郵件合并的第二步是指定數據源。數據源的內容是合并文檔中需 要變化的信息，如姓名、稱呼、地址、電話、傳真號等。可以創建 新的數據源，也可以打開已有的表或數據庫作為數據源。

7.3.1 創建數據源
    要創建新的數據源，可以按照如下步驟進行：
    （1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現【郵件合 并幫助器】對話框。單擊【數據源】下的【獲取數據】按鈕，出現 一個下拉菜單，如圖7-19 所示。
word 處理數據源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703757999.gif">
    （2）單擊【建立數據源】按鈕，出現【創建數據源】對話框， 如圖7-20 所示。所建立的數據源類似于數據庫的表，也是由行和列 組成。第一行稱為域名行，其他行稱為記錄。列對應于數據庫的字 段，在郵件合并中就是要合并的域名。
word 處理數據源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758968.gif">
    （3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名，也可以增加自己的域名。

• 要刪除不需要的域名，從【域名行中的域名】列表框中選中 要刪除的域名，然后單擊【刪除域名】按鈕。
• 要添加新的域名，單擊【域名】文本框，輸入要添加的域名， 然后單擊【刪除域名】按鈕，新域名就會添加到【域名行中 的域名】列表框中。
• 要調整【域名行中的域名】列表框中域名的順序，先選定要 移動的域名，然后使用右邊的向上或向下箭頭移動，改變其 位置。

    （4）單擊【確定】按鈕，出現【另存為】對話框，可在【文件 名】文本框中輸入新的文件名。
    （5）單擊【保存】按鈕將文檔保存，然后出現一個對話框，詢 問用戶編輯數據源或主文檔。
    （6）單擊【編輯數據源】按鈕，出現【數據表單】對話框，就 可以向數據源中輸入數據了，輸入數據的方法在4.5 節“表格與數 據庫”中已講過。
    （7）單擊【數據表單】對話框中的【查看數據源】按鈕，就回 到數據源文檔窗口。可以看到所用的數據記錄，如圖7-21 所示。
word 處理數據源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758901.gif">
    （8）在數據源窗口中，可以利用【數據庫】工具欄對數據源進 行修改，如增加記錄，刪除記錄，對記錄進行排序等。
    （9）如果要編輯主文檔，可以單擊【數據庫】工具欄的【郵件 合并主文檔】，進入主文檔窗口進行編輯。

7.3.2 打開已有的數據源
    如果將已經存在的文件（可以是Word 文檔、Excel 工作薄、文本 文件及其他數據庫文件）當作數據源使用，可以采用下列步驟選擇 并打開它。
    （1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現【郵件合 并幫助器】對話框。
    （2）單擊【數據源】選項下的【獲得數據】按鈕，彈出一個下 拉菜單。
    （3）單擊下拉菜單中的【打開數據源】命令，彈出打開數據源 對話窗口。
    （4）單擊【文件類型】列表框，選中需要的文件類型。
    （5）在【查找范圍】列表框，查找要打開的文件所在的文件夾。
    （6）在【名稱】列表框中找到需要的數據文件，選中它。
    （7）單擊【確定】按鈕打開它。打開數據源后，彈出一個對話 窗口。
    （8）單擊【編輯主文檔】按鈕，切換到主文檔編輯狀態。