葉志平  上海出入境檢驗(yàn)檢疫局

衛(wèi)生就是用于保護(hù)公眾健康的措施，而安全是防范潛在的危險(xiǎn)。在出口食品生產(chǎn)加工過程中，安全衛(wèi)生質(zhì)量的管理以及實(shí)施效果會(huì)直接影響到最終產(chǎn)品的安全衛(wèi)生質(zhì)量。因此，食品生產(chǎn)企業(yè)必須按安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的要求對本企業(yè)生產(chǎn)加工過程實(shí)施安全衛(wèi)生質(zhì)量管理措施，比如通過制定并實(shí)施HACCP計(jì)劃等來對食品安全性進(jìn)行控制，檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)則依法對出口食品生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施監(jiān)督管理（以下簡稱監(jiān)管）。

一、監(jiān)管工作內(nèi)容
監(jiān)管工作是衛(wèi)生注冊等食品安全性管理工作的內(nèi)容之一。我們在實(shí)施監(jiān)管的時(shí)候，要準(zhǔn)確地把握住工作的重點(diǎn)。由于種種原因，在監(jiān)管的工作內(nèi)容上可能會(huì)產(chǎn)生“不分重點(diǎn)”和“不抓重點(diǎn)”這兩個(gè)方面的誤區(qū)。
把監(jiān)管看作是衛(wèi)生注冊評審內(nèi)容檢查的經(jīng)�；�，每次進(jìn)行食品安全衛(wèi)生監(jiān)管時(shí)均按照衛(wèi)生注冊評審的內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行比對，事無巨細(xì)，仔仔細(xì)細(xì)、徹徹底底的逐項(xiàng)檢查，每次要化上很長的時(shí)間，這就是“不分重點(diǎn)”的誤區(qū)；
監(jiān)管人員把監(jiān)管看作是檢查衛(wèi)生，于是就關(guān)注空中有沒有蒼蠅在飛、地面有沒有積水殘?jiān)�等等顯而易見的現(xiàn)象�？雌饋砻看伪O(jiān)管都有新的發(fā)現(xiàn)，實(shí)際上可能都是浮淺的、表面的東西，根本沒有真正觸及到企業(yè)在安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系方面的內(nèi)在問題，這就是“不抓重點(diǎn)”的誤區(qū)。
發(fā)生上述問題可能有以下三個(gè)方面的原因：
1.監(jiān)管工作內(nèi)容的錯(cuò)誤定位 ─ 不知道做什么；
2.監(jiān)管人員素質(zhì)問題 ─ 不會(huì)做；
3.對監(jiān)管工作認(rèn)識(shí)問題 ─ 不想做。
“不分重點(diǎn)”和“不抓重點(diǎn)”的監(jiān)管方式都偏離了監(jiān)管的主要工作內(nèi)容，不能真正起到監(jiān)管應(yīng)有的作用。
企業(yè)按要求建立HACCP等安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系是一切食品安全衛(wèi)生管理工作的基礎(chǔ)，有效地實(shí)施安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系以保證生產(chǎn)過程中安全衛(wèi)生質(zhì)量僅僅是一種手段，保證出口食品的安全衛(wèi)生質(zhì)量才是真正目的。在衛(wèi)生注冊評審過程中，檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)已經(jīng)對企業(yè)的包括HACCP計(jì)劃在內(nèi)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系進(jìn)行了評審，完成了對企業(yè)整個(gè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)性評價(jià)，也就是說通過衛(wèi)生注冊的企業(yè)應(yīng)該已經(jīng)具備了食品安全衛(wèi)生管理的基礎(chǔ)。另一方面，衛(wèi)生注冊評審的檢查內(nèi)容中有相當(dāng)一部分是對安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系建立方面的要求和對生產(chǎn)設(shè)施等硬件條件方面的要求。一般情況下，企業(yè)在通過衛(wèi)生注冊以后，安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)條件這兩個(gè)方面應(yīng)該是基本符合要求的。
