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本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。
本標準適用于檔案工作、文書工作及有關領域。
2. 一般概念
2.1 檔案 archives
國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價值 archival value
檔案(2.1)對國家機構、社會組織或個人的有用性。
2.3 檔案工作 archives work
管理檔案(2.1)和檔案(2.1)事業的活動
2.4 檔案管理 archives management
檔案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鑒定(4.1)、統計(9.1)和提供利用(7.1)的活動。
2.5 檔案學 archial science
研究檔案(2.1)的形成規律、性質、特點以及檔案工作(2.3)方法與發展規律的科學。
2.6 公共檔案 public archives
國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案(2.1)。
2.7 私人檔案 private archives
私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案(2.1)。
2.8 文書檔案 administrative archives
反映黨務、行政管理等活動的檔案(2.1)。
2.9 科學技術檔案 scientific and technical archives
反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案(2.1)。
2.10 專業檔案 specialized archives
反映專門領域活動的檔案(2.1)。
2.11 音像檔案 audio-visual archives
記錄聲音或影象的檔案(2.1)，包括照片、影片、錄音帶、錄象帶等。
2.12 文件 record;document
國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件 electronic record
以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體(8.8)，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通訊網絡上
傳輸的文件(2.12)。
2.14 原件 original document
最初產生的區別于復制件(2.15)的原始文件(2.12)。
2.15 復制件 copy; duplicated document
與原件(2.14)內容相同的復制品。
2.16 文稿 draft; manuscript
文件(2.12)起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本 text; version
同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本(2.18)、副本(2.19)、試行本、修訂
本、各種文字文本(2.17)等。
2.18 正文 official text
有規范格式和生效標志的正式文本(2.17)。
2.19 副本 copy; duplicate
再現正本(2.18)內容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種 record type
按性質和用途確定的文件(2.12)種類的名稱。
2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案(2.1)事業管理機構。
2.23 檔案室 record office
國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案(2.1)的專門機構。
2.24 檔案館 archives
集中管理特定范圍檔案(2.1)的專門機構。
2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives
按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案(2.1)的具有文化事業機構性質的檔案
館(2.24)。
2.24.2 專業檔案館 specialized archives
管理特定范圍專門檔案(2.10)的檔案館(2.24)。
2.24.3 部門檔案館 departmental archives
專門主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。
2.24.4 企業檔案館 business archives
企業設置的管理本企業檔案的檔案館。
2.24.5 事業單位檔案館 institutional archives
事業單位設置的管理本單位檔案(2.1)的檔案館(2.24)。
2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館(2.24)、檔案室(2.23)特定范圍檔案(2.1)資料目錄并提供檢索服務的專門機構。
2.26 文件中心 records centre
介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過度性文件管理機構。
3 檔案收藏
3.1 收集 acquisition; collection
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)接收(3.1.3)及征集(3.1.4)檔案(2.1)和其他有關文獻的活動。
3.1.1 歸檔 filing
辦理完畢且具有保存價值的文件(2.12)經系統整理(5.1)交檔案室(2.23)或檔案館(2.24)保存的過程。
3.1.2 移交 transfer
檔案室(2.23)或檔案館(2.24)等按照國家規定把檔案(2.1)交給接受方檔案館(2.24)保存的過程。
3.1.3 接收 accession
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)按照國家規定收存檔案(2.1)的過程。
3.1.4 征集 acquisition
檔案館(2.24)按照國家規定征收散存檔案(3.6)、散失檔案(3.7)和其他有關文獻的活動。
3.2 寄存 deposit
檔案(2.1)所有者在保持其法定所有權的情況下，將檔案(2.1)存放在檔案館(2.24)的行為。
3.3 捐贈 donation
檔案(2.1)所有者將檔案(2.1)無償贈送給檔案館(2.24)的行為。
3.4 交換 exchange
國家（地區）之間、檔案(2.1)部門之間、檔案(2.1)部門與其他部門之間按照法規或協定互換檔案
(2.1)和其他文獻的活動。
3.5 館藏 holdings
檔案館(2.24)收藏的檔案(2.1)及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案(2.1)。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家（地區）散失到國外的檔案(2.1)。
4 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案(2.1)真偽和價值的過程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案(2.1)劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規定檔案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。
4.4 銷毀 destruction
經過鑒定對失去價值的檔案(2.1)作毀滅性處置的過程。
4.5 銷毀清冊 destruction list
登錄被銷毀(4.4)檔案(2.1)題名、數量等內容并由責任人簽署的文件(2.12)。
5 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案(2.1)實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目(6.2)，使之有序化的過程。
5.2 來源原則 principle of provenance
把同一機構、組織或個人形成的檔案(2.1)作為一個整體加以管理的原則。
5.3 檔案實體分類 physical archives classification
根據檔案(2.1)的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案(2.1)實體進行的分類。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構成檔案(2.1)全宗(5.5)的國家機構、社會組織或個人。
5.5 全宗 fonds
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案(2.1)整體。
5.6 聯合全宗 combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位(5.4)形成的互有聯系不易區分全宗(5.5)而作為一個全宗(5.5)對待的檔案
(2.1)整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個文件(2.12)數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗(5.5)組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗(5.5)組成的群體.
