GMP是國內(nèi)所有藥品生產(chǎn)企業(yè)必須遵守的基本準則。2011年3月1日，新版GMP正式發(fā)布實施，與1998版GMP相比，內(nèi)容更詳細、更全面，也更具有操作的指導(dǎo)性。新版GMP文件章節(jié)強調(diào)了良好的文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素，細化了文件管理原則，明確了文件管理的范圍。

    一個制藥企業(yè)能否良好運行，不能僅僅依靠廠房、設(shè)施、設(shè)備等硬件方面的改進，還必須重視軟件的管理。軟件管理的基礎(chǔ)，就是建立一個合理、規(guī)范、完整的文件系統(tǒng)，使藥品生產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)都有章可循。

    1、文件管理對于藥品生產(chǎn)企業(yè)的重要性

    藥品生產(chǎn)企業(yè)實施GMP,硬件是基礎(chǔ)，軟件是保證，人員是關(guān)鍵。從目前的實際情況來看，我國許多藥品生產(chǎn)企業(yè)在硬件建設(shè)方面普遍投入不足，人員素質(zhì)還未能得到全面提高。因此，軟件的完善就顯得尤為重要。從資源應(yīng)用角度考慮，GMP牽涉到的這三個基本方面，比較容易改進的是軟件和人員，而改進成本最低、效率最高的則是軟件。由此可知，軟件的完善，尤其是文件系統(tǒng)的完善，是我國制藥企業(yè)進行GMP建設(shè)的首要任務(wù)。

    建立一個完善的文件系統(tǒng)的主要目的：

    （1）  提供質(zhì)量標準。如新版GMP規(guī)定，物料和成品應(yīng)有經(jīng)過批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準；必要時，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應(yīng)有質(zhì)量標準。按照規(guī)定，這些標準的一般內(nèi)容應(yīng)包括對物料的描述、取樣檢驗方法、定性和定量的限度要求、貯存條件及有效期等內(nèi)容。

    （2）  明確管理職責。企業(yè)應(yīng)當建立質(zhì)量管理系統(tǒng)，并以完整的文件形式明確規(guī)定不同崗位人員的工作職責，使生產(chǎn)管理活動和質(zhì)量控制活動按照書面規(guī)程進行。

    （3）  規(guī)范生產(chǎn)操作。為達到規(guī)范生產(chǎn)、保證產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的目的，首先需要使生產(chǎn)人員操作標準化。因此，企業(yè)應(yīng)當將生產(chǎn)過程中所涉及的一切操作程序用書面文件加以規(guī)定，如廠房清潔消毒規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)規(guī)程、儀器校準規(guī)程等，使每個部門、每個崗位、每位職工的工作規(guī)范化、程序化、標準化，一切言行要以文件為依據(jù)，照章辦事，明確責任，避免因語言差錯而造成行為上的差錯。

    （4）  跟蹤產(chǎn)品情況。生產(chǎn)全過程應(yīng)當有儀器或手工的記錄，并妥善保存，以便于査閱，追溯產(chǎn)品歷史。

    這些記錄包括確認和驗證記錄、批記錄和發(fā)運記錄等。新版GMP強化了記錄類文件的管理內(nèi)容，在很大程度上糾正了部分制藥企業(yè)只重規(guī)程而忽視記錄的錯誤思維。

    2、新舊版本GMP在文件管理方面的比較

    1998版GMP在新版GMP頒布實施前已實施10年。在這10年中，舊版GMP較好地指導(dǎo)了我國藥品生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量管理工作，但同時也暴露了它自身存在的一些問題，主要是其條款內(nèi)容過于原則，缺乏靈活性、指導(dǎo)性和可操作性，且重硬件、輕軟件，缺少偏差管理、變更控制等先進理念。而此次修訂的重點之一就是細化軟件管理，使我國的藥品GMP更為系統(tǒng)、科學(xué)和全面。

    與舊版GMP相比，新版GMP在文件管理方面主要有以下亮點：

    （1）  強調(diào)了文件管理的必要性。新版GMP的一大特點，即強調(diào)管理活動、生產(chǎn)活動都應(yīng)以文件形式明確規(guī)定，要求一切操作按照書面程序嚴格進行。如第十二條規(guī)定嚴格按各種書面規(guī)程進行生產(chǎn)、檢查、檢驗和復(fù)核。“