企業(yè)已經(jīng)根據(jù)要求建立并且已經(jīng)通過評審的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)保持相對的穩(wěn)定，除非有十分迫切的必要，程序文件和作業(yè)文件等也不會(huì)頻繁修改目，否則朝令夕改倒是使人懷疑這個(gè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系本身是否合理，是否有問題了，因此企業(yè)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的建立情況也不是監(jiān)管的工作內(nèi)容。
在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中，企業(yè)的建筑物、生產(chǎn)設(shè)施、生產(chǎn)條件等硬件條件不大會(huì)發(fā)生經(jīng)常性的變化。因此，硬件設(shè)施是否齊全等等不是我們監(jiān)管的主要工作內(nèi)容，監(jiān)管人員可以關(guān)心這些硬件設(shè)施是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)、是否能夠正常發(fā)揮作用，是否能夠保證生產(chǎn)加工過程中的安全衛(wèi)生質(zhì)量。
那么，食品安全衛(wèi)生監(jiān)管的工作內(nèi)容到底有那些呢？我們認(rèn)為，出口食品生產(chǎn)加工過程中只有按照HACCP等管理體系所規(guī)定的安全衛(wèi)生措施來保證加工過程中的安全衛(wèi)生質(zhì)量，才能夠使得最終出口食品的安全衛(wèi)生質(zhì)量有切實(shí)的保障。
由此可見，監(jiān)管的工作內(nèi)容實(shí)際上就是企業(yè)HACCP計(jì)劃等安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的實(shí)施情況和實(shí)施效果，因此監(jiān)管的工作對象是與安全衛(wèi)生質(zhì)量以及產(chǎn)品質(zhì)量管理有關(guān)的工作質(zhì)量，包括生產(chǎn)活動(dòng)、證明這些活動(dòng)的記錄這二項(xiàng)具體的監(jiān)管工作內(nèi)容。
㈠.生產(chǎn)活動(dòng)
這是對所有與HACCP等安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的具體生產(chǎn)活動(dòng)的合法性和有效性進(jìn)行管理。這里所說的具體生產(chǎn)活動(dòng)包括出口食品的生產(chǎn)操作和生產(chǎn)管理、檢驗(yàn)操作和檢驗(yàn)管理、衛(wèi)生操作和衛(wèi)生管理、其他的質(zhì)量管理等等�；顒�(dòng)的合法性體現(xiàn)在所有的活動(dòng)必須由HACCP等體系文件進(jìn)行規(guī)定，由程序文件和作業(yè)文件進(jìn)行具體化；活動(dòng)的有效性表現(xiàn)在通過這些活動(dòng)是否按規(guī)定執(zhí)行，是否能夠達(dá)到預(yù)期的安全衛(wèi)生質(zhì)量控制目標(biāo)。
對于該項(xiàng)工作的監(jiān)管，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
1.這些活動(dòng)是否已經(jīng)由HACCP等體系文件進(jìn)行了規(guī)定；比如在午餐肉生產(chǎn)中，規(guī)定解凍以后的分割肉直接切條腌制而不必用水進(jìn)行沖洗，而在現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)操作人員正在用水沖洗分割肉。在發(fā)現(xiàn)操作人員的活動(dòng)超越了體系文件規(guī)定的情況下，一定要查明原因，多問一個(gè)為什么，或許可以發(fā)現(xiàn)一些問題。比如上述情況下有可能工人在沖洗落地后被污染地分割肉，也有可能該批原料衛(wèi)生狀況較差，操作人員自發(fā)地采取補(bǔ)救性措施。經(jīng)分析，前者明顯的是操作人員違反落地原料不得使用的規(guī)定，而后者說明企業(yè)在原料驗(yàn)收中不能有效地發(fā)現(xiàn)問題，不能保證原料的安全衛(wèi)生質(zhì)量。所以，前者是執(zhí)行方面的問題；而后者可能是執(zhí)行方面的問題，當(dāng)然也有可能是體系方面的問題。監(jiān)管人員就此可以要求生產(chǎn)加工企業(yè)進(jìn)行整改；
