文件是體現管理者思路的依據，管理者的思路需要文件來支撐。作為具體編制文件的人員經常會碰到

文件是體現管理者思路的依據，管理者的思路需要文件來支撐。作為具體編制文件的人員經常會碰到辛辛苦苦寫出的文件到上一級或批準人那里被打回不給簽字，而且自己的職級距離批準人還忒遠，問原因都找不到合適的機會，因此很是郁悶！

第一個編寫文件的經驗：那就是你和文件批準人的思路是否對應！文件的批準人一般都是高層領導比較忙，因此很少會就一個或一部分文件的具體內容和文件編制人交流透徹，也很少會就具體的文件來教你該怎么寫！但是他一定會把自己的對文件的思路和理解告知你，你能領會多少就標示你文件合格率是多少。

作為文件的批準人不一定會和你交流具體的文件編制內容但一定會把自己的思路和編制文件的人交代清楚。這也是常說的為什么當你獨立的完成一份文件的時候一定會有所提升的原因，因為當你寫出一份能夠被管理者認可的文件的時候你的層次已經在管理者那個層面了，最起碼是在你寫的這個文件的這個范圍內已經達到了管理者這個層面了。因此在寫文件的時候我們一定要跳出自身的職能，把自己當做更高一級的管理者來全面的思考問題。

文件并不是單一存在的，大多數的文件都會和其他文件發生支撐或被支撐的關系，因此要說的第二點就是要考慮全面，當然有能力掌控全局是最好的，最起碼也要把自己所編制的這個文件這一個方面的事都說清楚，保證每一個和這件事有關的文件都能有效的銜接，既不漏項也不重復規定，確保這一條線的連貫性和單一性，不要出現一件事很多文件都有規定，因為這樣會出現規定不一致或漏項的情況，這也是文件編制的大忌！

能做好這一點正是鍛煉自己溝通、協調、組織能力的絕好時機，為了做到這一點你會和其他部門、人員溝通、合作、妥協等，而這幾個方面的能力又是作為走上管理崗位必須的素養。

寫文章的最基本要求，條理清晰，層次分明，突出重點讓人閱讀時不反感。文件就是梳理事情或教你怎么做事的，而就我們的GMP文件本身來講基本上是比較枯燥的，為了有效的讓文件的使用者能夠不厭煩的看完文件本身就是一種能力。因此我們在編制文件的時候更需要使用邏輯思維的方式把事情的層次分別展現。

一個較好的習慣就是從大往小、從統一到個別，因此要想簽批的文件一次性通過首先要把這個文件所規定的事的總體要求說明，比如先說國家法規再說行業規定其次是公司總體要求最后是你想怎么要求或怎么做。具體的操作文件要先準備在按次序操作最后是檢查維護保養清潔等。以上的例子不是絕對的因為每一個管理者的習慣不同因此這一點沒有絕對的定式，但一要符合邏輯。

數字和量詞相結合，多使用要、必須、不能等詞語，不要出現含糊的要求表述。在編制文件，特別是編制具體的操作文件中要求標準一定要量化，不要想當然認為都是這個行業的，行業術語大家都知道怎么回事就可以不寫具體的數量了，這是文件編制中很容易出錯的地方，也是文件執行中容易出錯的點。

在很早以前就我們GMP文件就有比較直白的要求：“只要是一個能認字的人按照文件就應該能操作”！這句話雖然表達的方式有很多，但意思都是一樣的。這句話并沒有過時，特別是現在技術學科分類越來越細致的時代更是如此。來的員工都是有醫藥及相關專業教育背景的這沒錯，但是現在的專業分的多細致啊，把兩個不同年代、不同學校的制藥工程的課程放在一起你就知道差別多大了。還有我們國情導致的不同部委甚至同一部委不同司局下發的法規條例也是有區別的，和我上一條說的一樣，一個事很多文件在管，每個文件的要求不一定就是一致的！天知道來的這路神仙是學哪個法規條例的，簡單的舉個例子：GSP、GMP中都有對于成品狀態標示顏色的要求，在上一版GSP的時候你要是按照GMP的要求進行區分可能就會被落缺陷項的。（有興趣的朋友可以去研究下）所以我們一定要把要求明確、把標準量化！甭管是哪路神仙都得按這個明確的數字加量詞的標準執行！

基本上做到以上四點編制的具體文件被打回重新返工的幾率會減少60%以上哦！