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word 在主文檔中插入域

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

.4.1 插入合并域
    通過將合并域插入到郵件合并主文檔的適當(dāng)位置,可以決定合并 文檔時(shí),使用哪些數(shù)據(jù)源信息以及它們?cè)诤喜⑽臋n中的位置。插入 合并域的步驟如下:
    (1)如果主文檔沒有打開,先打開主文檔。打開主文檔窗口時(shí), 會(huì)顯示【郵件合并】工具欄,上面有郵件合并所需要的各種按鈕。
    (2)將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。
    (3)單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕,將彈 出一個(gè)下拉菜單,上面有數(shù)據(jù)源的的所用域名,如圖7-22 所示。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381298.gif">
    (4)從彈出的合并域列表框中選擇要插入的域名。
    (5)重復(fù)步驟(2)和(3),將所需要的域名插入主文檔中相 應(yīng)的位置,如圖7-23 所示,并對(duì)其進(jìn)行必要的格式化。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381564.gif">
    合并域是使用一對(duì)書名號(hào)括起來的域名,域名對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的 域名,書名號(hào)是合并域的特征符號(hào),它不是從鍵盤上直接鍵入的。 如果用戶直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號(hào)】命令插入符號(hào) “《》”,Word 將不承認(rèn)它是合并域的特征符號(hào),只把它當(dāng)作普通 文字對(duì)待。
    如果要查看合并結(jié)果,單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并 數(shù)據(jù)】按鈕。Word 將合并域顯示為第一條數(shù)據(jù)記錄中的信息。如果 要查看數(shù)據(jù)源其他記錄的合并結(jié)果,可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭 按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號(hào),可以查看其他數(shù)據(jù) 記錄的信息。查看完后,再次單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕恢復(fù)顯示 合并域。

7.4.2 插入Word 域
    通過在主文檔中插入幾種Word 域,可以在最終的合并文檔中包 含更多的信息,并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式。能插入主文檔的Word 域有表7-1 所示的以下幾種:
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170382457.gif">
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383288.gif">
    插入這些域的步驟如下:
    (1)將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。
    (2)單擊【郵件合并】工具欄中的【插入Word 域】按鈕,將彈 出一個(gè)下拉菜單,上面有一些Word 域名,如圖7-24 所示。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383432.gif">
    (3)從彈出的Word 域列表框中選擇要插入的域名。可以打開與 之對(duì)應(yīng)的對(duì)話窗口或直接插入域代碼到主文檔。
    (4)重復(fù)步驟(2)和(3),將所需要的域名插入主文檔中相 應(yīng)的位置。
    下面具體介紹幾個(gè)Word 域的用法。
    1.Ask 域
    插入Ask 域,可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí),提示輸入某個(gè)書簽 的文本。在主文檔中插入Ask 域時(shí),將出現(xiàn)【插入域:Ask】對(duì)話框, 如圖7-25 所示。可以在【書簽】框中輸入書簽名,在【提示】框中輸入書簽的提示文字,在【默認(rèn)書簽文字】框中輸入書簽的默認(rèn)值。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170385472.gif">
    插入Ask 域后,Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄和主文檔時(shí),顯示一 個(gè)對(duì)話框。要求用戶在插入Ask 域位置輸入新的標(biāo)簽文字,如圖7-26 所示。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386103.gif">
    2.Fill-in 域
    插入Fill-in 域,可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí),提示輸入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文檔中插入Fill-in 域時(shí),將出現(xiàn) 【插入Word 域:Fill-in】對(duì)話框,如圖7-27 所示。可以在【提示】框中輸入提示文字,在【默認(rèn)填充文字】框中輸入默認(rèn)的插入值。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386483.gif">
    插入Fill-in 域后,Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄和主文檔時(shí),將 顯示一個(gè)對(duì)話框。要求用戶在插入Fill-in 域位置輸入需要的文字, 如圖7-28 所示。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387930.gif">
    3.If...Then...Else...域
    插入If...Then...Else...域,可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí), 根據(jù)條件判斷的結(jié)果插入相應(yīng)的文本。例如,當(dāng)數(shù)據(jù)域名“數(shù)學(xué)” 的值大于等于60 時(shí),在主文檔中插入“及格”,否則插入“不及格”。在主文檔中插入If...Then...Else...域時(shí),將出現(xiàn)【插入域:If】 對(duì)話框,如圖7-29 所示。可以在【域名】下拉列表框中選定【數(shù)學(xué)】, 在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定【大于等于】,在【比較對(duì)象】 文本框中輸入“60”。在【則插入此文字】文本框中輸入“及格”, 在【否則插入此文字】文本框中輸入“不及格”。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387821.gif">
    這樣插入If...Then...Else...域后,Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄 和主文檔時(shí),將判斷該記錄的【數(shù)學(xué)】域名的值,如果大于等于60, 插入“及格”,否則插入“不及格”

