管理體系內部審核,是一個實驗室對其自身的質量體系以自查的方式進行的審核,通過檢查各項質量活動是否按照質量體系的要求開展,以此來及時發現存在的問題,以便采取糾正或預防措施,使體系不斷得到完善和持續改進的重要方式。本文根據實驗室內審中發現的普遍存在的問題進行分析,并對質量體系的運行情況及改進的策略進行探討。
內審按照實驗室《內部審核管理程序》的規定進行,每年至少開展一次,由中心質量負責人發起,質量管理部門負責組織實施。一般由質量負責人擔任內審組長,內審組成員由經過培訓和授權,熟悉體系和認可準則的內審員組成,如果資源允許的話,內審員應獨立于受審核的部門,保證內審的公平、公正、獨立、客觀。對于內審中發現的不符合項,要及時采取糾正措施,落實整改。對于糾正措施實施的情況應予以跟蹤驗證及記錄、并由質量負責人評價其有效性、才能關閉不符合項。
按照不符合項的性質,一般分為體系性不符合、實施性不符合、效果性不符合。體系性不符合是指體系文件沒有規定,未按照評審準則的要求寫入程序文件或作業指導書;實施性不符合是指體系文件雖然有規定,但實際工作中沒有遵循,或實施情況與規定不符的現象;效果性不符合是指實施的效果不佳。據統計,這三種不符合在實際內審中都或多或少存在。體系性不符合主要發生在建立體系的初期,體系文件還不夠成熟,容易出現規定不全的現象,經過不斷改進,現在的體系文件已經比較全面,未發現大的不符合。此后內審中發現的多為一些實施性和效果性不符合。
產生不符合項的要素多種多樣,據統計,實驗室近年產生的不符合主要分布在文件控制、記錄的控制、設備(標準物質)、結果報告等幾個要素。反映了實驗室平時對文件的管理、記錄的控制、儀器設備和標準物質以及檢測報告方面存在比較大的問題。如文件的受控和發放比較簡單化,缺乏唯一性編號,作廢文件未及時回收、受控文件未蓋受控章等;記錄存在追憶現象、信息不全、涂改,或劃改未簽名等;儀器設備的標識、使用維護,檢定和校準、儀器和標準物質的期間核查等也存在一定的問題,如儀器未檢定就投入使用,缺唯一性標識,沒有使用記錄和維護記錄等;記錄的缺失直接影響檢測報告的準確性和客觀性,有的報告書信息不全,難以溯源。
通過分析產生問題的原因,主要是實驗室領導不夠重視,實驗人員質量意識淡薄,一心抓經濟收入,而放松了質量管理。業務人員與管理人員之間、業務科室與管理科室之間溝通和管理存在問題,業務人員以技術為中心,一般會認為質量監督是在挑毛病,存在馬虎應付心理,使監督力度不足,因而不能充分發揮監督把關的作用。在平時的工作中確實需要這樣一群敢于擔當,勇挑重擔,仗義執言,專注于質量管理的專業技術人員,引導質量活動的正常運行。相信有了領導的重視,有人為你“撐腰”,質量管理人員可以放開手腳,大膽工作,效果事半功倍,問題也會迎刃而解。