    （2）  明確了文件的范疇。第一百五十八條指出”本規(guī)范所指的文件包括質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、記錄、報告等“。以往很多企業(yè)對于各類文件區(qū)別對待，如質(zhì)量標準、工藝規(guī)程不按照文件管理方法進行管理，記錄、報告編制隨意，部分類別文件不經(jīng)質(zhì)量管理部門審核等情況。文件范圍的明確有助于企業(yè)規(guī)范管理各類文件。

    （3）  細化了文件管理流程。從文件的起草、修訂、審核、批準、復(fù)制，到使用、保管和銷毀，新版GMP進

    行了較具體的規(guī)范，要求文件內(nèi)容確切、清晰易讀，保管有條理，不得產(chǎn)生差錯和混淆。

    （4）  強化了記錄類文件的重要性。第一百六十八條規(guī)定”與本規(guī)范有關(guān)的每項活動均應(yīng)有記錄“，這是保證藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可追溯的重要途徑。新版GMP規(guī)定，每批藥品都應(yīng)有批記錄，包括生產(chǎn)、包裝、檢驗和藥品放行審核等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄和文件，并由質(zhì)量管理部門負責管理。

    （5）  增加了電子記錄管理的內(nèi)容。計算機程控化系統(tǒng)在藥品生產(chǎn)領(lǐng)域的廣泛使用，使電子數(shù)據(jù)資料的管理成為企業(yè)記錄管理的一個部分。新版GMP增添了電子記錄的相關(guān)規(guī)范，體現(xiàn)了GMP隨時代進步而發(fā)展的特點。

    3、文件管理流程

    3.1文件的起草

    3.1.1文件的起草人

    文件的起草應(yīng)遵循”誰用誰起草“原則，由使用部門負責，以保證文件的實用性、全面性和準確性。

    使用部門的人員從事相關(guān)文件的編寫工作，一方面可以在編寫過程中理解和掌握GMP對自己工作領(lǐng)域的具體要求；另一方面由于了解文件內(nèi)容，有助于文件的實施。如設(shè)備的維護保養(yǎng)規(guī)程由主管設(shè)備的專業(yè)人員來起草，編寫完成后用于規(guī)范設(shè)備管理人員的維護保養(yǎng)工作，可操作性強。如果編寫人員是非專業(yè)人員，編制出來的文件往往會與實際生產(chǎn)脫節(jié)，使用者與文件的磨合過程也會相對較長。

    文件編寫應(yīng)采取”自下而上“的方式，先由使用人員起草，然后交主管部門審核、修改。

    3.1.2文件的格式和內(nèi)容

    文件編制時要有統(tǒng)一的格式，這樣不但條理清楚，層次分明，而且有利于文件的分類、使用和保管。

    文頭、文尾中應(yīng)反映一些基本信息，如企業(yè)名稱、文件名稱、文件編號、版次、頁碼、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌凇⑵鸩莶块T和批準部門等。

    文件內(nèi)容編排要有可行性，一般正文內(nèi)容包括：

    （1）  目的：簡明扼要地說明制定該文件的目的。

    （2）  適用范圍：該文件適用的范圍或應(yīng)用領(lǐng)域，必要時還應(yīng)說明不適用的范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。

    （3）  責任者：執(zhí)行該文件的部門或人員以及對執(zhí)行該文件負有監(jiān)督檢查責任的部門或人員。

    （4）  內(nèi)容或程序：這是文件的主體，闡述管理或操作的詳細內(nèi)容、方法或步驟，并對可能發(fā)生的意外或特殊情況加以說明。

    （5）  引用文件：指本文件引用的現(xiàn)行標準和其他文件，列出文件編號和名稱即可，以便于參考和查找。

    在文件起草的過程中，還應(yīng)保證其內(nèi)容與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊批準的相關(guān)要求一致。

    3.2文件的審核

    文件的審核人一般為文件起草使用部門的負責人。審核人應(yīng)對文件的內(nèi)容負責，尤其是對文件的合法性、可操作性、規(guī)范性把關(guān)。必要時，起草后的文件可由文件管理部門組織會審，會審人員包括文件使用部門負責人和相關(guān)管理部門負責人。如文件經(jīng)審查需要修改，則通知起草人進行修改，再進行審核。

    經(jīng)審核最后確定的文件，由質(zhì)量保證部門統(tǒng)一分類、編碼。

    3.3文件的分類和編碼

    文件按其屬性可分為”指令性文件“和”記錄“兩類。”指令性文件“是執(zhí)行標準，闡述”如何去完成某項工作“，如質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程等‘”記錄“是歷史性文件，闡述”完成了什么工作“，如批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄。企業(yè)應(yīng)建立一”適當?shù)奈募�分類系統(tǒng)。