5.9 案卷 file
由互有聯系的若干文件(2.12)組合成的檔案(2.1)保管(8.1)單位。
5.10 立卷 filing
將若干文件(2.12)按形成規律和有機聯系組成案卷(5.9)的過程。
5.11 卷內備考表 file note
卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件(2.12)之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案(2.1)實體的用以固定和反映檔案(2.1)排列順序的一組代碼。
6 檔案檢索
6.1 檢索 retrieval
存儲和查找檔案(2.1)信息的過程。
6.2 編目 cataloguing ;description
按照一定的規則進行檔案(2.1)著錄(6.5)并將條目組織成目錄(6.11)的過程。
6.3 檔案信息分類 archival information classification
以國家機構、社會組織的職能分工為基礎，結合檔案(2.1)內容所記述和反映事物的屬性關系對檔案
(2.1)信息進行的分類。
6.4 條目 entry
反映文件(2.12)或案卷(5.9)內容與形式特征的著錄(6.5)項目的組合。
6.5 著錄 description
對檔案(2.1)內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
6.6 標引 indexing
對檔案(2.1)內容進行主題分析，賦予檢索(6.1)標識的過程。
6.6.1 分類標引 classified indexing
對檔案(2.1)內容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。
6.6.2 主題標引 subject indexing
對檔案(2.1)內容進行主題分析，賦予主題詞(6.8)標識的過程。
6.6.3 受控標引 controlled indexing
依據主題詞表等控制工具進行的標引(6.6)。
6.6.4 自由標引 free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞(6.7)等自然語言進行的標引(6.6)。
6.7 關鍵詞 keyword
在標引(6.6)和檢索(6.1)過程中，取自文件(2.12)、案卷(5.9)題名或正文用以表達文獻主題并具有
檢索(6.1)意義的非規范化的詞或詞組。
6.8 主題詞 descriptor
在標引(6.6)和檢索(6.1)中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus 由表達檔案(2.1)內容主題的自然語言中優選出的語義相關、族
性相關的科學術語所組成的規范化詞典。在檔案(2.1)標引(6.6)與檢索(6.1)過程中，它是用以將檔案
(2.1)、標引(6.6)人員及用戶的自然語言轉換為統一的主題詞(6.8)檢索(6.1)語言的一種術語控制工具。
6.10 檢索工具 finding aid
用于存儲、查找和報道檔案(2.1)信息的系統化文字描述工具，是目錄(6.11)、索引(6.12)、指南等的統稱。
6.11 目錄 catalogue
由揭示檔案特征(2.1)的條目(6.4)匯集而成并按照一定次序編排的檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
6.11.1 案卷目錄 folder list;file list
以全宗(5.5)為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.2 卷內文件目錄 innerfile item list
登錄卷內文件(2.12)題名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷內文件(2.12)之前。
6.11.3 案卷文件目錄 file-item list
全引目錄 file-item list
以全宗(5.5)為單位將案卷目錄(6.11.1)與卷內文件目錄(6.11.2)相
結合按一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
6.11.4 分類目錄 classified catalogue
依據分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
6.11.5 主題目錄 subject catalogue
依據主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
6.11.6 專題目錄 subject catalogue
按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。
6.12 索引 index
指明檔案(2.1)或目錄(6.11)的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
6.12.1 文號索引 record number index
指明文件(2.12)編號及相應檔號(5.12)，以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)索引(6.12)。
6.12.2 人名索引 name index
指明人名及相應檔號(5.12)，以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)索引(6.12)。
6.12.3 地名索引 place name index
指明地名及相應檔號(5.12)，以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)索引(6.12)。
6.13 檔案館指南 guide to an archives
介紹和報道檔案館(2.24)基本情況、館藏(3.5)檔案(2.1)和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檔
案(2.1)檢索工具(6.10)。
6.14 全宗指南 guide to an archival fonds
全宗介紹 introduction to an archival fonds
介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種
檔案(2.1)檢索工具(6.10)。
6.15 專題指南 guide to subject records
專題介紹 introduction to subject records
介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案(2.1)檢索
工具(6.10)。
7 檔案利用
7.1 利用 access and use
利用者以閱讀、復制(8.23)、摘錄等方式使用檔案(2.1)的活動。
7.2 開放 opening
檔案館(2.24)將達到一定期限、無需控制使用的檔案(2.1)向社會公開提供利用(7.1)的活動。
7.3 公布 publishing
將檔案(2.1)或檔案(2.1)的特定內容通過某種形式首次公布于眾。
7.4 咨詢服務 reference service
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)答復詢問，指導和幫助利用(7.1)的活動。
7.5 檔案證明 archival evidence
