對于一個公司，每天都會產生許多新的業務數據，例如銷售數據、存貨的進出、人事變動的數據資料。這些數據必需加以處理，才能知道每段時間的銷售金額、某個時候的存貨量、要發多少薪水給每個員工等。而要對這些數據進行有效的處理，就離不開數據庫系統。
    管理數據庫可用專門的數據庫管理軟件，如Foxpro、Access、Clipper、DBASE等。在Excel 2000中也提供了類似的數據庫管理功能，保存在工作表內的數據，都是按照相應的列和行存儲的，這種數據結構再加上Excel 2000提供的有關處理數據庫的命令和函數，使得Excel 2000具備了能組織和管理大量數據的能力，因而使得Excel 2000的用途更加廣泛。如圖1-4就是一個用Excel 2000建立的數據庫范例。

    當完成一個數據清單的建立后，我們就可以對他進行分析計算工作。例如，我們可以通過使用篩選快速找到所需要的數據，如圖1-5所示。

    對數據清單上的數據進行分析的一種方法是分類匯總。在“數據”菜單上選擇“分類匯總”命令，我們可以在數據清單中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數據進行匯總。同時，在插入分類匯總時，Excel還會自動在數據清單底部插入一個總計行。例如，圖1-6就是對一個銷售數據匯總的結果。

    利用我們還可以對數據清單進行更加自由的分析，從中找出問題所在。例如圖1-7的顯示。