    4.合并記錄域
    插入合并記錄域,可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí),會(huì)在插入合并 記錄域的位置插入當(dāng)前合并記錄的記錄號(hào)。

    5.合并序列域
    插入合并序列域,可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí),會(huì)在插入合并 記錄域的位置插入當(dāng)前合并記錄的順序號(hào)。
    給順序號(hào)成功合并的數(shù)據(jù)記錄數(shù)。Word 在每次合并文檔時(shí),均 從1 開始給合并的記錄記數(shù)。該數(shù)值可能與合并記錄域插入的值不 同。例如,假定只合并編號(hào)范圍在5 到15 之間的記錄。盡管 MERGEREC 對(duì)應(yīng)合并的第一個(gè)數(shù)據(jù)記錄的數(shù)值為 5,但是合并記錄域?qū)?yīng)該數(shù) 據(jù)記錄的值仍為 1。

    6.下一記錄域
    插入下一記錄域,可以將下一個(gè)數(shù)據(jù)記錄合并到當(dāng)前的結(jié)果合并 文檔中,而不是重新開始一個(gè)新的合并文檔。插入下一記錄域后, 合并文檔的記錄號(hào)將變?yōu)橄乱粋(gè),以后再碰到插入的數(shù)據(jù)域,將使 用下一記錄的值。例如,在還未插入數(shù)據(jù)域的時(shí)候插入一個(gè)下一記 錄域,則開始合并時(shí),使用的記錄號(hào)為1,但Word 看到下一記錄域, 就跳過第一個(gè)記錄,開始使用第2 個(gè)記錄進(jìn)行合并。合并完一個(gè)記 錄,記錄號(hào)變?yōu)?,又碰到下一記錄域,記錄又變?yōu)?,對(duì)第4 個(gè)記 錄進(jìn)行合并。這樣就只合并記錄號(hào)為雙數(shù)的記錄。

    7.下一記錄條件域
    插入下一記錄條件域,可以條件判斷的結(jié)果,決定是否合并該記 錄。在主文檔中插入下一記錄條件域時(shí),將出現(xiàn)【插入域,Next Record If(如果…下一記錄)】對(duì)話框,在【域名】下拉列表框中選定域 名,在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定需要的關(guān)系運(yùn)算符,在【比 較對(duì)象】文本框中輸入比較條件。
    插入下一記錄條件域,只有滿足所設(shè)置的條件的記錄,才會(huì)進(jìn)行 合并。

    8.插入書簽域
    插入設(shè)置書簽域,可以在主文檔中插入一個(gè)書簽。可以利用書簽 進(jìn)行定位。下一記錄條件域時(shí),將出現(xiàn)【插入域:Set】對(duì)話框,如 圖7-30 所示。在【書簽】框中輸入書簽的名稱,在【值】框中輸入 書簽的內(nèi)容。


    9.跳過記錄條件域
    插入下一記錄條件域,可以條件判斷結(jié)果,決定是否跳過該記錄。 在主文檔中插入下一記錄條件域時(shí),將出現(xiàn)【插入Word 域:Skip Record If(如果…跳過記錄)】對(duì)話框,如圖7-31 所示。在【域 名】下拉列表框中選定域名,在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定需 要的關(guān)系運(yùn)算符,在【比較對(duì)象】文本框中輸入比較條件。
    該域的作用和下一條件記錄域正好相反。插入跳過記錄條件域, 滿足所設(shè)置的條件的記錄將被跳過,不進(jìn)行合并,直到不滿足條件 的記錄。
<aword 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170388883.gif">

 
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