2004年上半年，剛剛從湖北春天醫(yī)藥有限公司IT部門被挖到采購部門的李佳，開始為該公司批發(fā)、調撥、配送這三大流通業(yè)務所需藥品的采購入庫而奔忙。
一天，李佳突然接到公司財務部通知，催問頭天有幾批貨的入庫單為何沒有及時送達財務部。李佳迅速跟倉庫管理部門查詢，原來那幾批貨入庫后，收貨單據可能沒有打出來，導致入庫單沒有及時送到財務部，而物流信息系統(tǒng)則已自動將貨物采購信息傳送到財務部。李佳很清楚，這是自己親身參與實施、自2003年11月全面投入運營的新的物流信息系統(tǒng)在發(fā)揮作用了。這次經歷，也從采購環(huán)節(jié)折射出該公司近年來推進財務業(yè)務一體化應用成效的一角。
武漢春天生物工程股份有限公司于1997年創(chuàng)業(yè)成立，從代理保健品起步，1997年開始興辦生產廠，并投入醫(yī)藥的研發(fā)，一直平穩(wěn)快速發(fā)展至今。而湖北春天醫(yī)藥有限公司就是其下屬子公司之一。
與公司的成長歷程相比，武漢春天生物工程股份有限公司的信息化腳步并不晚，但確實也走過彎路。1998年，春天股份已經部署了局域網，實施了財務系統(tǒng)。2000年，公司自行開發(fā)了營銷系統(tǒng)，之后又分別實施了不同廠家的物流、財務系統(tǒng)。2001年，其子公司湖北春天醫(yī)藥有限公司實施了一個針對醫(yī)藥行業(yè)的物流系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)在設計上無法與財務系統(tǒng)互通信息。
“這種狀況的弊端之一是，公司每月的生產計劃、采購計劃、資金計劃的周期都不同步。比如，生產計劃一般是在上月的24日下達，采購計劃配套的資金計劃就更晚了。這種時間差的存在，使得公司的生產經營管理成效大打折扣。” 目前負責春天股份管理信息工作的亓培實主任說。
2002年，公司規(guī)模擴大，組織架構日趨完善，管理已經比較成型，需要一個全面的整合公司各項資源的信息平臺。然而，由于不同系統(tǒng)之間的信息不能關聯，財務、業(yè)務、辦公管理等各自獨立，陷入了所謂的信息孤島狀態(tài)。
與此同時，醫(yī)藥行業(yè)的大環(huán)境正發(fā)生著深刻的變化。2002年，國家醫(yī)藥監(jiān)督局加大了在醫(yī)藥行業(yè)推廣GSP認證的力度，要求全行業(yè)企業(yè)必須按照這些規(guī)范來開展生產和經營活動。這一政策在醫(yī)藥行業(yè)迅速掀起一股信息化旋風。“顯然，除了采用其他的手段來實現規(guī)范性外，信息化可以幫助企業(yè)更好地實現GSP認證的許多規(guī)范性要求。”亓培實說。
另一個變化是，為了控制藥價虛高，國家不斷地采取措施，打壓中間環(huán)節(jié)，醫(yī)藥在流通環(huán)節(jié)的利潤已經很低。要在這種低利潤的空間中維持生存和發(fā)展，勢必只有依靠管理出效益。
內外動力交織成一股強大的張力，使得公司整合信息孤島、全面實施信息化的計劃，猶如一支響箭，從緊繃的弦上彈射而出。
GSP逼迫信息化需求
GSP認證是對醫(yī)藥流通企業(yè)的規(guī)范性要求，信息系統(tǒng)恰恰可以將這些規(guī)范性要求，在具體業(yè)務與管理流程中加以實現。這就使得GSP認證與醫(yī)藥流通信息化之間存在著必然性。
2003年6月，湖北春天醫(yī)藥有限公司與金蝶簽署了總體合作協(xié)議。此前，春天股份一直在應用金蝶K3財務系統(tǒng)。2003年10月，新的GSP物流系統(tǒng)開始上線。由于同屬金蝶的物流與財務系統(tǒng)之間不存在所謂的數據接口問題，兩大系統(tǒng)順利對接。
金蝶軟件公司負責該項目的實施顧問鄭婕介紹，GSP在醫(yī)藥流通信息系統(tǒng)中成為一個行業(yè)插件，它與物流系統(tǒng)相配合，主要體現GSP規(guī)范對醫(yī)藥流通業(yè)務流程過程中的特定要求，比如商品入庫驗收、出庫復核、首營企業(yè)首營品種的審核等。雖然醫(yī)藥監(jiān)管部門對信息系統(tǒng)沒有具體要求，但是要求報送的八大報表，這套報表通過GSP模塊即可輕松實現。當然，它還可以根據企業(yè)自身的需求，定制更多的報表。
