異常情況的處理辦法；
1.5 是否保留修改痕跡。
2.是否制定有所采用的電子數據處理系統的操作規程；
3.現場考察是否能按規定要求管理、保存電子文檔。
第二節 質量標準
第一百六十四條 物料和成品應當有經批準的現行質量標準；必要時，中間產品或待包裝產品也應當有質量標準。
1.質量標準的制定是否符合相關文件管理的規定；
2.是否制定有物料和成品的質量標準；
3.是否制定有中間產品或待包裝產品的質量標準。
（一）物料的基本信息：
1.企業統一指定的物料名稱和內部使用的物料代碼；
2.質量標準的依據；
3.經批準的供應商；
4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。
（二）取樣、檢驗方法或相關操作規程編號；
（三）定性和定量的限度要求；
（四）貯存條件和注意事項；
（五）有效期或復驗期。
檢查企業所制定的物料質量標準是否包含本條款要求的內容。
第一百六十六條 外購或外銷的中間產品和待包裝產品應當有質量標準；如果中間產品的檢驗結果用于成品的質量評價，則應當制定與成品質量標準相對應的中間產品質量標準。
1.檢查企業是否有外購或外銷的中間產品和待包裝產品的管理規程；
2.是否制定有相應的質量標準；
3.所制定的中間產品檢驗標準是否用于成品的質量評價中；
4.對于中間產品的檢驗結果用于成品的質量評價的中間產品質量標準，是否與成品質量標準要求一致。
第一百六十七條 成品的質量標準應當包括：
（一）產品名稱以及產品代碼；
（二）對應的產品處方編號（如有）；
（三）產品規格和包裝形式；
（四）取樣、檢驗方法或相關操作規程編號；
（五）定性和定量的限度要求；
（六）貯存條件和注意事項；
（七）有效期。
檢查企業所制定的成品質量標準是否包含本條款要求。
第三節 工藝規程
第一百六十八條 每種藥品的每個生產批量均應當有經企業批準的工藝規程，不同藥品規格的每種包裝形式均應當有各自的包裝操作要求。工藝規程的制定應當以注冊批準的工藝為依據。
1.企業是否制定有關于產品工藝規程的相關管理規程；明確起草、修訂、審核、批準人員的職責；
2.企業是否按規定制定或修訂產品的工藝規程，并經審核、批準后執行；
3.企業所制定的工藝規程是否與注冊批準的工藝一致；
4.企業所制定的工藝規程是否對應確定的批量；
5.企業所制定的工藝規程是否是經過驗證；
6.所制定的丁藝規程是否包含了不同包裝規格形式的要求；
7.所制定的工藝規程是否有可操作性。
第一百六十九條 工藝規程不得任意更改。如需更改，應當按照相關的操作規程修訂、審核、批準。
檢查工藝規程的制定、修訂、審核、批準是否按相關規定迸行。
第一百七十條 制劑的工藝規程的內容至少應當包括：
（一）生產處方：
1.產品名稱和產品代碼；
2.產品劑型、規格和批量；
3.所用原輔料清單（包括生產過程中使用，但不在成品中出現的物料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時，還應當說明計算方法。
（二）生產操作要求：
1.對生產場所和所用設備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要的溫濕度要求、設備型號和編號等）；
2.關鍵設備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的方法或相應操作規程編號；
3.詳細的生產步驟和工藝參數說明（如物料的核對、預處理、加入物料的順序、混合時間、溫度等）；
4.所有中間控制方法及標準；
5.預期的最終產量限度，必要時，還應當說明中間產品的產量限度，以及物料平衡的計算方法和限度；
6.待包裝產品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件；
7.需要說明的注意事項。
（三）包裝操作要求：
1.以最終包裝容器中產品的數量、重量或體積表示的包裝形式；
2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數量、規格、類型以及與質量標準有關的每一包裝材料的代碼；
3.印刷包裝材料的實樣或復制品，并標明產品批號、有效期打印位置；
4.需要說明的注意事項，包括對生產區和設備進行的檢查，在包裝操作開始前，確認包裝生產線的清場已經完成等；
5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設備的注意事項、包裝材料使用前的核對；
6.中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準；
7.待包裝產品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。
檢查企業所制定的工藝規程是否包含本條款要求。
第四節 批生產記錄
第一百七十一條 每批產品均應當有相應的批生產記錄，可追溯該批產品的生產歷史以及與質量有關的情況。
1.企業是否制定有所生產的每個品種和規恪的批生產記錄；
2.批生產記錄是否能反映出該批的生產和質量情況；
3.批生產記錄是否包括了關鍵生產步驟的描述和記錄。
第一百七十二條 批生產記錄應當依據現行批準的工藝規程的相關內容制定。記錄的設計應當避免填寫差錯。批生產記錄的每一頁應當標注產品的名稱、規格和批號。
1.批生產記錄的制定是否與現行的工藝規程相對應：
1.1批生產記錄填寫的內容是否是按現行的工藝規程及崗位操作規程的規定進行的；
1.2批生產記錄主要填寫操作過程和參數（如數量、過程參數、時間等） ；
1.3批生產記錄的每一頁是否至少標注有產品的名稱、規格和批號。
2.批生產記錄的制定是否能避免填寫差錯。