依據檔案(2.1)的記載出具的憑證性文件(2.12)。
7.6 檔案展覽 exhibition
按一定主題展示檔案(2.1)的活動。
7.7 閱覽室 reading room
檔案館(2.24)、檔案室(2.23)內供利用者閱覽檔案(2.1)的專門場所。
7.8 密級 security classification
檔案(2.1)文件(2.12)保密程度的等級。
7.9 降密 downgrade
降低檔案(2.1)文件(2.12)的原有保密等級。
7.10 解密 declassification
解除已失去保密價值檔案(2.1)文件(2.12)的保密限制。
7.11 編纂 compilation
按照一定的題目、體例和方法編輯檔案(2.1)文獻的活動。
7.12 大事記 chronicle of events
按照時間順序簡要記述一定范圍內發生的重大事件、重要活動的一種檔案(2.1)參考資料。
7.13 組織沿革 administrative history
系統記述一個機構（地區、行業）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案(2.1)參考資料。
7.14 基礎數字匯集 collection of essential data
以數量特征反映一個地區（機構、行業）基本情況的一種檔案(2.1)參考資料。
7.15 專題概要 thematic summary
簡要記述某一特定的社會事物或自然現象產生、發展、變化情況的一種檔案(2.1)參考資料。
7.16 檔案出版物 archival publication s
以檔案(2.1)、檔案工作(2.3)、檔案學(2.5)為基本內容的出版物。
8 檔案的保管與保護
8.1 保管 custody
維護檔案(2.1)的完整與安全的活動。
8.2 保護 conservation
防止檔案(2.1)受損，延緩檔案(2.1)退變(8.10)和搶救、修復(8.17)受損檔案(2.1)的活動。
8.3 全宗卷 fonds descriptive file
由說明全宗(5.5)歷史和現狀的有關文件(2.12)材料組成的專門案卷(5.9)。
8.4 檔案館建筑 archives building
檔案館(2.24)專用的的內設檔案庫房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服務場所的建筑物。
8.5 檔案庫房 archival reposirory
收藏檔案(2.1)的專門用房。
8.6 檔案裝具 archives container
用于存放檔案(2.1)的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。
8.7 密集架 compact shelving
為節省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。
8.8 載體 medium
介質 medium
可將信息記錄于其上或其中的物質材料。
8.9 耐久性 durability
檔案(2.1)記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學穩定性的程度。
8.10 退變 deterioration
檔案(2.1)記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質直至損毀的過程。
8.11 修復 restoration
使受損或退變(8.10)檔案(2.1)恢復或接近原有特征，或對其進行加固(8.12)的過程。
8.12 加固 reinforcement
將某種材料附著在檔案(2.1)載體(8.8)上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護(8.2)的技術。
8.13 修裱 mounting
使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案(2.1)上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術。
8.14 適宜性原則 principle of compatibility
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即所用修復(8.11)材料必須有最適宜的強度和特性。
8.15 相似性原則 principle of similarity
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即所選用的修復(8.11)材料必須與被修復件具有相類
似的厚度、顏色和結構等。
8.16 可逆性原則 principle of reversibility
檔案(2.1)修復(8.11)工作應遵循的原則之一，即檔案
(2.1)在修復(8.11)處理后，如有必要可通過再處理恢復到處理前的狀態。
8.17 加濕 humidification
a) 增加檔案庫房(8.5)內相對濕度的方法。 b) 將過去干燥和易碎文件(2.12)放在蒸氣室或有潮濕空氣
的容器內，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
8.18 去濕 dehumidification
降低檔案庫房(8.5)內相對濕度的方法。
8.19 脫酸 deacidification
為去除或降低紙質材料中的酸，用弱堿對其進行處理的技術。
8.20 去污 cleaning
清除檔案(2.1)上的污垢和灰塵的方法。
8.21 熏蒸 fumigation
在密閉環境下，將檔案(2.1)置于易揮發物質或有毒化學物質產生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。
8.22 防災規程 disaster plan
為防止或減少災害對檔案(2.1)造成破壞而制定的應對方針和工作程序。
8.23 復制 reprography
利用復印、縮微攝影、磁盤拷貝、復寫、印刷等手段生成內容與檔案(2.1)原件相同的復制品的技術和方法。
8.24 檔案縮微品 archival microform
含有檔案(2.1)縮微影像的各種載體(8.8)（通常是膠片）的通稱。
9 檔案統計
9.1 統計 statistics
對反映和說明檔案(2.1)及檔案工作(2.3)現象的數量特征進行搜索、整理(5.1)和分析的活動。
9.2 登記 registration
登錄檔案(2.1)和檔案管理(2.4)有關數據的過程。
9.3 統計指標 statistical target
反映檔案(2.1)和檔案工作(2.3)現象的指標名稱及其數值。
9.4 統計報表 statistical form
由檔案行政管理部門(2.22)下達的具有統一制式、用于檔案(2.1)數據統計(9.1)的表冊。
9.5 統計分析 statistical analysis
對統計(9.1)資料進行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案(2.1)、檔案工作(2.3)內在聯系與發展規律的活動。
9.6 全宗卡片 fonds card
檔案館(2.24)向檔案行政管理部門(2.22)填報的以全宗(5.5)為單位反映館藏(3.5)全宗(5.5)情況的卡片。
9.7 全宗單 fonds management sheet
以全宗(5.5)為單位反映檔案館(2.24)對全宗(5.5)管理狀況的登記單。