帶有GSP模塊的醫(yī)藥物流信息系統(tǒng)不僅可以提供醫(yī)藥監(jiān)管部門所需的全部管理數據，而且，它還可以幫助企業(yè)加強對倉庫、質量檢驗、采購、銷售等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。GSP軟件的主要任務，是保證藥品流通過程符合GSP認證的規(guī)范性要求，確保醫(yī)藥流通企業(yè)向消費者提供合格的藥品。
亓培實介紹，目前已經通過GSP認證的企業(yè)，都已經基本實施了GSP物流系統(tǒng)。因為GSP認證所要求的許多規(guī)范環(huán)節(jié)，僅僅依靠手工，顯然已經解決不了。比如，對于某首營產品（是指企業(yè)向生產或經營企業(yè)首次購進的商品，必須經過質量檢驗等環(huán)節(jié)）入庫時，不妨假設為A藥品，醫(yī)藥流通企業(yè)都必須對A藥品的生產廠家、質量標準、生產批號等各類信息進行全面審核。雖然也可以采用手工方式，但管理成本太高：因為當下次又購進藥品A的時候，企業(yè)就無法立刻判斷藥品A是否是其首營品種，因為很可能審核人員是不同的人，只好通過手工查詢確認，工作量非常之大。而有信息系統(tǒng)就很輕松，只要輸入藥品A的基本信息，系統(tǒng)很快就能確定。
概括而言，GSP規(guī)范中的內容通過軟件來實現的核心功能主要有：
對藥品批準文號（簡稱批號）的全程跟蹤管理。同一型號的藥品，由于要對藥效期進行管理，都須向質量監(jiān)督部門報批，通過質量檢查之后才能獲得批號，批號對應的是藥品有效期等信息。每個藥品的批號都是唯一的，因而只要查詢批號，就可以確定藥品生產廠家和通過質量檢驗的日期等信息。
從采購入庫、庫存管理到售后追蹤的信息，都是GSP要求企業(yè)記錄的管理信息。比如首營產品要有全面的審核，所有產品都要對批號、有效期等進行管理，銷售出去以后還要記錄銷售流向；采購入庫時要進行質量驗收，銷售出庫時要進行出庫復核；在庫存管理的養(yǎng)護期之內，要對倉庫的溫度、濕度等養(yǎng)護條件信息進行全程記錄。銷售出去以后，假設有退藥，必須對藥品的批次等信息進行核對，才能確定是不是自己銷售的藥品，退貨回來以后還要進行質量檢驗。又比如，GSP要求藥品采購的時候，對于藥品的很多因素要求很嚴格，如質量、包裝等，否則就無法進入流通渠道備管理、特殊藥品管理、即將過期藥品的停銷催銷、質量反饋等等.此外，由于需要對生產廠家等諸多信息進行記錄和跟蹤，因此GSP物流軟件比普通商業(yè)物流的表單設計要多出很多條目。
嚴密監(jiān)控物流
傳統(tǒng)醫(yī)藥流通業(yè)在管理上的一大難題就是跑冒滴漏現象嚴重。對于醫(yī)藥流通企業(yè)而言，管控好物流等于成功了一半。通過在物流系統(tǒng)中精心設置信息流轉程序和控制點，這些控制點就好比一個個關卡，使得各財務、業(yè)務之間的信息按管理需求流轉，并且因為控制點之間的內在關聯機制，大幅度提升醫(yī)藥流通企業(yè)的財務管理和業(yè)務管理水平。
針對湖北春天醫(yī)藥有限公司前期信息化狀況和存在的問題，新的物流系統(tǒng)的主要設計思路是，加強對物流環(huán)節(jié)上的每一個關鍵點的控制，從而保證數據在傳遞過程中的正確性。“實際上，GSP本身是一個規(guī)范，誰做都區(qū)別不大。因此，目前各種醫(yī)藥流通解決方案，主要區(qū)別還是體現在對物流管理和控制的功能。”這樣，通過打通業(yè)務流轉的關鍵節(jié)點，明確了職責崗位目標，徹底改變了以往互相推諉、職責權限不清的管理狀況。
以前的物流系統(tǒng)由于開發(fā)較早，先于政府部門開始推廣GSP認證的時間，操作上雖然比較簡便，自發(fā)貨到結算，中間都是一張單據貫穿始終，一旦單據中間流失，財務部門的數據就無法與業(yè)務部門的數據完全一致，企業(yè)極容易墜入賬實不符的泥潭。更要命的是，財務部門無法對過程加以控制，使得問題往往無法得到預防和及時遏制。尤其是對那些結算周期比長的貨物，就可能由于單據的遺失而造成一筆糊涂賬。
