一是應做好人員管理。按照管理體系的要求,機構做好人員管理包括確定任職條件,做好人員選擇、人員培訓、人員監督、人員授權和人員能力監控,這是確保人員具備履行職責能力的完整流程。但作為一個機構,除這些之外,還應設計好薪酬結構、晉升渠道、績效考核、激勵機制等機制,并逐步改進完善,以使人員形成能力、安下心來并具備較強的執行力,這是機構較為關鍵的一個基礎性工作。
二是應做好設備設施管理。實驗室管理體系對設備設施的管理規定較為完整,包括設備設施配備、使用維護、檢定/校準、投入使用或重新投入使用前確認、設備標識、設備保護、期間核查、故障處理以及計量溯源性等要求。設備作為計量器具,按照《計量法》的要求,計量器具應確保量值準確;設施雖不算是計量器具,但對數據結果存在直接影響,應適宜于實驗室活動。對設備設施的這些管理規定和要求,是對設備設施管理的經驗總結,符合設備實施管理規律。機構應將其作為一項經常性、基礎性工作,注重設備管理人員的培養,形成標準化操作流程,使設備設施始終保持良好狀態,更好地支撐技術運作。
三是應建立和運行好管理體系。實驗室管理體系是實驗室獲得成功的必要條件,建立和運行好管理體系,一方面能夠獲得相關方的承認或認可,另一方面可以較好地保證數據結果的質量。按照管理體系規范實驗室管理,是國際國內確保數據結果質量的通行做法,它是在正確理解和有效描述對數據結果有影響的各要素前提下,提出了適當的管理要求。對機構來說,管理體系不僅是管理要求,更多的是對各項工作流程的設計和優化。實驗室應將管理體系運行作為一項基礎性工作,盡可能使這些流程穩定運行,確保數據結果質量,還可提高效率、減少風險。
四是應做好外部產品和服務采購。雖然“采購”也在管理體系中做了規定和要求,但考慮到“采購”的影響越來越大,機構也可將其作為一項基礎性工作。“采購”對機構的影響,包括產品和服務的質量、價格、交付時限和后續服務等因素。市場上供應商多不勝數,規模、品質、信譽參差不齊,機構選擇一個好的供應商并非易事。機構并不能直接判斷產品和服務的質量,會對數據結果的有效性造成影響;任何供應品總會有一個市場均價,關系到機構能否獲得低于市場均價的供應品,對機構的議價能力是種考驗;及時交付,關系到機構運行效率和對客戶的交付時限,起碼應受控,不能任由供應商決定。考慮到機構“采購”在選擇供應商時還存在轉換成本,做好外部產品和服務的采購顯得較為重要。
五是應保持適宜的檢測能力。檢測能力包含兩方面的內容:檢測范圍和能夠完成的“最大檢測量(相當于產品生產中的產能)”,實驗室對檢測參數范圍的確定和對最大檢測量的控制也應是一項基礎性工作。機構對檢測范圍的確定大多是根據市場需求或參照同行而設計,而需要根據自身的目標市場確定,還需要考慮自身發展戰略。對最大檢測量的控制,許多機構需要建立起這個概念,無論是在營銷活動中還是在日常檢測工作中處于盲目或者依靠預估,使機構的成長發展受到限制。對自身檢測能力作出定量的測定,并適時進行調整,應是機構一項需要關注的工作。
對于這些經常性、基礎性工作,各機構會依據自身實際有所側重。但只要意識到并逐步強化,實驗室必然會得到持續健康、高質量發展,可在激烈的市場競爭中占據優勢地位。