相信業內人士已經感受到,這兩年,國家對實驗室的監督越來越嚴格,處罰力度越來越大。如果平時沒有嚴格按照標準的要求對實驗室進行管理,等到考前才臨時抱佛腳,只會讓你得不償失!
其實,現場本來沒有那么難,只要按照ISO/IEC 17025的要求準備,根據評審會議的程序,搞定評審,真的很容易。
對于設有實驗室的機構、企業來說,一年到頭要面臨的大大小小的“考試”真不少,比如CNAS認可評審、資質認定現場評審、專項監督檢查、供應商評價等。
臨到“考試”,實驗室的人們加班補各種材料,恨不得生出三頭六臂。真是平時管理不規范,一到考試兩行淚!
每次“考試”前,實驗室的朋友們是怎么度過的呢?我們來聽聽來自各個實驗室的吐槽。
甲:我們食品實驗室擴項,整整600個參數,連續加班了兩個月,評審現場三天三夜沒有睡覺,差點就猝死了!
乙:現場盲樣測試,每次都是做通宵出的結果,白天還要回答評審員的提問,兩天一夜不睡覺,評審一次真要命!
丙:之前辛苦準備了大量的資料,可最近又更新了不少新方法,還來不及驗證呢,真是著急上火啊!
丁:專項監督檢查說來就來,平時沒空搞,一遇到突擊真的招架不住啊!
戊:我們更慘!CMA和CNAS認可同時進行,要編寫各種記錄、手冊、程序文件……一個頭兩個大!
因對標準的理解不到位,我們沒有認真核實實驗室是否滿足標準中要求的各項條件,所以在現場評審時,評審員認為我們機構不具備相應的檢測能力而不推薦認可該標準。
當初提交申請時,我們實驗室聲稱擁有開展某項目的設備,可是后來由于資金問題并沒有購入該設備,現場評審時麻煩就來了!
靈機一動說設備拿去修了,評審員要求出示送修單、委托單等,還好我們機智地準備了這些東西。然而,接下來評審員又要求我們出示設備的采購合同或者發票原件!實在編不下去了……
因為這種不誠信的行為,我們的實驗室被開了嚴重不符合項,項目被cancel了,差點連證書都丟了。早知如此,何必當初呢。
自以為準備得夠周全了,對CNAS現場評審自信滿滿,結果還是掉進了“不確定度”的坑,因為分量考慮不周全、模型錯誤被開了不符合項,真是讓人防不勝防啊。
對這些評審翻車現場,身經百戰的資深評審員只想說:你一點都不冤,因為很多坑,其實都是你有意無意中自己給自己挖的。
其實,現場本來沒有那么難,只要按照ISO/IEC 17025的要求準備,根據評審會議的程序,自然就可以避免這些坑了。
評審的一般程序:首次會議-現場巡視-現場評審-評審組內部會-與被審實驗室溝通-末次會議。
評審內容主要是:對實驗室技術能力進行確認;
手段主要有:現場試驗、測量審核(盲樣試驗)、查閱能力驗證結果+能力變化情況+核查儀器設備配置、現場演示+現場提問+核查儀器設備配置、現場提問+查閱記錄/報告+核查儀器設備配置等,技術評審員將對被測對象所涉及的所有參數會逐項確認,并盡可能采用現場試驗的方式。
被審實驗室事先一定要針對每項參數、設備和人員,反復檢測或模似演練,理解標準,熟悉檢測方法,不可存有僥幸心理。
實驗室管理體系要求
1.文件編制
文件編寫按ISO/IEC 17025要求編制文件。文件層次一般分為四層:質量手冊,程序文件,作業指導書,操作規程,記錄和表單。
文件編制的工作量較大,關聯性強,切忌照抄照搬,要量體裁衣。文件編制過程實際上也是規范流程的過程。文件編制時,應同步考慮質量方針、質量目標。
2.文件發布
發布前要將舊文件和舊記錄表單進行清理。經過管理層審批,發布質量手冊和程序文件,第二層和第一層文件(作業指導書,操作規程,記錄和表單)也要陸續發布生效。
3.人員培訓