2.這些活動(dòng)是否按照預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行；比如規(guī)定對容器的密封質(zhì)量，每小時(shí)進(jìn)行一次外觀目測檢驗(yàn)，操作人員是否按規(guī)定執(zhí)行，是否有提前或者滯后的情況，操作人員如有違規(guī)行為是否能夠得到有效地糾正；
3.進(jìn)行這些活動(dòng)是否規(guī)范；比如前面所說的容器密封質(zhì)量外觀目測的檢驗(yàn)操作是否規(guī)范，檢驗(yàn)人員是否具備必要的資格，檢驗(yàn)場地比如照明條件等等是否符合規(guī)定的要求，檢驗(yàn)不合格是否按規(guī)定采取了必要的糾偏措施等等；
4.這些活動(dòng)是否有效地保證了生產(chǎn)過程中的安全衛(wèi)生質(zhì)量；比如體系文件規(guī)定生產(chǎn)過程中每四小時(shí)清洗一次生產(chǎn)工器具，但是經(jīng)現(xiàn)場工藝衛(wèi)生檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)微生物大量超標(biāo)，影響產(chǎn)品安全衛(wèi)生質(zhì)量。此時(shí)可以追究四小時(shí)一次的工器具清洗是否太長，不能保證安全衛(wèi)生質(zhì)量；或者現(xiàn)有的清洗程序的效果不能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，是否考慮要增加消毒程序；或者操作人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行清洗程序，致使清洗不能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)等等。由此可以歸結(jié)為體系文件規(guī)定有缺陷而產(chǎn)生體系方面的問題，或者是操作人員沒有嚴(yán)格操作而產(chǎn)生執(zhí)行方面的問題；
5.生產(chǎn)加工企業(yè)是否對這些活動(dòng)進(jìn)行管理和控制；比如有些企業(yè)并沒有真正按照體系文件的規(guī)定來從事安全衛(wèi)生質(zhì)量的管理，安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系是為了應(yīng)付衛(wèi)生注冊；或者沒有對具體操作人員進(jìn)行必要的崗位培訓(xùn)，操作人員不具備基本的操作技能；或者沒有規(guī)定明確的操作和控制程序，無法有效地約束具體操作人員；或者管理人員嚴(yán)重失職，不進(jìn)行監(jiān)控，不進(jìn)行管理；或者管理人員素質(zhì)較差，不知道如何去管理和控制，無從下手；或者制定體系文件時(shí)閉門造車，體系文件不具備可操作性等等。
㈡.記錄
記錄是證明某項(xiàng)活動(dòng)的見證或者憑據(jù)，也就是說，記錄是操作人員證明他在從事某項(xiàng)既定工作時(shí)候的執(zhí)行情況，以及當(dāng)該項(xiàng)工作中發(fā)生的問題時(shí)針對這些問題所采取措施的記錄。在企業(yè)HACCP等安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的運(yùn)行過程中，作業(yè)文件中的記錄和表單就是起到了上述的作用。
另一方面，監(jiān)管人員不可能每個(gè)工作日均在生產(chǎn)現(xiàn)場，即便是采取駐廠監(jiān)管的方式，也不可能每時(shí)每刻同時(shí)出現(xiàn)在每個(gè)關(guān)鍵崗位上，因此，通過審核有關(guān)的記錄可以了解監(jiān)管人員不在場的時(shí)候生產(chǎn)企業(yè)在安全衛(wèi)生質(zhì)量管理方面的情況。
因此，監(jiān)管人員的第二項(xiàng)工作內(nèi)容就是審核上述記錄和表單，審核記錄的工作內(nèi)容大致上有以下幾個(gè)方面：
1.有沒有按規(guī)定記錄，記錄是否真實(shí)可信；
2.記錄方式是否符合規(guī)范化的要求；
3.如果記錄表明曾經(jīng)發(fā)生了問題，這些問題是否對產(chǎn)品安全衛(wèi)生質(zhì)量構(gòu)成危害，是否得到了及時(shí)的糾正，這些糾偏措施是否得到了評估；
4.如果記錄表明一切正常，實(shí)際情況是否真正正常，在否有安全衛(wèi)生方面潛在的危害而沒有發(fā)現(xiàn)或者沒有在記錄上體現(xiàn)出來。如果是，則表明該企業(yè)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系有缺陷；
