有沒有什么辦法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的郵件合并功能。別著急，郵件合并功能并不是一定要你發郵件，它的意思是先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數據源。然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為Word文檔，可以打印出來，當然也可以以郵件形式發出去。真有這么神奇嗎？接下來我就以打印齊魯大學2003年錄取通知書為例，看一下Word XP中郵件合并功能是如何使用的。
1. 運行Word XP新建一個文檔，執行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向導”。在出現的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”，如圖1所示，然后單擊“下一步”。
2. 在“選擇開始文檔”窗口中，如果使用已有的文件，那就選擇“從現有文檔開始”然后選擇并打開相關文檔，如果從新編寫那就選中“使用當前文檔”前的復選框，然后單擊“下一步”進入第三步操作。
3. 在“選擇收件人”窗口中選中“鍵入新列表”前的復選框，然后點擊“創建”按鈕編輯數據源。在彈出的“新建地址列表”窗口中，點擊“自定義”按鈕，為數據源創建合適的項目。因為一份錄取通知書中需要變化的內容一般包括姓名、系或專業的名稱、報到日期等，所以在“自定義地址列表”窗口中可以通過使用“添加”和“刪除”按鈕將數據源的項目改成 “姓名”、“系”、“專業”、“日期”這四個適合要求的域名，如圖2所示。確定后返回前一窗口，輸入被錄取的學生的信息，如圖3所示。輸入完畢后，保存并關閉數據源，然后單擊“下一步”，進入主文檔的編輯。
4. 在第四步“撰寫信函”中，在Word的編輯區輸入各份通知書共有的內容，在需要輸入姓名、系名稱、專業名稱和報到日期處，就通過點擊“其他項目”按鈕，激活“插入合并域”窗口，并選擇其中合適的項目，點擊“插入”按鈕，將其插入文檔，如圖4所示。和其他的文字編輯一樣，你可以隨意設置修改段落格式、字體、字號等等。
5. 文件編輯完后，單擊“下一步”進入第五步“預覽信函”。這時我們發現錄取通知書中的變化部分已經被數據源中輸入的數據取代，如圖5所示。你可以使用“預覽信函”窗口中的前進、后退按鈕查看不同同學的通知書，如果發現問題的話，還可以重新修改數據源。
6. 現在就單擊“下一步”進入最后一步的操作“完成合并”，點擊“編輯個人信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”，如圖6所示，剛才編輯的所有文件就變成由與錄取人數相同的頁碼組成的一個Word文檔，執行“文件”——“打印預覽”命令看看，如圖7所示，效果不錯吧。
值得一提的是，你可以在第三步中直接調用Excel文件、數據庫文件、Word表格中的數據……作為數據源，這無疑將會大大提高我們的工作效率，現在你不會再為做大量重復勞動而心煩了吧。