根據需求制定培訓計劃。文件編寫人員對各部門骨干進行管理體系文件的培訓。組織各部門骨干學習認可準則ISO/IEC17025,對新進人員進行上崗培訓。制定關鍵崗位人員的任職要求,適時參加持續培訓,保存關鍵崗位人員的技術檔案。技術崗位人員還應參加檢測標準/檢測技術方面的培訓。
4.管理體系文件運行與自查
各部門按體系文件要求實施運行,規范填寫記錄,出具全流程檢測報告,運行過程中發現的問題,各部門應及時匯總反饋,以便及時修正文件或規范現有的做法,避免出現文件與實際運行“兩層皮”的現象,實施后要適時開展自查。
5.內部審核
內審的目的是驗證管理體系運作是否持續符合管理體系文件和認可準則的要求。一般由質量負責人組織,成立內審小組,編制內審計劃,按部門進行審核。對照實際運作與文件/認可準則的符合程度,發現不符合和問題點,對不符合項要督促整改。整改時,應避免走形式,切實找出問題原因。內審員要盡量避免審核自已所在的部門,內審結果要上報管理層。
6.管理評審
目的是確保體系持續適用和有效,并進行必要的變更或改進。一般采取會議評審的方式,通常每年一次,由最高管理者主持。
管理評審的輸入為:質量方針和質量目標的實施完成情況,方針目標的適宜性;能力驗證或實驗室比對的結果;不符合檢測工作所采取的糾正和預防措施;客戶反饋/投訴和顧客滿意調查;總結內審結果和外審結果;質量監督情況總結;員工培訓實施情況總結;資源滿足情況;各部門工作總結。
管理評審的輸出:提出改進措施和改進方向;提出下一步的工作計劃。
實驗室技術要求
根據前期編制的項目總體工作計劃,檢測實驗室開展以下工作。
1.設備采購
(1)技術要求
首先,明確采購技術要求。一般需依據檢測標準、CTL決議使用要求等來確定。另外,設備的品牌、可靠性和可維修性、配套的夾具/軟件/電腦和耗材、設備價格、使用環境要求等也是考慮因素。選擇設備的穩妥辦法是采購與主流實驗室同樣的儀器設備。
第二,確定采購商務條款,如支付和結算方式、違約責任、爭議的解決、合同價格、明確雙方的權利和義務等。設備的選擇要考慮資金預算和使用需求。上述要求須在標書或合同中列明。
(2)選擇供應商
設備采購要貨比三家,選擇供貨品質優、服務好、價格適宜的供應商,必要時進行招標采購。對供應商應進行調查、評價和考核,評審合格及中標的供應商才能被列入合格供應商名單,并與之簽訂采購合同。
設備的委托外部校準機構也應作為服務供應商接受相應的評價,確認其校準機構的資質和能力。采購記錄/合同應妥善保存,以建立合格供應商名單和供應商檔案。
2.設備校準、驗收和使用
對于重要的復雜的設備,需要求供應商提供操作方法和安裝培訓。
區別校準和檢定。凡納入強制檢定范疇的設備,必須由法定計量機構(如各地方的計量所)進行檢定;對于非強制檢定的設備,可以委托具有能力和資質的校準實驗室進行。
設備在使用前應進行核查和/或校準,保證測量結果可溯源性。校準前,實驗室應對計量機構提出校準技術要求,包括校準范圍/參數/使用用途和準確度要求。當設備完成安裝/調試/計量合格,及操作培訓后,設備管理員組織進行確認和驗收,確保設備狀態良好,能投入正常使用,且校準結果滿足之前的技術要求。這一點最易被設備管理人員所忽略。因為往常為了圖省事,只要有校準證書就可以投入使用,并未進行必要的確認。
主要耗材和標準物質需制定驗收要求,并保存驗收記錄。主要設備或敏感設備須由經授權人員使用。開展內部校準的技術要求較高,建議新檢測實驗室盡量采用委托外部校準。設備驗收后應有設備狀態標識。設備管理員應制定設備校準計劃和設備檔案,檔案可包括設備的說明書、合格證、保修卡、使用光盤/軟件、配件耗材、計量證書、驗收記錄、維修/停用記錄等。
3.設備期間核查