5.記錄是否得到了及時(shí)的審核，審核是否規(guī)范；
6.記錄是否按時(shí)歸檔。
監(jiān)管人員審核記錄可以在生產(chǎn)、檢驗(yàn)現(xiàn)場，質(zhì)量控制或者管理部門，記錄的管理部門進(jìn)行。所審核的記錄一般為前一次審核后至今這個(gè)時(shí)段里。審核記錄中如果發(fā)現(xiàn)問題可以要求企業(yè)作出解釋。監(jiān)管人員應(yīng)該在監(jiān)管記錄中對審核情況進(jìn)行描述，并對審核結(jié)果進(jìn)行評價(jià)，并把審核記錄情況作為監(jiān)管記錄內(nèi)容的一部分。

二、監(jiān)管的實(shí)施
對生產(chǎn)加工企業(yè)而言，自行組織的食品安全衛(wèi)生監(jiān)管是保證本企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行并促使取得預(yù)期效果的必要條件，也是企業(yè)在對生產(chǎn)加工過程中實(shí)施衛(wèi)生管理的一種自我驗(yàn)證的措施。企業(yè)的食品安全衛(wèi)生監(jiān)管工作應(yīng)該在質(zhì)量手冊、HACCP、SSOP以及ISO9000等質(zhì)量管理的體系文件中加以描述和規(guī)定。
對檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)而言，食品安全衛(wèi)生監(jiān)管工作是一項(xiàng)具體的行政工作，是國家行政管理機(jī)構(gòu)的法定公務(wù)活動(dòng)。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，該項(xiàng)工作只能由國家授權(quán)的執(zhí)法機(jī)關(guān)的工作人員進(jìn)行。
企業(yè)在制定安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的時(shí)候，所規(guī)定的工作內(nèi)容是本企業(yè)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理工作，執(zhí)行人員是本企業(yè)的有關(guān)人員。檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的監(jiān)管人員以及他們的工作內(nèi)容并不包括在企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系范圍內(nèi)，那么，檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)如何對出口食品生產(chǎn)加工企業(yè)實(shí)施監(jiān)管呢？
㈠監(jiān)管計(jì)劃
檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的監(jiān)管工作是一種執(zhí)法行為，要在法律的規(guī)范性框架下進(jìn)行工作。
監(jiān)管就是對企業(yè)的食品安全衛(wèi)生狀況進(jìn)行客觀評價(jià)，是一種行政機(jī)關(guān)的執(zhí)法行為，不是監(jiān)管人員的個(gè)人行為，行政機(jī)關(guān)必須對這種執(zhí)法行為具體工作內(nèi)容進(jìn)行必要的規(guī)定，而不是由監(jiān)管人員獨(dú)自決定；監(jiān)管工作應(yīng)該在控制中，而不是監(jiān)管人自由發(fā)揮。因此，能否發(fā)現(xiàn)問題取決于監(jiān)管人員的工作程序、工作內(nèi)容和工作方法，隨心所欲、走馬觀花似的檢查，最后的結(jié)論是模棱兩可的“未經(jīng)發(fā)現(xiàn)”，這樣不僅是一種不負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度，而且很有可能會(huì)構(gòu)成“不作為”或者“瀆職”而被依法追究法律責(zé)任。其次，由于監(jiān)管工作的結(jié)果可能會(huì)對企業(yè)產(chǎn)生一定的影響，比如對于發(fā)現(xiàn)的問題會(huì)要求企業(yè)限期整改，對于嚴(yán)重的問題甚至?xí)�對企業(yè)進(jìn)行行政處罰等等，而采取這一切措施的依據(jù)都是監(jiān)管人員在監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)了問題。因此，監(jiān)管工作必須制定計(jì)劃，按照計(jì)劃進(jìn)行工作。
