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跟大家分享下我們的設(shè)備采購流程：QC申請---QC前期調(diào)研----QC市場調(diào)研-----QC確定初步意向-----采購談價格----訂立合同-----QC再次確認(rèn)-----采購實施-----安裝調(diào)試----投入運行。
使用部門提出申請——業(yè)務(wù)部門審核——有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——采購部門采購、簽合同——儀器購買回來由使用部門和業(yè)務(wù)部門派人驗收，投入運行。所以使用部門的作用很重要：
第一，要根據(jù)實際需要列好詳細(xì)的儀器參數(shù)、建議廠家、型號。
第二，要盡量說服審核部門和領(lǐng)導(dǎo)同意給預(yù)算。
第三，驗收時候要根據(jù)實際需要認(rèn)真驗收，有問題及時發(fā)現(xiàn)早日解決。采購計劃相當(dāng)于采購申請，各個企業(yè)都有不同的采購采購申請計劃。
現(xiàn)在大家更多的是討論色譜的采購實施，那么你們的色譜有年度計劃、月計劃還是臨時采購？如何編制你的采購計劃呢？是否有采購回來閑置的現(xiàn)象呢？
我先拋磚引玉：由于我們是生產(chǎn)企業(yè)，相對來說說基本是臨時采購為主，根據(jù)生產(chǎn)需要嘛，除非有新的項目實施，才有可能提前2-3個月申報采購計劃，這也是預(yù)計實驗分析儀器不夠用的情況下進行申報。所以一般不會出現(xiàn)閑置的現(xiàn)象。
目前市場上類似的儀器很多，型號相同的儀器也很多，如果僅僅根據(jù)型號來購買儀器很可能買回來的不是你所需要的。
如果儀器配置不能確定那可能要消耗你很長的時間來尋求你所需要的儀器，比如需要采購GC，首先你要確定儀器的檢測器類型、毛細(xì)柱還是填充柱、單通道還是雙通道、國產(chǎn)還是進口……這樣你才能進行下一步。
這一步中你需要抓住的重點是你所采購的儀器一定要是你所需要了，不然買回來因為某個細(xì)節(jié)問題而不能正常使用那就是浪費，最大的犯罪。
呵呵，開玩笑啦。我們單位其他部門因為采購申請的儀器配置寫的不明確，導(dǎo)致采購部門采購回來的儀器不能正常安裝和使用，最后因此而被處罰，是我們最不愿看到的，所以確定儀器的配置是基礎(chǔ)。
采購第二步：市場調(diào)研
市場調(diào)研是根據(jù)你確定的儀器配置來進行有選擇地尋找供應(yīng)商，讓供應(yīng)商提出初步的報價。在所有的供應(yīng)商中選擇與你的要求比較接近的幾家進行詳細(xì)的洽談，最后到供應(yīng)商那兒進行實地考察。
這里要考慮儀器重要性，如果是一般儀器沒必要去，免得浪費精力、時間和金錢，比如采購烘箱、超聲波清洗器等，但如果是大型儀器實地考察就很有必要了。這兒的供應(yīng)商包含了生產(chǎn)廠家和經(jīng)銷商，所以這里面要考慮到售后服務(wù)的問題，要明確售后服務(wù)到底由誰來負(fù)責(zé)。
實地考察一方面驗證儀器是不是你需要的，這可以通過檢測樣品來確定；另一方面檢查供應(yīng)商的資質(zhì)和能力，一般供應(yīng)商在電話里都說自己的能力怎么怎么強，具體怎樣還是眼見為實。
調(diào)研也就是尋求報價的過程。首先要確定想購買儀器的配置，只有讓廠家或供應(yīng)商掌握你的準(zhǔn)確配置，才能給你提供詳細(xì)的報價，有助于我們在同一個水平上比較。
這次根據(jù)以前的采購經(jīng)驗和日常使用過程中發(fā)現(xiàn)的缺陷，對配置的要求有了很大的提高，不僅考慮到現(xiàn)在，也兼顧今后的檢驗要求，特別是儀器的輔助設(shè)備，比如柱溫箱、柱塞清洗設(shè)備，這些都是可有可無的裝置。
柱溫箱甚至可以另外配置國產(chǎn)的，價格相差很多，但從外觀和質(zhì)量上考慮，還是選擇同一廠家的，盡量減少產(chǎn)生分析誤差的因素。
在這一步中的重點是尋找有實力的供應(yīng)商和進行價格洽談，具體內(nèi)容包括三個：
一是看儀器質(zhì)量，二看資質(zhì)，三談價格，所以市場調(diào)研是關(guān)鍵。采購第三步：儀器定型，簽訂合同
儀器技術(shù)指標(biāo)的傾向性
用戶如果看中一款儀器，打算要采購這款儀器時，技術(shù)參數(shù)自然就會偏向這家。
在主要技術(shù)指標(biāo)滿足基本測試需求的情況下，其它一些參數(shù)按照考察好的儀器制定！
一般指標(biāo)傾向不要太明顯，否則價格下不來。再者，對其他供應(yīng)商有排斥性，打消人家的積極性也不好。可以針對調(diào)研的結(jié)果作出大眾化的技術(shù)參數(shù)，再從中優(yōu)選，這樣價格也可以下浮，附加的像售后服務(wù)等也會作為供應(yīng)商的籌碼來提升服務(wù)。
簽訂合同那是采購部門的事，與我們使用部門顯得關(guān)系不大，但我們有建議權(quán)。
這一步因有了前兩步的基礎(chǔ)，因而相對就寫得簡單一點，這里面要注意考慮到質(zhì)保金的問題。
在收到儀器后，先不要急著拆包裝箱，首先檢查外包裝是否存在破損、拆封過的痕跡，一旦發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象一定要拍照留證據(jù)，并在第一時間內(nèi)通知內(nèi)通知廠家，有可能的話書面通知廠家。
如果是貴重儀器，一般由廠家上門安裝調(diào)試，因此一定不要打開包裝箱，以免發(fā)生后續(xù)問題。
如果是普通儀器比如干燥箱之類，在得到廠家許可的情況下，由單位的倉庫人員陪同，共同開箱驗收，及時拍照，檢查儀器是否能正常使用。
如果影響使用及時更換。
這里注意一定要保留證據(jù)，并及時與廠家溝通，最好以書面形式并得到廠家的授權(quán)后方可拆箱、安裝。貴重儀器一般都會用廠家上門安裝，自己只管對安裝好 的儀器進行驗收即可。
儀器驗收：根據(jù)合同的約定進行驗收，最終目的是既好用又達到使用的目的就行。
這也是最后一步了，在保質(zhì)期內(nèi)大膽使用，出了問題廠家會免費維修，但不要魯莽操作，野蠻操作而損壞儀器，這個廠家是不保修的。
同時建立儀器檔案，將相關(guān)信息納入到檔案中，以備下次采購時作參考和便于對儀器的日常維護。檔案的信息可以包括名稱、型號、儀器編號、廠家、廠家聯(lián)系方式、校準(zhǔn)記錄、維護記錄等等。