有些設備需要利用期間核查以保持設備校準狀態的可信度,確定設備、儀器的穩定性,防止出現因設備、儀器偏移造成不合格或不滿意的結果。應制定期間核查的作業指導書,規定期間核查的方法和頻次要求,實施并做好核查記錄,注意期間核查與校準的區別,例如,對灼熱絲測試儀,可使用銀箔定期核查灼熱絲頂部溫度。
4.抽樣及樣品管理
(1)抽樣
建立抽樣控制程序,規定抽樣計劃和抽樣程序,保證抽樣樣品尺寸適合處置,且無損壞,無變質。例如,球壓試驗樣品取樣要求:在產品上切割試驗樣品的方式是,上部和下表面大致平行,厚度至少為2.5mm;樣品預處理要求:試驗樣品在15℃~35℃溫度之間,相對濕度在45%~75%之間,至少放置24小時。
應確保樣品的代表性、隨機性和真實性。
(2)樣品管理
建立樣品管理程序,樣品要有待檢/在檢/檢畢等狀態標識,在樣品的接收、搬運、儲存過程中要妥善防護。樣品的儲存環境如環境溫度和相對濕度均要達到要求。可用標識卡或條碼的方式,確保樣品有可追溯性。檢畢樣品退庫后要做好登記,按“檢測業務協議書”中的雙方約定方法進行處置。
5.設施及環境改造
按照電氣檢測領域和化學檢測領域應用說明的要求,關注要點見附表。
6.標準查新
關注標準變更信息,建立標準獲取標準信息的渠道,通常的方式有:通過網絡查新,訂閱標準信息刊物,和標準出版社簽訂協議等。在引入檢測標準之前,實驗室應證實自身能夠正確地運用這些標準方法。如果標準方法發生了變化,應重新進行證實。
如果標準更新變化比較大,則要對實驗室的原有設施、設備、環境、人員能力,以及文件和記錄表格的適用性等進行全方面的再評審確認,必要時進行試驗驗證。驗證的方法可包括:使用參考標準或標準物質(參考物質)進行校準;與其他方法所得結果進行比較;實驗室間比對;人員比對等。
7.方法證實和確認
如果采用標準方法,在引入該新方法進行檢測時,實驗室應證實能夠正確地運用這些標準方法,主要從人員能力、設施/環境、新舊標準差異評價、設備和標準物質適用性、文件和記錄適用性、質量保證、樣品制備考慮,即人、機、料、法、環的適用性。
如果采用非標準方法,在引入該新方法進行檢測時,應確認該方法適用于預期的用途或應用領域的需要。
方法確認的技術主要包括:實驗室間比對、使用參考標準或標準物質(參考物質)進行校準、對所得結果不確定度進行的評定、不同方法結果比較等。
8.檢測結果的不確定度評估
首先,應建立測量不確定度評估的程序,規定計算測量不確定度的方法。對于檢測實驗室,當檢測產生數值結果,或者報告的結果是建立在數值結果基礎之上的,則需要評估這些數值結果的不確定度。對每個適用的典型試驗均應進行不確定度評估。例如,對于電學的電氣強度試驗、輸入功率試驗、接地電阻試驗的結果均應進行不確定度評估。
9.檢測有效性監控
應制訂檢測有效性監控計劃并實施。作為質量保證的措施和手段,以監控檢測的有效性,方法包括質量監督員的日常質量監督、對新員工的質量監督、實驗室比對和能力驗證、定期使用參考物質、分析一個物品不同特性結果的相關性等措施。
10.能力驗證和實驗室比對
能力驗證是一種重要的外部質量評價活動。CNAS及其他能力驗證提供者每年會公布“能力驗證計劃目錄”。只要存在可獲得的能力驗證,實驗室初次申請認可的每個子領域應至少參加過1次能力驗證且獲得滿意結果(具體要求見《CNAS能力驗證領域和頻次表》CNAS-AL07)。通過參加相關的能力驗證活動證明其技術能力。
當實驗室使用了不同型號設備、多臺相同設備和/或不同方法對于同一項目(或參數)出具數據時,其中應至少有一臺設備或一種方法參加1次能力驗證并在內部開展儀器設備比對或方法比對在無適當、適時的常規能力驗證計劃時,可依據申請項目與范圍參加適當的測量審核或實驗室間比對。當出現結果不滿意或有問題時,按“不符合檢測工作控制程序”處理。
11.檢測經歷和典型報告