1.正確定位
檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的監(jiān)管人員并不是企業(yè)HACCP等安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系組成的一部分，因此，在日常的食品安全衛(wèi)生監(jiān)管中，沒有必要介入企業(yè)具體的安全衛(wèi)生管理活動(dòng)中去，也不要離開安全衛(wèi)生管理的主題而擴(kuò)展到其他方面，更不要對企業(yè)正常的生產(chǎn)活動(dòng)加以干涉。具體講，在企業(yè)的衛(wèi)生管理中該不該做、怎樣做、什么時(shí)候做、誰去做這些問題不是我們監(jiān)管人員的職責(zé)，因?yàn)榧热黄髽I(yè)已經(jīng)通過了衛(wèi)生注冊的評審，也就是評審組肯定了企業(yè)提出的安全衛(wèi)生質(zhì)量措施。也因?yàn)橛捎谕ㄟ^評審這種形式已經(jīng)對企業(yè)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系進(jìn)行了明確評價(jià)，就沒有必要在監(jiān)管中加以評論。當(dāng)然，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的管理體系在實(shí)施過程中暴露出明顯問題時(shí)，可以要求對體系進(jìn)行修訂，但是要避免隨意性。為了達(dá)到良好的監(jiān)管效果，我們應(yīng)該從置身于體系之外的角度去觀察體系實(shí)施情況，去評價(jià)體系實(shí)施的效果。所以，監(jiān)管的方式可以借鑒ISO9000質(zhì)量管理體系中外部審核的工作方式。
2.合理分解
監(jiān)管面對的不是如同檢查衛(wèi)生這樣簡單、直接、顯而易見的工作，而是要對企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的實(shí)施情況和實(shí)施效果進(jìn)行評估，這就需要按照一定的工作程序來進(jìn)行。企業(yè)的安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系是龐大而復(fù)雜的，生產(chǎn)企業(yè)為此投入了幾乎全部的人力物力，我們監(jiān)管人員必須采取科學(xué)的方法，有準(zhǔn)備地進(jìn)行工作才能達(dá)到預(yù)期的監(jiān)管效果。
國家局的《出口食品生產(chǎn)企業(yè)注冊衛(wèi)生要求》中提出了11個(gè)控制要素，企業(yè)在質(zhì)量手冊等體系文件中也會(huì)提出具體的控制方式；HACCP對生產(chǎn)過程中安全性管理提出了關(guān)鍵控制點(diǎn)、控制目標(biāo)以及控制措施；SSOP對生產(chǎn)過程中安全衛(wèi)生質(zhì)量控制提出了具體的、可操作的要求；國家有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)制定的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)描述了產(chǎn)品的具體質(zhì)量指標(biāo)，這一切都是我們進(jìn)行監(jiān)管的內(nèi)容和對監(jiān)管結(jié)果評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，也是我們制定監(jiān)管計(jì)劃的依據(jù)。我們有必要將監(jiān)管內(nèi)容進(jìn)行分解，采取不同的工作方式。
⑴.《出口食品生產(chǎn)企業(yè)注冊衛(wèi)生要求》中提出的11個(gè)控制要素是所有的出口食品生產(chǎn)加工企業(yè)必須做到的，是一種帶有普遍意義的要求。檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的監(jiān)管人員可以據(jù)此制定適用于大多數(shù)食品生產(chǎn)加工企業(yè)的、帶有普遍意義的監(jiān)管內(nèi)容。
⑵.企業(yè)在質(zhì)量手冊、HACCP以及SSOP中所規(guī)定的控制目標(biāo)的實(shí)施情況同樣是監(jiān)管的工作內(nèi)容，除與《出口食品生產(chǎn)企業(yè)注冊衛(wèi)生要求》重疊部分以外，其他的都具有強(qiáng)烈的個(gè)性，應(yīng)該進(jìn)行針對性的監(jiān)管。當(dāng)然，同一類的食品生產(chǎn)加工企業(yè)在某些方面還是具有一定的共性，比如罐頭食品生產(chǎn)企業(yè)的容器密封、殺菌等等，對于這些，可以確定一個(gè)適合于某一類對象的監(jiān)管內(nèi)容。