    文件分類后，為便于識別、查找和使用，應(yīng)對每一份文件進行編碼。編碼應(yīng)遵循系統(tǒng)、準確、可追溯、一致的原則。編碼是由文件性質(zhì)、文件類別號、文件序號、修訂次數(shù)（版本號）四部分組成，各部分之間可用隔開。以下舉例說明文件編碼的方法：

    （1）  文件性質(zhì)：如分別以  STP（StandardTechnologyProcedure）、SMP（StandardManagementProcedure）、SOP（StandardOperatingProcedure）來代表技術(shù)標準、管理標準、操作標準；以RD（Recorddocument）代表記錄。

    （2）  文件類別代碼：文件的類別代碼可分別用TP（TechnologicalProcedure，工藝規(guī)程）、MM（MaterialManagement,物料管理）等兩位大寫英文字母表示。

    （3）  文件的序號以3位阿拉伯數(shù)字表示，表明該文件是該類文件的第幾號文件。

    （4）  文件最后以2位阿拉伯數(shù)字表示文件的修訂次數(shù)，如“00”表示為新制定文件，“01”表示修訂過一次，依此類推。

    文件與編碼必須一一對應(yīng)，一旦某文件終止使：用，此文件編碼即告作廢，不得再次啟用。

    3.4  文件的批準

    文件的批準應(yīng)由審核人的上一級領(lǐng)導(dǎo)負責。文件的批準人必須與其承擔的責任相一致，以保證文件的準確性和權(quán)威性。批準人應(yīng)在批準文件之時規(guī)定文件的生效日期。

    起草的文件經(jīng)過相關(guān)負責人審核、批準，方可發(fā)放使用。

    3.5  文件的復(fù)制和分發(fā)

    所有文件均由質(zhì)量保證部門復(fù)制。復(fù)制時應(yīng)控制文件的印制份數(shù)，其數(shù)量按分發(fā)部門的數(shù)量而定。原版文件由質(zhì)量保證部門歸檔保管。

    在分發(fā)新版本文件的同時應(yīng)收回舊版文件，并建立分發(fā)記錄，對文件的去向進行記錄，以便更新版本時舊文件的回收。

    文件一經(jīng)批準，應(yīng)在文件生效之日前分發(fā)至相關(guān)部門或人員。

    文件分發(fā)后，各相關(guān)部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，保證有關(guān)人員能正確理解和執(zhí)行文件內(nèi)容。

    3.6文件的修訂

    新版GMP第一百六十四條規(guī)定文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后，應(yīng)按規(guī)定管理，防止因疏忽造成舊版本文件的誤用。“

    文件制定后并不是一成不變，需要在實踐中不斷完善和修改。文件一旦經(jīng)過修改，必須給定新的編碼，對相關(guān)文件中出現(xiàn)的該文件編碼同時進行修訂。

    3.7文件的撤銷和銷毀

    質(zhì)量保證部門將修訂后文件的復(fù)印件分發(fā)給有關(guān)部門后，應(yīng)同時收回原版文件并銷毀。文件收回時，回收人做相應(yīng)的回收記錄。

    銷毀文件必須做文件銷毀記錄。已撤銷的文件和過時的文件，除一份留檔保存外，原文件不得再在現(xiàn)場出現(xiàn)。對保存的舊版文件應(yīng)作明顯標識，與現(xiàn)行文件隔離保存。

    3.8記錄的管理

    記錄是文件系統(tǒng)的一個重要組成部分，能詳細反映藥品生產(chǎn)狀況、員工工作情況、設(shè)備運行狀況。可用于對藥品生產(chǎn)過程的回顧與追蹤，能夠體現(xiàn)企業(yè)執(zhí)行GMP的實際情況。

    新版GMP要求，與本規(guī)范有關(guān)的每項活動均應(yīng)

    有記錄，如：確認和驗證、生產(chǎn)、包裝、變更控制、偏差處理、培訓(xùn)等。所有記錄至少應(yīng)保存至藥品有效期后一年，確認和驗證、穩(wěn)定性考察的記錄和報告等長期保存，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。

    同時，新版GMP要求記錄真實、清晰、詳盡、清潔，不得撕毀和任意涂改。記錄的保管和銷毀應(yīng)遵循文件管理規(guī)程，不得隨意處理。

    4、結(jié)語