李佳的那次“被催賬”的經歷，最能說明這種關鍵點的作用：在新的物流系統(tǒng)中，采購部對每批購進的藥品出具入庫通知單，質量檢驗部出具質量驗收單，倉庫做收貨單。倉庫和財務之間的數據相互關聯，財務部每天下午都要匯總當天的各種物流單據信息，通過系統(tǒng)直接查詢單據的發(fā)生情況，并通過系統(tǒng)自動生成憑證。如果缺少哪張單據，通過系統(tǒng)很快就能查到那張單據卡在哪個環(huán)節(jié)。實物入庫與財務入庫完全同步，使得財務部對每批進貨的應付款情況隨時掌握并且可控。
這些關卡的設置，不僅迅速杜絕了信息流轉受阻導致的管理漏洞，而且使得財務部門對于公司的應收應付款、庫存、資金周轉率等財務風險的分析和預防，完全建立在真實及時的數據基礎之上。
李佳認為，對于涉及到資金往來的業(yè)務，系統(tǒng)的安全性和管理性很重要。金蝶這套系統(tǒng)在訪問、修改等權限的設置方面有很細的劃分，每一個權限都可以單獨設置，這對用戶而言十分方便。
對于新舊物流系統(tǒng)之間的區(qū)別，湖北春天醫(yī)藥有限公司管理信息中心的陳濱同樣深有感觸：“K3物流系統(tǒng)對表單和過程控制進行了細分，比如銷售通知單和正常的發(fā)貨單、收貨單，通知單主要告知數量信息，經銷商憑借通知單到倉庫核對實際數量，然后到財務部門結算，最后才能取貨。各個環(huán)節(jié)結合得比較緊密，不能跳過任何環(huán)節(jié)，這樣，一旦某個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，可以通過各種方式很快查到。”
遠離信息陷阱
醫(yī)藥行業(yè)的特征之一就是，醫(yī)藥的品種特別多，作為一個商業(yè)性的醫(yī)藥組織，一般至少有幾千個品種，如果再加上GSP所要求的批次管理等信息，動輒就是上萬條信息。這當中稍有不慎，就可能掉入信息陷阱。
2003年11月，新系統(tǒng)開始投入實際運作。為保險起見，并沒有立刻丟掉舊的物流系統(tǒng)，而是拿舊系統(tǒng)做備份，新舊兩個系統(tǒng)并行。這就要求在制作每張單據的時候，兩邊都要輸入數據。操作人員、開票人員、倉庫管理人員，每天都要加班熬夜。亓培實說，那個階段非常痛苦。“因為要把原有的系統(tǒng)完全拋棄掉，工作量比我們想象的要大得多。”
他坦承，這當中也走了很多彎路，回過頭看，其中有些經驗還是很可取的。其中，編碼方案的確定是很重要的一點。“我們當時頻繁開會，專門討論確定編碼放方案。”首先，編碼信息量非常大。醫(yī)藥行業(yè)的特征之一就是，醫(yī)藥的品種特別多，作為一個商業(yè)性的醫(yī)藥組織，一般至少有上萬個品種，如果再加上GSP所要求的批次管理等信息，動輒就是幾萬條信息。編碼的思路和設計方案，無疑將直接決定整個物流管理的準確性。其次，編碼一般都是由企業(yè)根據自身的生產經營特點來確定。確定編碼規(guī)則時，要兼顧未來發(fā)展的需要，如果編碼太過規(guī)范，很可能會影響效率，將來一旦需要修改會很費勁。第三，統(tǒng)一藥品編碼規(guī)則。一是與醫(yī)院的編碼規(guī)則相統(tǒng)一，因為醫(yī)院按要求有專門的標準的編碼規(guī)則，為此，春天公司專門針對醫(yī)院的編碼規(guī)則做了很多溝通，力求兩邊達到一致。二是在生產領域，由于GMP對藥品編碼有要求，作為一家生產和流通并舉的企業(yè)，從編碼方案上盡可能兼顧各項業(yè)務，確保一致性。
其次，在實際應用中不斷完善修訂。這就是常見的基于標準版之上的二次開發(fā)，主要是為了更符合我們的實際操作習慣和流程，提高工作效率。比如，銷售人員在制作報價單的時候，可以直接在表單上查詢進價，在此基礎上系統(tǒng)通過設定的算法自動生成對外的報價。銷售價格的確定，一定要知道批次進價，這樣就能很方便地確定批次的價格。由于醫(yī)藥的毛利潤率很低，批次又多，不同進價可能導致報價不一樣，否則，很難保證每一批貨銷售利潤率。而對于配送的單據，由于數量大，對易操作性提出了更高的要求。身在一線，鄭婕說對于已經用過其他軟件系統(tǒng)的客戶而言再更換一套新的軟件系統(tǒng)時，以前的操作習慣很難更改，往往會按照習慣來要求新系統(tǒng)的操作方式。因此金蝶醫(yī)藥流通版軟件也在不斷完善發(fā)展，力求包括操作簡便性的每個細節(jié)都能更加貼合客戶的需求。