將上述分解了的監(jiān)管工作內(nèi)容分配到全年監(jiān)管計(jì)劃中，比如根據(jù)第一點(diǎn)制定月度監(jiān)管計(jì)劃、季度監(jiān)管計(jì)劃等，甚至可以作為每年一次的年度審核的檢查內(nèi)容。根據(jù)上述第二點(diǎn)來確定對具體企業(yè)在具體產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中的食品安全衛(wèi)生監(jiān)管。
3.嚴(yán)格實(shí)施
當(dāng)然，國內(nèi)外眾多的執(zhí)法機(jī)構(gòu)通常又將監(jiān)管工作的監(jiān)管計(jì)劃設(shè)計(jì)成一種比較直觀，方便使用的食品安全衛(wèi)生監(jiān)管檢查表格，比如評估表等等來作為監(jiān)管記錄的一部分。檢查表格的好處在于充分體現(xiàn)了對食品安全衛(wèi)生監(jiān)管工作的計(jì)劃性，有利于逐項(xiàng)落實(shí)。由于檢查內(nèi)容已經(jīng)確定并印制在檢查表格中，因此可以避免遺漏檢查內(nèi)容；有的檢查表格設(shè)計(jì)成帶有檢查結(jié)果評定的內(nèi)容，檢查內(nèi)容與結(jié)果對照，這樣的檢查表格使用起來比較直觀，使用和評定比較方便。
國家質(zhì)檢總局為衛(wèi)生注冊的評審工作設(shè)計(jì)了評審表。美國FDA多次來華檢查我國蘑菇罐頭食品生產(chǎn)加工企業(yè)，事先也準(zhǔn)備了檢查提綱，根據(jù)不同的檢查對象設(shè)計(jì)了相應(yīng)的檢查表格。新加坡農(nóng)獸食品局（AVA）來華檢查時(shí)也有相應(yīng)的檢查表格。
為了保證監(jiān)管的工作質(zhì)量，監(jiān)管人員還得攜帶一部分工具，
㈡監(jiān)管記錄格式要求
監(jiān)管記錄是監(jiān)管人員在食品安全衛(wèi)生監(jiān)管過程中，在現(xiàn)場所觀察到或者所發(fā)現(xiàn)的一切不符合要求的衛(wèi)生缺陷、違規(guī)情況，甚至違法情況的紀(jì)實(shí)。因此，監(jiān)管記錄不僅是監(jiān)管人員實(shí)施食品安全衛(wèi)生監(jiān)管的工作記錄，同時(shí)也是反映企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量狀況的憑證，在某些場合也是對違規(guī)違法企業(yè)進(jìn)行處罰的證據(jù)之一。
要具備上述作用，監(jiān)管記錄必須規(guī)范有效，也就是說監(jiān)管記錄的格式、內(nèi)容以及記錄必須符合規(guī)范性的要求：
1.監(jiān)管記錄的格式必須經(jīng)過批準(zhǔn)。
這里所說的批準(zhǔn)是指由國家局、直屬局或者授權(quán)機(jī)構(gòu)審核，正式批準(zhǔn)使用。有些監(jiān)管人員習(xí)慣于使用工作手冊，往往會(huì)把監(jiān)管內(nèi)容也隨手記錄在個(gè)人使用的工作手冊上。這個(gè)作為個(gè)人的工作筆記供監(jiān)管人員自己使用是無可非議的，但是要作為正式的監(jiān)管的工作憑據(jù)，或者作為處罰的證據(jù)是不行的。因此，監(jiān)管記錄應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過批準(zhǔn)的、有固定格式的單頁記錄。
2.監(jiān)管記錄的內(nèi)容必須齊全。
由于監(jiān)管記錄有可能作為處罰的證據(jù)，要成為證據(jù)必須具備法律方面的規(guī)范性。監(jiān)管記錄的內(nèi)容一般情況下需要有日期，被監(jiān)管單位的名稱，監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)的問題，被監(jiān)管單位有關(guān)人員的確認(rèn)簽字，監(jiān)管人員簽名，檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)有關(guān)人員審核等內(nèi)容。涉及到提起行政處罰的，一般情況下必須由兩名監(jiān)管人員在場，因此有必要兩位監(jiān)管人員都在監(jiān)管記錄上簽字。
3.監(jiān)管記錄必須當(dāng)場完成。
