高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入,為了便于匯總,各校必須統(tǒng)一格式,所以一般由上級主管部門設(shè)計(jì)好一個(gè)數(shù)據(jù)庫,再輔之以一個(gè)錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀,但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量(除了自動(dòng)編號之外)。仔細(xì)研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構(gòu)成,我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面,在EXCEL2000中輕松完成。
一、表頭的設(shè)計(jì)處理
首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置,必須建立在對上級部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫,當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作;如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫,經(jīng)過適當(dāng)處理,我們也可以在EXCEL2000中對它進(jìn)行操作。實(shí)在不行,那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng),自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明,這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形,需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。
二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用
再來分析一下這些數(shù)據(jù):在“畢業(yè)學(xué)校”一欄,有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校,重復(fù)輸入效率肯定不高。對,有了,先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱(如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”,等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了?
[提示:盡量用一些簡單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換,不過不要光顧了簡單好記,否則,你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試,做了“全部替換”后可別罵人喲!]
如果你連Ctrl+H這一步也想省去,你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能,可以簡化用戶對大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作,例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”,定義的方法是:
1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”,打開自動(dòng)更正對話框。
2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù), 如:“4z”,在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù),如:“棗陽市第四中學(xué)”,單擊“添加”,再單擊 “確定”。
之后,只需在單元格中輸入“4z”兩字,即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。
三、輸入法的自動(dòng)切換
在輸入數(shù)據(jù)時(shí),一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字,那么對于不同的單元格,輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理,便可以使Excel對不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。
啟動(dòng)Excel 2000,新建一工作簿,取名為“2002.xls”,右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”,選擇“重命名”,改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法:單擊右下角的“En”圖標(biāo),選擇“屬性”,在出現(xiàn)的對話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”,單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容,然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列,在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表框中選擇“打開”,單擊[確定]按鈕(如圖1)。再選擇其他各列,同上操作步驟,調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊[確定]按鈕即可。
一、表頭的設(shè)計(jì)處理
首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置,必須建立在對上級部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫,當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作;如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫,經(jīng)過適當(dāng)處理,我們也可以在EXCEL2000中對它進(jìn)行操作。實(shí)在不行,那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng),自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明,這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形,需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。
二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用
再來分析一下這些數(shù)據(jù):在“畢業(yè)學(xué)校”一欄,有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校,重復(fù)輸入效率肯定不高。對,有了,先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱(如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”,等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了?
[提示:盡量用一些簡單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換,不過不要光顧了簡單好記,否則,你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試,做了“全部替換”后可別罵人喲!]
如果你連Ctrl+H這一步也想省去,你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能,可以簡化用戶對大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作,例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”,定義的方法是:
1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”,打開自動(dòng)更正對話框。
2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù), 如:“4z”,在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù),如:“棗陽市第四中學(xué)”,單擊“添加”,再單擊 “確定”。
之后,只需在單元格中輸入“4z”兩字,即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。
三、輸入法的自動(dòng)切換
在輸入數(shù)據(jù)時(shí),一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字,那么對于不同的單元格,輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理,便可以使Excel對不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。
啟動(dòng)Excel 2000,新建一工作簿,取名為“2002.xls”,右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”,選擇“重命名”,改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法:單擊右下角的“En”圖標(biāo),選擇“屬性”,在出現(xiàn)的對話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”,單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容,然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列,在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表框中選擇“打開”,單擊[確定]按鈕(如圖1)。再選擇其他各列,同上操作步驟,調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊[確定]按鈕即可。