賞罰分明的項目管理
不單有領導的重視，更有賞罰分明的激勵機制，是春天股份自創(chuàng)的信息化門道。
2003年5月，春天股份成立ERP項目小組，董事長親自出任組長。項目小組負責全部選型、論證、培訓工作。項目小組的成員都是從財務、采購、倉存、銷售等各部門抽調的負責人或骨干人員。亓培實擔任實施組的組長。此外，建立一套獎懲分明的激勵制度，的確是亓培實感到公司在推行信息化方面可圈可點之處。
公司專門下發(fā)的一份文件上明確，將員工每月獎金額度的50%拿出來，同時再增加同比例的獎金額度，作為對員工在推進信息化方面績效考核額度（實際上相當于增加了50%的獎金額度）。對于參與信息系統(tǒng)的員工，在月度工作總結時，都將工作盡可能進行了量化。相反，一些懲罰措施也很嚴厲。比如，信息系統(tǒng)的培訓第一次考核不合格，罰款；第二次考核還不合格，待崗。“之所以用專門的文件明確激勵制度，這與春天股份的企業(yè)文化有關，凡事講究依據，避免隨意性。”
這一政策起到了十分明顯的激勵作用。2003年國慶節(jié)，系統(tǒng)開始初始化，項目組的人更是沒日沒夜加班，連續(xù)幾個晚上沒有回家睡覺，實在困了就在辦公室靠在椅子上打個盹兒。金蝶實施顧問鄭婕也一起加班熬夜，她說是用戶的這種投入的氛圍感染了自己。后來，節(jié)日加班不僅該發(fā)的獎金都發(fā)了，而且還額外申請了一些獎勵政策。亓培實說，ERP應用的長期性決定了建立與之配套的激勵機制的重要性。“如果沒有激勵機制，那推進信息化的工作一定是很痛苦的。”
信息化是醫(yī)藥企業(yè)的飯碗
記者采訪當天，恰逢武漢春天生物工程股份有限公司忙于上市之前的路演。在這家從創(chuàng)業(yè)至今7年的公司中，各項工作運轉得有條不紊。管理信息化在春天顯得已是家常便飯。
亓培實說，整個醫(yī)藥行業(yè)都在走信息化的道路。大的醫(yī)藥企業(yè)一般營業(yè)規(guī)模都上了幾十億元，龐大的物流壓力，如果不上信息系統(tǒng)，單靠手工肯定無法維持正常運轉。所以，醫(yī)藥行業(yè)整合的趨勢越來越明顯，整合完了怎么消化，一定是通過信息化手段來消化。另外，規(guī)模效應也是通過信息化來完成。
其實，醫(yī)藥行業(yè)當前競爭的焦點有二，其一，趕在外資大舉進入之前，搶占中下游的流通（營銷渠道網絡和終端）資源，其二，搶奪上游的制藥資源。如果一個醫(yī)藥企業(yè)能夠兼具生產、分銷、終端的優(yōu)勢，完善產生鏈，那就自然可以領行業(yè)之先。
目前，醫(yī)藥行業(yè)僅生產型的企業(yè)就有七千多家。醫(yī)藥行業(yè)的集中度很低。醫(yī)藥行業(yè)前面幾十家加起來的份額很少，只是百分之十幾的份額。亓培實認為，醫(yī)藥行業(yè)最終一定是朝著集中的方向發(fā)展，而“集中”的主要手段就是不斷地兼并。一個明顯的趨勢是，各種資本在不斷地介入這一行業(yè)。
由于醫(yī)藥行業(yè)整合的策略基本是對整個產業(yè)鏈進行的，而不是對局部的整合，即最終一定是全面的資源整合，從生產、營銷到終端，是一條價值鏈的整合。而沒有信息化，就無法支撐整合行為。因為信息化的目標也是整合，即把不同領域的信息整合起來，才能實現規(guī)模優(yōu)勢、管理優(yōu)勢。
武漢春天生物工程股份有限公司希望未來的信息系統(tǒng)能夠整合物流、資金流、信息流，最終還要納入工作流。雖然公司有著迫切的整體性需求，但是在具體操作的時候，還是采取分階段實施的穩(wěn)健策略。正如亓培實所言，“實施信息系統(tǒng)不能趕鴨子上架”。在該公司信息化一期項目中的客戶關系管理系統(tǒng)，已經和金蝶簽了協(xié)議，但目前還沒有實施。原因在于，公司需要很多業(yè)務領域需要進行資源整合。亓培實堅信，只有業(yè)務整合清晰，實施信息系統(tǒng)才不會亂，效果才能保證。
至此，也就不難理解為什么武漢春天生物工程股份有限公司已經將每一步的信息化目標設定得那樣具體而明確。