監(jiān)管記錄是企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量情況的反映，也是企業(yè)違規(guī)違法行為的真實(shí)反映，因此必須當(dāng)場記錄，當(dāng)場由被監(jiān)管單位簽字確認(rèn)。監(jiān)管記錄不能事后追記，也不能事先預(yù)記。當(dāng)發(fā)現(xiàn)了被監(jiān)管單位有問題而當(dāng)時(shí)漏記時(shí)，如果下一次去問題不再存在，就不能把上次發(fā)現(xiàn)的問題在這一次提出，作為本次監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題。
4.監(jiān)管記錄應(yīng)該建立檔案。
監(jiān)管記錄完成后，應(yīng)該由監(jiān)管人員所在部門的負(fù)責(zé)人或者權(quán)力委托人在規(guī)定的期限內(nèi)完成審核，經(jīng)簽字確認(rèn)后歸檔。我們應(yīng)該為每一個(gè)企業(yè)分別建立相應(yīng)的檔案夾，每次的監(jiān)管記錄分別放入相應(yīng)的檔案夾中，以形成系列，就此可以全面的反映出某一企業(yè)在安全衛(wèi)生質(zhì)量方面的長期情況。建立檔案的另一個(gè)目的也可以避免因某一監(jiān)管人員的調(diào)動(dòng)而影響工作連續(xù)性。當(dāng)然，監(jiān)管記錄不僅是企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量狀況的反映，也是我們監(jiān)管人員工作質(zhì)量的反映，通過對監(jiān)管記錄的集中管理，也可以起到對監(jiān)管人員工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督的作用。
㈢監(jiān)管記錄的記錄要求
1.發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該量化。
監(jiān)管人員對于在監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)的問題，盡可能對這些問題的程度進(jìn)行描述，盡可能進(jìn)行量化，以便通過這些問題的嚴(yán)重程度來確定問題的性質(zhì)。一些抽象、含糊的描述在作為行政處罰的證據(jù)使用時(shí)，很有可能會(huì)引起爭議，甚至被否定而失去證據(jù)作用。比如“在車間里發(fā)現(xiàn)有蒼蠅”這句話就會(huì)引起爭議，到底有多少蒼蠅，是死的還是活的，這些應(yīng)該描述清楚，這是因?yàn)檎�在飛的蒼蠅和已經(jīng)死去的蒼蠅不僅發(fā)生的原因不同，而且對問題的性質(zhì)也不同，處理更不同。而“實(shí)罐二車間內(nèi)東側(cè)的3號蘑菇分級機(jī)旁發(fā)現(xiàn)有一只蒼蠅在飛”的描述有事情發(fā)生的確切地點(diǎn)，有蒼蠅的數(shù)量和狀態(tài)，這樣的描述就無懈可擊。
2.用詞確切，描述完整。
在監(jiān)管記錄中，盡可能少用副詞等來描述所發(fā)現(xiàn)的問題，比如“車間衛(wèi)生很差”、“車間內(nèi)太臟”等等，在這里使用“很”、“太”等副詞是很不恰當(dāng)?shù)�，因�(yàn)槿狈Υ_切的描述。在上述情況下不如直截了當(dāng)?shù)孛枋鲈诂F(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的具體問題，比如“在實(shí)罐一車間的3號封口機(jī)(M12機(jī)型)旁發(fā)現(xiàn)有一白色塑料桶，無蓋，該塑料桶與車間內(nèi)盛放預(yù)煮后蘑菇的容器完全一樣；該塑料桶內(nèi)有數(shù)十罐因封口質(zhì)量問題而剔除的蘑菇罐頭。經(jīng)查，蘑菇罐頭已經(jīng)有一些酸味。”這樣的描述至少準(zhǔn)確地提出了兩個(gè)問題，廢棄物箱不是專用容器，與生產(chǎn)所用的容器一樣，存在著衛(wèi)生方面的隱患；廢棄物沒有及時(shí)處理，影響車間衛(wèi)生。
同樣，在對問題進(jìn)行描述的時(shí)候，盡可能平鋪直敘，直截了當(dāng)，少使用倒裝句，少使用抒情性的形容詞，以免引起誤解或者在發(fā)生分歧時(shí)引起多種解釋。
當(dāng)然，監(jiān)管人員要對違規(guī)違法行為進(jìn)行描述的時(shí)候也必須做到言之有據(jù)，描述準(zhǔn)確，不能夸大，也不要縮小，應(yīng)該做到實(shí)事求是。
3.對衛(wèi)生缺陷、違規(guī)違法行為要與有關(guān)條款相對應(yīng)。