第一百七十三條 原版空白的批生產記錄應當經生產管理負責人和質量管理負責人審核和批準。批生產記錄的復制和發放均應當按照操作規程進行控制并有記錄，每批產品的生產只能發放一份原版空白批生產記錄的復制件。
1 是否制定有批生產記錄錄的管理規程：
1.1是否明確原版空白記錄的審核人和批準人為生產管理負責人和質量管理負責人；
1.2是否明確有批生產記錄的復制和發放的管理規定；
1.3是否明確發放部門及復制和發放人的職責；
1.4是否制定有復制和發放記錄；
1.5是否規定原版空白批生產記錄的保存要求和保存方法。
2.檢查每批產品的批生產記錄是否只發放了一份復制件。
第一百七十四條 在生產過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由生產操作人員確認并簽注姓名和日期。
1.檢查批生產記錄的填寫是否及時，包括生產中出現偏差的記錄填寫；
2.檢查批生產記錄填寫是否經生產操作人員簽名確認，并注明日期。
第一百七十五條 批生產記錄的內容應當包括：
（一）產品名稱、規格、批號；
（二）生產以及中間工序開始、結束的日期和時間；
（三）每一生產工序的負責人簽名；
（四）生產步驟操作人員的簽名；必要時，還應當有操作（如稱量）復核人員的簽名；
（五）每一原輔料的批號以及實際稱量的數量（包括投入的回收或返工處理產品的批號及數量）；
（六）相關生產操作或活動、工藝參數及控制范圍，以及所用主要生產設備的編號；
（七）中間控制結果的記錄以及操作人員的簽名；
（八）不同生產工序所得產量及必要時的物料平衡計算；
（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規程的偏差情況的詳細說明或調查報告，并經簽字批準。
企業所制定的批生產記錄是否包含本條款要求。
第五節 批包裝記錄
第一百七十六條 每批產品或每批中部分產品的包裝，都應當有批包裝記錄，以便追溯該批產品包裝操作以及與質量有關的情況。
1.企業是否制定有所生產的每個品種和規格的批包裝記錄；
2.批包裝記錄是否能反映出該批的包裝和質量情況。
第一百七十七條 批包裝記錄應當依據工藝規程中與包裝相關的內容制定。記錄的設計應當注意避免填寫差錯。批包裝記錄的每一頁均應當標注所包裝產品的名稱、規格、包裝形式和批號。
1.批包裝記錄的制定是否與現行的工藝規程相對應：
1.1批包裝記錄填寫的內容是否是按現行的工藝規程及崗位操作規程的規定進行的；
1.2批包裝記錄主要填寫操作過程和參數（如數量、規格、時間等）；
1.3.批包裝記錄的每一頁是否都至少標注有產品的名稱、規格、包裝形式和批號。
2.批包裝記錄的設計是否能避免填寫差錯。
第一百七十八條 批包裝記錄應當有待包裝產品的批號、數量以及成品的批號和計劃數量。原版空白的批包裝記錄的審核、批準、復制和發放的要求與原版空白的批生產記錄相同。
1.是否制定有批包裝記錄的管理規程：
l.l是否明確原版空白批包裝記錄的審核人和批準人；
1.2是否明確有原版空白批包裝記錄的復制和發放的管理規定；
1.3是否明確發發部門及復制和發放人的職責；
1.4是否制定有復制和發放記錄；
1.5是否規定原版空白批包裝記錄的保存要求和保存方法。
2.檢查每批產品的批包裝記錄是否只發放了一份復制件。
第一百七十九條 在包裝過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由包裝操作人員確認并簽注姓名和日期。
1.檢查批包裝記錄的填寫是否及時；
2.檢查批包裝記錄填寫是否經包裝操作人員簽名確認，并注明日期。
第一百八十條 批包裝記錄的內容包括：
（一）產品名稱、規格、包裝形式、批號、生產日期和有效期；
（二）包裝操作日期和時間；
（三）包裝操作負責人簽名；
（四）包裝工序的操作人員簽名；
（五）每一包裝材料的名稱、批號和實際使用的數量；
（六）根據工藝規程所進行的檢查記錄，包括中間控制結果；
（七）包裝操作的詳細情況，包括所用設備及包裝生產線的編號；
（八）所用印刷包裝材料的實樣，并印有批號、有效期及其他打印內容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內容的復制品；
（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規程的偏差情況的詳細說明或調查報告，并經簽字批準；
（十）所有印刷包裝材料和待包裝產品的名稱、代碼，以及發放、使用、銷毀或退庫的數量、實際產量以及物料平衡檢查。
企業所制定的批包裝記錄是否包含本條款要求。
第六節 操作規程和記錄
第一百八十一條 操作規程的內容應當包括：題目、編號、版本號、頒發部門、生效日期、分發部門以及制定人、審核人、批準人的簽名并注明日期，標題、正文及變更歷史。
企業所編制的操作規程是否包含上述要求的內容，并與企業文件管理規程要求一致。
第一百八十二條 廠房、設備、物料、文件和記錄應當有編號（或代碼），并制定編制編號（或代碼）的操作規程，確保編號（或代碼）的唯一性。
1.是否制定有關編號（或代碼）的操作規程，能確保所編制的編號（或代碼）是唯一的；
2.檢查企業編制的廠房、設備、物料、文件和記錄的編號（或代碼）是否唯一；
3.是否規定負責編制編號（或代碼）的部門或人員及相應的職責。
第一百八十三條 下述活動也應當有相應的操作規程，其過程和結果應當有記錄：
（一）確認和驗證；
（二）設備的裝配和校準；
（三）廠房和設備的維護、清潔和消毒；
（四）培訓、更衣及衛生等與人員相關的事宜；
（五）環境監測；
（六）蟲害控制；
（七）變更控制；
（八）偏差處理；
（九）投訴；
（十）藥品召回；
（十一）退貨。
檢查企業所制定的本條款相應的操作規程的執行，均有相應的記錄。 