監(jiān)管人員在實(shí)施食品安全衛(wèi)生監(jiān)管的時(shí)候，是依法行政。因此，在對衛(wèi)生缺陷、違規(guī)違法行為進(jìn)行描述的時(shí)候，不能只顧描述具體的事實(shí)而忽略與法律法規(guī)及規(guī)定的有關(guān)條款相對應(yīng)。比如我們在前面舉的例子就可以引用《出口食品生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生要求》中第十二條“（六）對加工過程中產(chǎn)生的不合格品、跌落地面的產(chǎn)品和廢棄物，在固定地點(diǎn)用有明顯標(biāo)志的專用容器分別收集盛裝，并在檢驗(yàn)人員監(jiān)督下及時(shí)處理，其容器和運(yùn)輸工具及時(shí)消毒；”來確定違規(guī)行為所違反的具體法規(guī)條款，由此就可以很直接地確定這些衛(wèi)生缺陷、違規(guī)違法的性質(zhì)。
4.對發(fā)現(xiàn)的問題要分析產(chǎn)生問題的原因
我們已經(jīng)說過，在企業(yè)安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系中發(fā)生的問題可能有三個(gè)方面的因素，這就是安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系的原因、執(zhí)行的原因以及上述兩者共同的原因。因?yàn)橹挥胁槌霭l(fā)生問題的根源，才有可能進(jìn)行針對性的改進(jìn)。
5.對違法行為要確定行為的責(zé)任。
監(jiān)管人員在監(jiān)管中要對所發(fā)現(xiàn)的違法行為確定責(zé)任人。有些輕微的行為雖然并不構(gòu)成違法，但在記錄這些行為的時(shí)候要明確責(zé)任。在記錄時(shí)同樣要注意違規(guī)違法的程度，是過失、過錯(cuò)、一般違規(guī)違法還是嚴(yán)重違規(guī)違法。因?yàn)樵谏鲜霾煌�的情況下，用詞和語氣是有很大差別的，不能把一般違規(guī)違法的措辭寫得過于嚴(yán)厲，也不能把嚴(yán)重違規(guī)違法行為輕描淡寫，失去執(zhí)法的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。
6.監(jiān)管記錄和整改通知書要分開。
監(jiān)管記錄中對衛(wèi)生缺陷、違規(guī)違法事實(shí)的描述要主題突出、描述準(zhǔn)確、依據(jù)充分，對提出的處理意見則要求切合實(shí)際，注意可行性。在監(jiān)管記錄中一定要有對所發(fā)現(xiàn)問題的詳細(xì)描述，不能直接用結(jié)論來代替，因?yàn)檫@樣會(huì)使得監(jiān)管記錄作為證據(jù)使用時(shí)不完整和不充分，影響效力。
在監(jiān)管中發(fā)現(xiàn)問題要求整改時(shí)，除了在監(jiān)管記錄中加以描述外，還必須填寫整改通知書，提出明確的整改要求，包括整改內(nèi)容、整改程度、整改時(shí)間等等。整改要求不能含含糊糊，模棱兩可；在整改時(shí)間的限定方面，要充分考慮整改的難易程度和整改的工作量，盡可能與被監(jiān)管方共同商議來確定整改期限。當(dāng)然，監(jiān)管人員是要考慮整改要求實(shí)施的可能性，但是也不能一味遷就對方，喪失原則性。
由此可見，監(jiān)管記錄和整改通知書是有不同作用的，監(jiān)管記錄著重于事實(shí)的描述和處理意見，整改通知書著重于整改的具體要求，如果混雜在一起寫，層次不分、內(nèi)容含糊，又是違規(guī)違法事實(shí)，又是處理意見，又是整改要求，這樣的監(jiān)管記錄或者整改通知書不僅有可能對違規(guī)違法事實(shí)描述不清，而且對處理意見的表達(dá)也可能不被人注意，使得被監(jiān)管方誤認(rèn)為處理意見執(zhí)行不執(zhí)行兩可，影響監(jiān)管的效果。
總之，對出口食品生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施監(jiān)管，雖然是一項(xiàng)嚴(yán)肅的執(zhí)法行為，實(shí)際上是為了推動(dòng)企業(yè)通過加強(qiáng)自我管理來提高出口食品生產(chǎn)過程中的安全衛(wèi)生質(zhì)量。另一方面，對被監(jiān)管企業(yè)的評價(jià)結(jié)論必須客觀，這種客觀結(jié)論需要運(yùn)用科學(xué)的手段，通過規(guī)范化的工作才能夠獲得。只有真正做到這一點(diǎn)，我們才可以說監(jiān)管幫助了企業(yè)提高，保護(hù)了消費(fèi)者的健康和安全。

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